高职院校办公室科学化管理对策研究

谭明成

广东行政职业学院，广东广州510800

高职院校办公室科学化管理对策研究

谭明成

广东行政职业学院，广东广州510800

高职院校办公室是学校综合管理机构，承担着服务、参谋、督办、协调等多种职能，在学校整体运行中处于枢纽地位。但当前面临着职能不清、目标不明、管理队伍建设滞后、体制与制度不完善等诸多困境，需要从办公室组织结构、队伍建设科学化、制度与机制建设等方面实现科学化管理，以提升学校管理效能。

高职院校；办公室；科学化管理；对策

高职院校是国家高等教育机构，肩负着人才培养和科学研究的重任，而行政办公室是高职院校各级行政综合管理和办事机构，在学校整个系统中处于承上启下、联系左右、协调内外、沟通四方的中心枢纽位置，具有服务作用、辅助作用、协调作用、督查作用，是高职院校不可缺少的重要组织部分。其管理是否科学化以及科学化程度如何直接影响到高职院校管理能力与水平的高低、办学层次的定位、形象的好坏。因此，加强高职院校办公室科学化管理对于提升学校办学水平具有深远的意义。

一、管理现状与问题

（一）工作职能和目标不明确

高职院校办公室在整个学校管理系统中起到中枢作用，发挥其管理效能将为领导和师生提供一流的服务，促进学校教学、科研等各项工作有序进行，其重要性毋庸置疑。但在实际工作中，仍存在着职能不清、目标不明等问题。由于办公室管理的内容多、范围广，基本都是按部就班地完成一些日常的工作，难以创造性地解决一些新问题、新业务，即使出现一些新业务，又非办公室一己之力可以完成；一些看似与办公室无关的业务，实际却是办公室业务的纵深拓展；一些看似是办公室管理的工作，实际又是其管辖范围之外。这样使得办公室管理与其它职能部门管理相互交叉，职能不清，责任不明使得办公室轮为“打杂”角色，哪里有需要就出现在哪里，领导也不重视办公室职能的发挥，影响学校工作全局的统筹规划。

（二）队伍建设滞后

高职院校办公室管理队伍建设滞后主要表现在四个方面：一是办公室管理队伍梯次结构不合理。在配备办公室人员时，没充分考虑学历结构、职称结构、年龄结构等，制约着办公室管理效能的发挥；二是办公室管理人员综合素质不高。多数办公室人员是从辅导员队伍、机关干部、教辅人员中选调或应届毕业生招聘、家属工作安排等，他们既非班科出身，又没经过系统的培训，面对复杂的问题难有驾驭能力。部分人员对电脑、传真机、投影仪、网络等现代化办公设备熟悉程序低，应用能力不足，造成办公效率低下；三是视野局限。办公室管理人员忙于日常事务，很少对外交流、学习、考察，从而使其视野受限，面对新问题、新情况很难从全球化背景角度审视与处理，难以提升工作高度；四是专业化程度不足。由于领导重视不够，对办公室管理人员专业化建设认可度不高，过分强调“好用”、“听话”，使得办公室管理人员创造办不足、凝聚力不强、上进心欠缺，难以往专业化方向发展。

（三）体制与制度不完善

在高职院校办公室管理实践中已形成了一系列的制度，如公文处理办法、岗位责任制度、保密工作制度、车辆管理制度、公章使用制度等等。但随着现代化进程不断推进，对办公室管理业务要求越来越高，过去一成不变的管理制度成为了办公室科学化管理进程推进的阻力。此外，随着业务的扩展，办公室管理出现了目标不清晰、责权不明确、分工不合理、制度执行不力、管理不规范等问题，不仅加重了办公室管理工作人员的负担，影响工作效率，而且造成资源的重大浪费。同时，办公室管理缺乏完善的激励机制，表现为三方面：一是，在绩效分配体系上激励作用不能充分发挥，付出与所得不成正比，极大地打击了办公室管理人员的工作积极性；二是，办公室人员绩效考核体系不完善，集中体现在考核的完整性、科学性、连续性上的缺陷明显；三是，办公室管理人员职业发展激励不足，工作积极性消退，职业倦怠明显。另外，办公室人员的在岗培训缺乏制度保障，基层人员往往以干代学，只能勉强完成任务，谈不上“一专多能”，更谈不上科学化管理。

