高校学院办公室人员素养提升初探

◆叶 艇

(浙江大学)

高校学院办公室人员素养提升初探

◆叶 艇

(浙江大学)

高校学院办公室是保证学院正常运转的中枢机构，承担着辅助决策、调查研究、协调事务、督办检查、信息处理、来访接待等各项工作，办公室人员的政治素质、业务素质、身体素质、责任意识、大局意识、创新意识、廉政意识等素养的高低，对学院各项工作的顺利开展有着重要影响。提升高校学院办公室人员素养，对办公室工作和学院中心工作的推进，将起到非常重要的作用。

高校 学院办公室 人员素养

高校学院办公室是保证学院正常运转的中枢机构，承担着辅助决策、调查研究、协调事务、督办检查、信息处理、来访接待等各项工作，为学院的教育教学、科学研究、学科建设、人才培养、对外交流、社会服务等方面工作提供非常中央的协调和服务作用。随着高校行政管理改革的不断发展，在行政管理服务工作中，重视提升师生、来访者的用户体验和满意度，成为办公室工作的一种新常态，并对办公室人员的素养提出了新的要求。在这样的背景下，提升高校学院办公室人员素养，对办公室工作的顺利开展和学院中心工作的有效推进，将起到非常重要的作用。

一、高校学院办公室工作的特点

1.地位重要。办公室工作与学院全局工作密切相关，是学院的窗口科室，工作涉及面广、影响面大。办公室对上与校部机关职能部门沟通，对外与兄弟院系单位联系，对内与学院师生交流，代表学院机关的形象，在日常工作中地位至关重要。

2.事务繁杂。办公室工作，在宏观上涉及学院发展规划、重大决策，在微观上包含办公用房维修、师生矛盾处理；上至接待院士外宾，下至关心离退休老教师；内至保密文件，外至师生舆情，什么都要参与了解。与其他职能科室没有明确相关的工作，都由办公室兜底负责，牵头予以落实。

3.工作辛苦。办公室工作任务量大、时间要求紧、质量要求高、突发事件多的特点，决定了办公室工作是非常辛苦的。与其他职能科室工作相对独立、职能明确相比较，办公室工作协调性要求高，突发情况应对能力要求强的特点，也决定了办公室人员需要具备“召之即来、来之能战、战之能胜”的能力，加班加点是办公室工作的必然现象。

4.难度很大。办公室工作是全方位、全过程、开放型的。在领导、同事、师生、访客等不同的服务对象的工作发生交叠时，甚至很难分出轻重缓急。不同领导对同一工作发出不同指示时，要妥善予以沟通协调，既统一领导意见又要注意不产生矛盾。后勤保障类工作顺利时，默默无闻，在遇到问题时，会成为矛盾焦点，甚至代人受过。

二、高校办公室工作人员的要求

1.要有强烈的责任感。办公室工作人员首先应该从思想上认同“一流管理、服务师生”的理念，以强烈的责任感服务教学、科研等中心工作，本着吃苦耐劳、脚踏实地、爱岗敬业的工作态度全心全意为师生服务。办公室工作人员要以强烈的责任感和主人翁精神，对工作中发现的缺失环节及时改善，协助学院领导再各项工作开展过程中查漏补缺，为学院的整个运行系统及时打补丁。

2.要有较高的工作效率。首先，要求要有清晰的语言表达能力和较强的领悟能力，提高沟通的效率；其次，要求要有较强的文字表达能力和材料撰写能力，提高行文的效率；再次要求熟悉现代化办公室设备、互联网通讯技术软件等，提高办事的效率。

3.要有较强的协调能力。学院办公室工作多、杂、乱、繁，日常工作量大，很多时候好几个上级机关部处同时下达工作任务，且要求在较短的时间内几乎同时完成，很多情况下还涉及到学院下属各科室、系所的协同配合。这就要求办公室工作人员具备很强的协调能力，不但要能够将工作按照“重要紧急、紧急不重要、重要不紧急、不紧急不重要”的等级梳理排序，还需要办公室人员对工作有较强的预判，并且在平时多做准备，从而实现“多做防火工作，少做救火工作”的良性循环。

