对工程公司协同办公平台的认识与实践

汤晓勇

中国石油集团工程设计有限责任公司西南分公司,四川 成都 610041



对工程公司协同办公平台的认识与实践

汤晓勇

中国石油集团工程设计有限责任公司西南分公司,四川 成都 610041

协同办公平台是所有企业在互联网条件下,提升办公效率、提高信息传递质量、保障信息传递安全、节约成本等的最重要应用之一。分析了OA(Office Automation)与“协同办公”的区别,介绍了一种对工程公司业态具有高度适应性、平台自身具有可扩展性、可维护性的高效协同办公平台的规划建设思路,并对贯穿整个建设过程的认识论和方法论进行了简要描述。

工程公司;协同平台;OA;数据平台;自由流程;人力资源基础数据库

0 前言

OA系统(Office Automation System)[1]是企业员工及管理者使用频率最高的应用系统。随着互联网技术的发展,该类系统在技术原理、IT实现方法、使用条件、甚至理论定义[2]等方面,都处于不断更新和快速发展的状态。

自1985年我国召开第一次办公自动化规划会议以来,OA(Office Automation)经历了四个发展阶段。以基于单机、以单项事务为中心、面向个人事务的处理[3]为起点,基于单机、以关系型数据管理为中心、面向个人或团队的事务处理[4]为第二阶段,基于局域网、以多事项的记录反映为中心为第三阶段,目前正处于第四阶段,即向基于Internet或Intranet、关联各管理要素、以工作流为中心、支持移动办公的协同办公方向发展。

因此,无论从概念还是应用上,OA在我国都有较长的发展历程。狭义的OA指辅助行政办公所需要的应用软件,主要包括:公文管理、通知、公告、工作日程、工作计划总结、办公资源共享管理[5]等等。广义的OA除了上述内容外,还将与办公管理相关的软硬件产品全部纳入,如打字、复印用的OA硬件,以及字表编辑用的OA软件等等。20世纪90年代中期前,财务、人事等软件,因其解决财务、人事相关的办公自动化[6]方面的管理需求,也被划入OA软件的范畴。

协同软件是指以团队协作为目标的协同办公软件工具,主要包括群组协作管理软件[7],(如工作流管理、项目管理软件等)和各种通信软件(如E-Mail、即时通信、VoIP等)。随着网络、通信技术的发展和用户全球化等新需求的提出,协同办公软件[8]概念也被赋予了新的含义,例如结合Internet、工作流、即时通讯和SOA等的多种技术和手段。或者可以认为:协同办公、协同政务、协同商务等协同应用,以及工作流管理、项目管理、知识管理、信息门户等协同平台,电子邮件、即时通讯、远程视频、流程编辑器等协同工具[9-10],共同组成现在所指的协同软件。

虽然无论在现有资料的理论语境中,还是在软件企业和用户的建设实践中,难以系统解构出OA与协同办公的相互关系和本质界限[11],但比较能够为各方面(包括软件开发行业、用户、其它IT技术厂商)所接受的一致观点是:协同办公是目前OA发展的最高阶段。

1 对工程公司协同办公平台的认识

工程公司尤其是具有全球化业务的工程公司,其业务特征决定了OA建设的核心诉求:突破时空限制,快速、准确、安全地传递信息,实现“网络可达、管理可达”的目标。

尽管协同办公与OA有着深厚的渊源和密切的关系,但笔者认为若简单地按照“OA发展四阶段论”,直接将协同办公看作OA的第四阶段,难免牵强。即便广义的OA可以包含与办公有关的方方面面,但协同软件与OA的应用范围、理论基础不尽一致。OA强调的是以计算机为手段,“自动化”地完成各项工作资料的记录与反映,而协同关注的是群组、团队的协作与沟通。

因此,应从协同的精神实质来认识协同办公,进而构建满足工程公司国际化业务和业态的协同办公平台。坚持这一点,在合理确定协同办公平台的技术架构、部署方式、用户接入方式以及系统的可扩展性等关键要素方面,将起到至关重要的作用。

2 一种新型的协同办公平台

根据调研,一般企业通常会选择“商用软件+二次开发”来规划和部署[12]自身的OA系统或者协同办公系统。这类商用软件由软件供应商根据其特长与实践经验,在软件的IT架构部分,已经集成了企业较为核心的业务流程模块。从一定程度上,这些模块的功能适应性已经成为企业做出采购选择的决定性因素;另一方面,企业要么没有技术条件，要么甚少考虑该类商用系统的落地部署方式、用户接入方式、新旧业务流程的增减等因素对未来系统的运维可持续性,最终将不得不长期依赖软件开发商,难以实现系统的自扩展与自维护。

基于对“协同”的精神实质的理解,在协同平台的建设过程中,进行了新的探索与实践。这种新型的协同办公平台在技术架构和功能上最显著的特点是:

1)把协同办公平台作为一个模块,部署于本企业面向国际化业务的信息化应用软件云平台上,两者之间为松耦合关系。

2)将协同办公平台的建设与业务流程梳理作为两个不同的作业面加以规划,先设计建造协同办公平台,后组织业务流程梳理,即将模块化的业务流程与协同办公平台之间以松耦合关系进行搭载或装配。

3)协同办公平台的功能本质仅满足“门到门”，即流程的上序部门与下序部门的数据传递需求,而将“门内”的业务留给平台模块或部门内的其它软件来实现,确保协同办公平台的本质是一个数据和信息的跨软件、跨部门、跨模块的实时传递系统,对用户而言仅仅扮演了一个快递员的角色。

