临汾市水土保持工程项目档案收集管理的实践与思考

郑建民，王艳红

(临汾市水利局，山西临汾041000)

临汾市水土保持工程项目档案收集管理的实践与思考

郑建民，王艳红

(临汾市水利局，山西临汾041000)

水土保持;工程项目档案;收集管理;临汾市

水土保持工程项目档案资料，既是工程项目建设的真实记录和工程竣工后管理、维护的直接依据，又是开展水土保持学术研究、持续进行水土保持生态建设的宝贵资料，更是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，因此做好水土保持工程项目的档案收集管理工作十分重要。结合临汾市实际，论述了水土保持工程项目档案收集管理的重要意义及具体措施，对项目档案收集管理存在的问题进行了分析，提出了做好水土保持工程项目档案收集管理的建议。

1　做好水土保持工程项目档案收集管理的重要性

临汾市地势高差大、沟壑纵横、植被稀少，水土流失面积占总面积的70.9%，是黄土高原水土流失最严重、生态环境最脆弱的地区之一，水土保持生态建设对该地区尤为重要。近年来，国家对水土保持生态建设高度重视，投资力度不断加大，临汾市抓住机遇，把水土保持生态建设作为推进全市经济社会持续发展的重要措施，按照“以重点项目为龙头，水利水保措施综合配套，沟、坝、滩联合治理”的建设思路，组织实施了黄河水土保持生态工程项目、黄土高原淤地坝项目、沟坝地治理项目、巩固退耕还林成果项目、农业综合开发水土保持项目、坝滩联合整治项目等水土保持工程项目。截至2014年底，全市共建设淤地坝1 958座，发展沟坝地1.72万hm2，水保造林42.78万hm2、种草0.93万hm2、封山育林9 014万hm2，累计完成水土保持初步治理面积7 826.53 km2，治理度达到54%，形成了山水田林路坝渠综合治理的格局，极大地改善了广大群众的生产生活条件，取得了良好的生态、经济和社会效益。全市有3个县被财政部、水利部联合命名为“全国水土保持生态环境建设十百千示范县”，22条小流域被命名为“全国水土保持生态环境建设十百千示范小流域”。

这些水土保持工程项目，投资大、周期长、环节多、涉及范围广，必然会产生和形成一些载体不同、数量较多、保存价值高、值得后人查考和取证的档案资料。这些工程档案资料，既是工程项目建设的真实记录和工程竣工后管理、维护的直接依据，又是开展水土保持学术研究、持续进行水土保持生态建设的宝贵资料，更是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据。因此，做好水土保持工程项目的档案收集管理工作十分重要。

2　临汾市在水土保持工程项目档案收集管理上的一些做法

在水土保持工程项目实施过程中，我们按照“系统性、完整性、准确性、真实性”的原则，分类归档，完善资料，力争形成一份翔实可靠的档案材料。

(1)项目实施前的资料收集。项目实施前，做好基本文件资料、设计资料、招投标资料的收集。基本文件资料主要反映项目立项批复情况，包括上报文件、批复文件、计划下达文件、变更报告及批复文件等;设计资料主要反映项目前期工作及变更情况，包括实施方案编制(可研、初设)委托书、合同，实施方案(可研报告、初步设计)及变更资料等;招投标资料主要反映项目工程的招投标情况，包括招标备案文件、招标公告、招标文件、投标文件、中标通知书等。

(2)项目实施过程中的资料收集。项目实施过程中，做好施工资料、监理资料和建设管理资料的收集。施工资料主要反映施工单位的施工情况，包括施工合同、施工日志、施工中的大事记、会议纪要、历次检查中发现的问题及整改情况、施工总结报告等;监理资料主要反映监理单位的监理情况，包括监理委托书、合同、监理细则、监理日志、监理中发现的问题、监理月报、监理总结报告等内容;建设管理资料主要反映项目建设单位的管理情况，包括项目建设管理机构成立文件、有关项目建设管理办法或规定、有关问题协商解决记录、工程建设前后的影像宣传资料、建设过程中的大事记等。

(3)项目完成时的资料收集。项目完成时，做好竣工资料和财务资料的收集。竣工资料主要反映项目实施、自验、管护移交等情况，包括工程建设总结报告(附表、附图)，建设单位的自验报告、请验报告、管护合同、移交合同等;财务资料主要反映资金到位及拨付情况，包括中央资金和配套资金的到位文件、支付凭证、财务决算、审计报告、审计问题的整改意见等，有投劳折资的还需建立投劳折资备查资料。

(4)严把工程项目资料收集管理的每个环节。落实水土保持工程项目档案工作责任制，明确从项目法人到各职能部门，从项目经理到技术负责人，从总监到监理工程师等有关工程技术人员应负的责任，确保建设项目档案收集工作落到实处;档案工作与科研、设计、基建、勘察等工作实行同步管理，各阶段档案收集达不到要求的要限期整改，整改后仍不合格的，按工程质量不合格处理，不能进行工程验收;注重施工现场的资料收集，切实做好从项目立项到竣工验收各阶段档案资料的收集、整理、归档工作，保证工程项目档案的完整性。