三、办公室人员素养提升途径

1.要加强理论学习，提高政治素质。可靠的政治素质是办公室人员的核心综合素质，作为办公室人员，随时随地都要加强学习，学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”等重要思想，学习党的路线、方针、政策，学习时事热点，牢固树立全心全意为人民服务、为师生服务的服务意识，坚定正确的政治立场，不断提高自己的理论水平和政治素质。

2.要注重实践锻炼，提升业务素质。较高的业务素质是办公室人员做好工作的必要条件，包括执行能力、协调能力、自我调控能力等方面。办公室人员要善于把学院领导的想法变成行动，把行动变成结果，确保各项任务按时顺利完成。要善于在纷繁复杂的工作关系中妥善协调梳理，从而实现领导满意、同事配合、师生支持的工作局面。

3.要保持体育锻炼，增强身体素质。良好的身体素质是开展一切工作的保障条件。办公室人员往往因为工作忙忽视了体育锻炼。在日常生活中，保证规律性的体育锻炼，对在日常工作中提高工作效率，在困难工作中拓宽思路、破解瓶颈，在高强度工作中保持清醒的头脑有着不可替代的作用。

4.要强化主人翁精神，巩固责任意识。办公室的日常工作中，几乎没有轰轰烈烈的大事，都是琐事和小事。所谓“大象无形、大音希声”，正是这种包揽琐事和小事的工作内容，决定了办公室工作的重要程度。因而也只有以主人翁的心态，巩固责任意识，才能做好这些虽繁琐，但极重要的工作，实现学院各项工作顺利发展的根本目标。

5.要拓宽战略视野，培养大局意识。办公室工作人员在日常工作中要注意学习，勤于思考，既能够脚踏实地的“低头拉车”，又善于耳聪目明的“抬头看路”，时刻注意拓宽自己的战略视野，围绕学院、学校的中心任务，既能做好眼前工作的计划和落实，又能做好长远工作的规划和安排。培养大局意识要从日常抓起，平时要注意学习党的方针政策、学校各职能部处的文件、工作要点，深入实际开展调查研究，不断提升对各项工作内在联系的洞察力和把握能力。

6.要积极探索研究，强化创新意识。办公室工作具有一定的重复性，这就要求办公室人员要善于“在不变中求变化”，积极探索研究，勇于开拓创新，强化创新意识，创新工作思路、方法，提高工作效率，保证工作质量；更要求办公室人员要善于“在变化中求不变”，认真总结经验，勤于思考，提炼概括不同工作的相通之处，形成属于自己的方法论。

7.要坚持廉洁自律，加强廉政意识。办公室工作涉及面广，打交道的人多，被身边形形色色的名、利、财、色等糖衣炮弹侵袭的概率也大。在建立完善的党风廉政规章制度的同时，更要坚持廉洁自律、克己奉公、加强廉政意识，时刻保持清醒的头脑，扛得住艰苦，耐得住寂寞，抵得住诱惑。

总而言之，学院办公室作为承上启下、联系内外，协调左右、沟通各方的枢纽机构，是践行“一流管理、服务师生”的关键科室，办公室人员只有正确认知自我价值与作用，科学找准自身定位，努力提高各方面素质和意识，重视个人素养的提升，才能在建设世界一流大学的道路上发挥更好的作用。

[1]王德祥.浅谈高校学院办公室主任的素质培养.秘书之友，2007，(04).

[2]东方.高校学院办公室管理工作探讨.经营管理者，2013，(04).

[3]肖文辉.高校学院办公室队伍建设的探讨.管理观察，2009，(8).

[4]习近平.秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心.1990.

[5]辛敏英.高校学院办公室人员素质要求浅谈.广东工业大学学报， 2005，(09).

[6]田芳.高校学院办公室主任应具备的素质和意识.人力资源管理，2012，(12).