4)协同办公平台自身并不定义流程,也不在任何时候对流程发起完善与修改。笔者相信,管理与办公的流程同企业管理的制度与结构相关,可能存在政策性或制度性的随时调整,而协同办公平台本身不需要具备这样的功能。

5)协同办公平台应具备对数据和信息进行自加密的功能,能够对平台的使用者及使用的终端设备进行双重合法性识别。

3 关键技术及IT实现方法

按照上述特点,在规划本企业的协同办公平台过程中,需要重点关注的关键技术以及IT实现方法[13],包括但不仅限于以下几方面:

3.1 云架构下的协同办公平台构建模式

企业私有云的构建模式,对协同办公平台的IT结构提出了内在的要求。换言之,协同办公平台的部署方式会决定该平台的IT架构,这往往是决定平台生命力、但又容易被企业用户所忽视的技术重点。无论是否在企业私有云上进行协同办公平台的部署,首先应关注平台未来的部署与接入方式。接入方式取决于企业的业态,工程公司对协同办公平台的接入通常包括办公室、家中、国内出差、国外出差、酒店等在线环境。

3.2 协同办公平台与业务流程的逻辑关系

如前文所述,大多数协同软件的供货商会将企业的主要业务流程固化到平台中,满足企业用户在平台选择过程中对流程功能的关注。而恰是这一点,使平台与业务两个逻辑上原本完全独立、仅仅存在数据关系的子系统成为了彼此深度影响的一个整体,对后期的流程功能扩展、平台的自维护性造成了不可挽回的影响。因此在平台规划初期,高度重视这一问题,强调协同办公平台与业务流程之间建立松耦合关系,是企业用户需要坚持的关键技术路线。实现方法就是将平台与业务流程统一规划、分层设计、数据链打通,不允许任何业务流程深度嵌入协同办公平台。

3.3 业务的固定流程与自由流程选择

在业务流程梳理过程中,业务部门或管理部门最关注的是业务流程在使用过程中是否流畅顺达。常见的作法是将业务流程固化[14],并伴随着对企业员工在这一业务流程中的角色固化。

工程公司真正可以固化的是标准化业务表单,“人和事”是可能按照企业战略、业态需求、企业组织架构、部门职能等发生变化,因此不可以固化。基于此,在协同办公平台的架构设计中,放弃“固定流程”的传统做法,创造性地提出了“自由流程”的技术路线[15]。该技术路线的认识论基点是:

1)协同办公平台并不帮助业务流程的发起者决定去做什么、找谁做,这是企业的管理制度应该去定义的事情。

2)协同办公平台作为数据平台,只提供规范化的表单或工具[16],供合法用户去选择,该办什么事情由用户自己决定,所使用的表单或工具由企业的业务管理部门梳理后上传到平台。

3)流程的发起者决定“找谁办”。平台与人力资源部的“企业基础数据库”[17]同步,自身并不对人力资源的“企业基础数据库”进行改动或完善,因此协同办公平台可确保流程中任何节点上的任何人,是此时此刻企业人力资源部所认定的合法用户。

3.4 协同办公平台的可扩展性与自维护性

这一特性决定了协同办公平台在工程公司不断扩展的管理需求条件下的，可以不依赖任何外部技术进行适时扩展和自行维护的能力。从上述认识论基点看,业务管理部门负责了协同办公平台中的标准化业务流程模板的制订，人力资源部负责了流程节点上“人”的合法性认定，员工自身决定了办什么事用什么表单和找谁去办,与线下办公的责任归属没有区别,达到了责任归属与用户习惯的相互统一,因此该平台的需求架构设计比较容易被用户接受。

由此看出也需再强调的是,协同办公平台是信息交换、数据传输的通道,也可以理解成一个数据平台[18],它并不解决包裹里面装什么的问题。至于信息和数据的格式统一问题,通过在平台的IT架构规划中加以定义，并在具体业务流程上传过程中严格实施就可以解决。

3.5 其他技术要点

移动APP的适应性需要满足固定办公场所以外其他所有在线场景下的办公需求，协同办公平台的安全性需要整体规划和实施。

4 应用实践

按照上述认识论和方法论进行规划和设计的本企业协同办公平台,规划与设计周期为5个月,建设实施2个月。

投运后第1个月上传和运行的业务流程为2个。在没有对业务管理部门做线上办公的具体时间要求和强行迁移的情况下,平台投运13个月内,由业务管理部门自行提出、上传到该平台的业务流程快速达到49个,支撑了本企业全球在线环境下大多数业务流程[19]的线上申办。

该协同办公平台,使企业日常管理业务的申办与审批突破了时间、空间的限制。对管理层而言,可利用碎片化的时间、在任何有网的条件下审批工作,并因加密的数据传输而获得较好的安全体验。

上述效果,既是企业高层持续推进“信息快速化、办公无纸化[20]、管理全球化”的必然结果,也从侧面反映出平台的高度适应性和较好的用户满意度[21-22]。

5 结论

工程公司协同办公平台的建设既不是直接引进商用软件,也不是照搬照用同行业的同款软件,而需要从协同的精神实质出发,将企业发展战略、业态特点与协同技术进行高度融合,以协同办公平台作为企业开展国际化业务信息交换、数据传输的数据平台,把握住这一核心认识,按照先规划、后实施的建设步骤,关注必要的环节,就可以获得较好的建设效果。

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2016-05-08

中国石油集团工程设计有限责任公司资助项目(JCF-2013-37)

汤晓勇(1970-),男,四川南充人,高级工程师,硕士,主要从事油气田地面工程设计,信息化建设规划及管理工作。

10.3969/j.issn.1006-5539.2016.04.016