3　水土保持工程项目档案收集管理中存在的问题

(1)对工程项目档案重视还不够。水土保持工程项目档案收集管理工作是一项服务性、专业性很强的工作，需要给予高度重视。但个别建设单位、施工单位、监理单位对档案收集管理工作认识还不到位，还存在重工程建设轻资料收集整理等现象，虽然有收集管理档案资料的相关规定和制度，但不少却流于形式。同时由于个别单位对档案收集管理的不重视，也影响到档案收集管理人员的工作积极性，导致了工作的被动性和盲目性。

(2)档案资料收集还不是很完整。水保生态工程作为民生工程，涉及范围广、实施中的变数较大，前些年管理相对较为粗放，现在大多数水土保持工程参照基建工程管理，对工程项目的资料收集管理也逐渐完善。但在一些工程项目中仍然存在资料收集不完整现象，一般主体工程资料收集较好，配套工程资料却不是很完整。

(3)档案管理水平还有待提高。水土保持工程相对来说施工技术难度不大，对施工队伍的资质要求也不是很高，加之多数项目点多面广、施工队伍流动性强、档案人员的职责不清，因此工程建设中技术、施工人员的调动变更常致人走档案走、人走档案没人整理的情况发生，没有形成有效的档案收集管理和监督机制，影响了档案工作的质量，档案收集管理远没有达到标准化、制度化、规范化标准要求。

(4)档案专业人才还十分缺乏。基层档案专业人员缺乏，在水土保持工程项目建设中，收集管理档案的人员往往是新参加工作的同志和工程技术人员，他们缺乏档案管理专业知识，对工程档案收集管理比较陌生，不熟悉档案收集管理的法规和制度，更不能对档案进行开发利用，这在一定程度上影响了水土保持工程项目的档案管理工作。

4　做好水土保持工程项目档案管理的几点建议

(1)提高全员工程项目的档案意识。水土保持工程项目档案的分散性，决定了单靠档案工作人员很难完整、系统地搞好水土保持工程项目档案工作。基于此，有必要对参与工程项目的所有人员进行档案法和相关规定培训，以普及档案工作知识，增强工程参与人员的档案意识，使他们能够主动收集、保存、上交档案资料。同时，参与工程项目的各单位领导也要重视档案收集管理工作，为档案收集管理工作提供便利条件。通过工程项目全体参与者的共同努力，逐步使工程项目档案管理工作步入规范化、法制化轨道。

(2)抓好档案收集管理的关键环节。水土保持工程项目档案涉及工程的方方面面，贯穿于工程全过程，特别是在项目建设初期，要遵循工程项目建设和档案形成的规律，对项目档案收集管理工作进行统筹规划，及早收集档案资料。档案管理人员缺乏的项目单位，可以聘请必要的档案管理专业技术人员，对工作人员进行培训，或深入现场进行指导，确保档案材料的完整收集和妥善保管。

(3)严把项目档案的验收关。要按照档案收集管理的有关规定，认真做好档案验收工作，做到工程竣工验收与档案验收同步。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，务必使竣工材料做到真实、完备。档案验收重点是检查项目的前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制。对建设周期长的工程，应分阶段验收，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误，确保档案资料完整和准确。

(4)提高工程项目档案工作人员综合素质。以业务素质的提高为抓手，加强档案管理工作人员的专业培训，拓宽其知识面并优化其知识结构。通过培训，确保档案工作者在工作中做到“三懂”，即懂业务、懂法律、懂有关规章制度，使其切实担负起水土保持工程项目档案收集管理的职责。

(5)充分利用信息化搞好工程项目档案收集管理工作。将现代计算机技术、通信技术、网络技术充分运用于水土保持工程项目档案信息资源的形成、收集、整理、保存、管理和开发利用等活动中。大力推行缩微档案、磁介质档案、电子档案在水土保持工程项目档案中的运用，同时通过对纸质、录音、录像、照片或其他类型载体档案的数字化工作，实现档案信息数字化、存储海量化，为水土保持工程项目档案的收集、管理、开发提供更为广阔的空间。

(6)做好水土保持工程项目档案的开发利用工作。水土保持工程项目档案的生命在于利用，在于更好地为经济建设服务，水土保持工程项目档案资料为社会事业发展提供了极其宝贵的一手资料，一经开发就会产生巨大的经济效益和社会效益。因此，只有把档案作为一种“能源材料”开发利用，才能体现它的潜力和价值。

(责任编辑张培虎)

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1000-0941(2016)03-0009-03

郑建民(1972—)，男，山西乡宁县人，副研究馆员，学士，主要从事水利和水土保持档案管理研究工作。

2015-09-30