二、科学化管理对策

（一）组织结构科学化，提升工作效能

首先，要完善服务职能，提升服务质量。办公室人员要不误事、不多事、办好事、做实事，工作无小事，重点抓好办文、办会、办事、信访、机要、保密、接触、安排领导公务活动，严格控制数量、规范和简化公务接待，提高活动效率与质量。精简文件简报，规范发文程序，控制发文数量，大力压缩和合并各类简报。切实改善针对师生的各类服务态度，坚持纠正“门难进、事难办、话难听、脸难看”，严格执行投诉与监督制度、服务承诺制度、激励制度、考核制度，以提升管理效能与服务质量。

其次，集思广益，充分发挥办公室的参谋职能。办公室要集思广益，广泛听取师生员工的意见，紧扣学校的目标、任务和当前的热点问题开展调研工作，为领导科学决策提供依据。如完善办公室管理人员的调研制度，积极参与学校的相关课题调查研究，陪同领导外出调研或结合研究项目开展调研工作。大力改进调研方式，杜绝应付、例行公事、走马观花式的调研方法，倡导随机性调研。同时建立定时定点联系制度，主动深入师生员工当中去了解问题，切实帮助广大师生解决难题，为师生办实事、办好事。

再次，督办有力，保证上情下达和下情上传渠道畅通。高职院校办公室督办作为一项重要的工作，是重大决策落实、政令畅通的重要环节。因此，要督办有力，确保件件有着落、事事有结果。一方面要建立健全的公文催办查办问题责任，确保公文能有效运转。办公室要把公文运转作为一项关于改进作为、提升服务质量的重要工作来抓，建立公文办理登记制度和问询制度，定期检查公办执行情况，并对执行进度进行通报，加大催办、督办、查办力度，并对失职者问责，杜绝推诿扯皮、敷衍塞责。另一方面，要改善服务质量，提高服务意识。耐心听取广大师生反映的问题，及时帮助院系或其他职能部门解决在执行过程中所遇到的困难，做好下情上传，切实提高服务质量。

最后，立足全局，协调各方，切实维护学校繁荣与稳定。办公室掌握着学校各种信息与资源，在各项工作中起到中枢工作，既要校园各种文化活动繁荣，又要维护学校稳定，在协调时要注意立足全局、主次分明、实现原则性与灵活性统一。如对于重大活动或其他突出的问题协调时，要事先加强联系，充分沟通，广泛征询意见，达成共识，使得目标事件向预期方向发展。又如在协调上下关系时，坚持原则、按章办事，对上要尊重但不盲从；对下要有礼，热情相待而不盛气凌人，非原则性问题可作灵活处理。协调内外关系时，要做到内可团结，外可支持。通过坚持原则性和灵活性结合的原则，能协调上下，贯通内外，不断提高办公室的协调水平，维护学校的繁荣与稳定。

（二）管理队伍建设科学化

从学校层面上看，一是，要重视办公室队伍建设，充分认识到办公室队伍在整个学校系统运行的重要作用，树立大人才观，抓好办公室队伍建设，用人唯贤，大力推进办公室管理队伍专业化进程，加强对办公室的支持与指导，既做到严格要求，又做到大胆放权，充分发挥办公室管理队伍的主观能动性，为他们施展才华创造条件。二是，坚持以人为本，积极推进人性化管理。对办公室管理队伍尊重、关心、了解、满足其正当需求。如关心他们的精神追求，帮助他们做好职业规划。关心他们的学习需求，为其能力提升提供必要的条件。另外，要创造良好的工作氛围，改善办公条件，逐步更新办公设备，提升办公效果，从而将其从繁琐的行政事务中解放出来，将有更多的精力思考深层次的问题和处理更重要的事情。三是，加强各种形式的学习与培训，建立长效的培养机制，将办公室管理人员素质提升纳入学校师资队伍建设的整体计划当中。对高校办公室管理队伍分类别、分层次、分岗位进行针对性的培训，派遣他们“走出去”，积极参与社会的培训班和各类学术交流活动。学校也可以将相关领域的专家、学者“请进来”，与办公室管理人员进行交流。同时，学校要支持办公室管理人员继续深造，攻读管理类在职研究生，并报销其部分或全部的学习费用。通过学校的支持，全面提升办公室管理人员的素质和综合能力。

