文书档案管理工作中存在的问题及对策分析

■ 时虹云



文书档案管理工作中存在的问题及对策分析

■ 时虹云

随着信息技术的不断发展，现代文书档案管理也成为了单位各项工作中的重要内容。为了提高文书档案管理工作的水平，需要首先提高对文书档案管理的重视程度，做好文书工作与档案工作间的规范衔接，同时要加强各部门的协作，建立有效的管理制度，加强文书档案管理工作，使文书档案管理工作规范化、标准化，这样才能有效提高文书档案的利用率，为单位的决策提供依据。

1.文书档案管理工作的特点

1.1文书档案内容丰富

文书档案是单位在各项工作中的真实记录，涉及到许多方面，因此，文书档案的内容丰富。文书档案涵盖了相关单位及上级部门印发的各类正式文件，单位签订的各种合同、协议等也属于文书档案，载体包含文档、照片、录音、录像等。

1.2管理的重点在于收集、保存资料

文书档案管理的对象多是发生的人事、事件、过程记载、物品存档等等，通常情况下，管理人员会将这些以纸质或实质等方式记录下来，并分门别类地存放在档案室中，因此，文书档案管理工作的重点就在于收集和保存资料，强调文书档案保存的完整性与安全性。通过文书档案管理，相关信息会被记录下来，作为后期单位引用借鉴的资料，为单位的决策提供有效依据。

1.3文书档案管理与文书工作关系密切

文书工作包括文件的收集、登记、运转、归档等等，可以说文书工作实际就是档案的形成过程，因此，文书档案管理工作与文书工作是密切相关的，文书档案管理工作就是在文书工作的基础上进一步对档案进行收集整理、保存统计，为档案使用者提供检索和利用服务。档案源于文书工作，因此，文书工作是档案管理的基础与前提，文书部门在对单位活动中的信息进行整理后定期交由文书档案管理部门归档保存。

2.文书档案管理中存在的问题

2.1文书档案管理不规范

就我国当前许多单位的文书档案管理情况来看，很多单位都存在文书档案管理不规范的问题，在文件、案卷名称等方面的规范程度都比较低，另外还有很多案卷缺少卷内目录，使得查阅变得非常麻烦，这些问题都影响了文书档案的利用率。除此之外，文书档案检索效率低也是当前很多单位档案管理工作存在的问题，目前，很多单位的文书档案检索都是采用人工检索或是电子检索两种方式，一些文书档案管理人员根据自己多年的工作经验研制了很多检索工具，但是这些文书档案管理人员往往只追求检索工具的数量，并没有重视检索工具的实用性，使得检索工具未能切实地提高文书档案管理的水平。

2.2从事文书档案管理的工作人员过少

很多单位的办公室人员只有2-3名，并没有专职的档案员，很多单位的档案员都是由文秘人员兼任，这样文秘人员就需要负责办公室的收发文、信息宣传、档案管理等多项工作，对档案管理工作没能集中精力，使得文书档案存在收集范围不明确、工作不及时、材料缺乏真实性等问题，严重影响了文书档案管理工作的质量。从事文书档案管理的工作人员由于专业素质参差不齐，使得很多单位在文书档案管理工作中存在漏洞。

2.3文书工作与档案管理工作脱节

文书工作与档案管理工作相互关联的同时也存在一定的区别，在实际工作中，文书工作应与档案管理工作分别管理，建立相互关联又独立的分体式管理体系。文书与档案管理工作的分块管理使得很多文书人员与档案管理人员未能做好工作衔接，使得文书工作与档案管理工作出现了工作上的脱节。在文书工作与档案管理工作的衔接主体上也存在许多公文格式与处理方法不规范的问题，这些问题的存在都对文书档案管理水平造成了影响。

2.4各部门对档案管理工作缺少配合

很多部门对档案管理工作并不重视，与档案工作的配合不够，影响了文书档案管理质量。文书档案工作在对档案进行归档时需要从各个部门收集相关的文件资料，但是一些部门为了自己工作的便利，私自将需要归档的资料留下来，未上交给档案员统一保管，这就使得文书档案管理工作变得比较困难，一些档案管理人员由于多次催要未果而放弃，长此以往，就会造成重要文件资料的散失，影响单位在事业上的发展。

3.改善文书档案管理工作的对策

3.1建立有效的管理制度和工作程序

为了改善文书档案管理工作，需要对档案管理工作进行规范化，建立有效的管理制度与工作程序，并督促文书档案管理人员严格按照规范程序办理公文。管理制度与工作程序需要尽可能地细化，具有可操作性。文书档案管理的工作人员需要严格执行公文行文规则，严格审核，确保公文在正式印制前的审核签发手续完整，在印制后还需要进行二次复核，如果需要修改就需要按照程序复审，只有这样建立有效的管理制度和工作程序，才可以确保文书档案管理工作的质量。

3.2加强文书工作与档案工作的规范衔接

文件作为档案的基础，其质量与档案的质量直接关联，而文书部门主要负责对文件进行处理，因此，其处理的规范性就决定了档案的准确性与完整性，这就要求文书工作与档案工作要做好规范化的衔接。为加强文书工作与档案工作的规范化衔接，文书工作人员需要具备较强的档案意识，及时地将文书材料立卷归档，避免有文书材料散失在外，在处理文件时文书人员还需要充分考虑后期的档案管理，尽可能地促使文书工作与档案管理工作可以实现一体化。同时，文书人员还需要加强文件材料质量的管控，确保文件的规范统一、标准化，避免因文书工作的拖延而影响文书档案管理工作。文书人员在收发文件时要及时登记，一旦发现有文件缺失就要立即查找，确保文件的完整性，这样文书档案管理才可以有序进行。

3.3强调多部门间的共同合作

所有单位都包含不同的基层部门，文书档案便是从这些部门收集而来，因此，文书档案管理工作人员需要明确各部门间的联系，强化多部门间的共同合作，充当部门间联系的桥梁，这样在收集文件资料时便可以确保文件资料的收集及时与完整。文书档案管理人员需要积极主动地了解各部门的实际情况，研究如何才能切实有效地做好文件档案的采集工作，对于具有较高价值的文件资料要第一时间进行收集归档，避免后期散失，这样才能使档案管理工作更加有效。

4.结语

文书档案管理工作是单位进行各项社会活动的依据，因此，做好文书档案管理工作对于单位的建设与发展具有积极意义。目前文书档案管理工作还存在许多的问题，文书档案管理工作人员需要进一步提升自我素质，在现代管理手段的辅助下，提升文书档案管理的工作效率。各单位也需要加大文书档案管理工作的重视程度，建立有效的管理制度和工作程序，强调文书工作与档案管理工作的有效衔接，并加强各部门与文书档案管理部门的联系，这样才可以切实提高文书档案管理工作的质量，促进单位各项事业的发展。

（作者单位：秦皇岛市住房公积金管理中心）