从个人层面上看，办公室管理人员一要树立终身学习观念，自觉养成学习习惯，有意识地提高自己的专业技能，力求做到一专多能。同时要处理学习与工作的关系，做到学中干，干中学，干学同进；二要加强实践，在实践中锻炼自身的能力。要把工作当成学习，认真对待每一项工作，处处做个有心人，在办公、办会、办事中锻炼自身的能力，做出成绩。三要善于归纳总结。在工作中要多观察，多归纳、勤总结，将工作经验总结成理论，编写成册，从而使之内化成自身的素质与能力。同时要注重对外交流，扬长避短，才能及时发现问题，找出差距，从而使自己更加充实。

（三）制度与机制科学化

首先，要建立科学的人才选拔制度。高职院校办公室管理人员选拔通常分为校外招聘和校内选聘两种。在选拔办公室管理人员时，要充分考虑组织结构的科学性，人员要精简，层次要分明，切忌管理队伍冗余。校外招聘人员要从学历、专业、能力、素质全方面考虑，力求选拔才学出众、能力突出的高层次人才。要树立用人唯贤的人才观，人才选拔时要注重能力与才干，做到公平竞争，竞争上岗。

其次，要与时俱进，完善各项管理制度。高职院校办公室管理存在的职责不清、目标不明，跟管理制度不完善、制度执行不力、程序非正义有莫大的关系。因此，要与时俱进，修改和完善各项管理制度。如公务用车、公务接待、办公用房等严格按党中央“严控三公消费”规定进行完善。完善执行强度，加强制度执行的组织领导，同时建立监督和奖惩制度，对执行不力、违反规定、办事进度滞后、办事不力等要进行问责。通过借助科学的管理制度，提升办公室管理人员的责任意识，提高工作效能。

再次，要完善激励机制，提升管理人员工作能动性。激励以是人的利益取向和生理、心理特点作为物质基础和思想基础。有效的激励机制可以充分调动员工的积极性，从而较好地实现组织目标。高职院校办公室管理完善激励机制，应当从三方面着手：一是，引入竞争机制，优胜劣汰。办公室在岗位设置时要考虑资源配置与人岗匹配，每个岗位必须要安排最合适的人，对于不称职、不作为的人员要敢于淘汰。在公平、公正的基础上，避免论资排辈、随意安插现象发生，让能者展示才华，不断激发潜能。二是，将物质激励与精神激励结合起来，分别从生活需要和精神需求方面调动人员的积极性。在建立考核体系时，不仅要从“德、能、勤、绩、廉”方面考核，还要作科学的定量考核，并在物质分配上按劳分配、按绩效分配，杜绝“干多干少都一样”的消极情绪。同时对于表现突出的人员给予适当的精神鼓励，使其产生强烈的荣誉感、激发事业心、进取心。三是，要善于运用内在激励机制。如建立领导对下属的内在激励机制，量化激励效果，通过为办公室管理人员树立榜样或交给他们一项带有挑战性的任务，让其在一定的压力下发挥潜力，完成任务，从而实现激励的目的。

三、结论

高校办公室科学化管理是高等教育现代化的必然选择。高职院校应当与时俱进，转变观念，用现代教育理念去探索办公室管理变革，充分认识到要实现办公室管理科学化，管理队伍建设是中心，组织结构与职能科学化是关键，制度与机制科学化是途径，由此调动各方积极性，齐心协力，持续促进办公室管理的科学化。

[1]李洁.浅议高校办公室管理队伍建设[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版），2010（3）：114-116.

[2]马小渭.高校办公室管理中的问题及对策研究[D].山东：山东师范大学，2014.

[3]林腾辉.高校办公室管理创新的内涵和特点[J].宁德师范学院学报，2012（4）：126-128.

[4]李莹.浅析高校办公室管理中的影响因素及应对策略[J].办公室业务，2013（5）：210-213.

责任编辑：陈岩刘文华

Scientific M anagement of General Adm inistrative O ffice at Vocational Colleges

TAN M ing-cheng
（Guangdong Vocational Institute of Public Administration,Guangzhou Guangdong 510800）

As a comprehensive organization at the key position of college administration,the general administrative office in a vocational college undertakes functions of offering services,giving advice,exercising supervision,handling daily work and conducting coordination.However,some existing problems are constraining the development college administration.They aremainly ambiguous division of functions,unclear targets,retarded building of administrative team and imperfect system and institution.To enhance the efficiency of administration,it is necessary to implement scientific management in the fields of office organizational setup,team building and institutional construction.

vocational college;general administrative office;scientific management; countermeasure

G717

A

2095－5537（2016）05－00058－04

2016-08-26

谭明成（1982-），男，汉族，广东省广州人，广东行政职业学院办公室，硕士。研究方向：行政管理。