医院OA系统若干问题研究

◆周海波



医院OA系统若干问题研究

◆周海波

结合武汉市普爱医院实施OA系统的实际情况，总结医院OA系统建设存在的问题。认为不同医院应结合自身实际情况采取措施优化OA系统，如定期反馈沟通，医院整体统一规划，优化系统功能，各部门协调配合等，以促进医院OA系统建设，真正实现办公自动化。

OA系统；办公自动化；医院；信息化

First-author's addressWuhan Pu-Ai Hospital, Wuhan, Hubei,430034，China

近年来，随着卫生信息化工作的不断深入，医院对信息化的要求越来越高。相较于各业务系统平台，办公自动化系统(Office Automation, 以下简称OA系统)的建设及使用则体现了医院的管理水平[1]。然而，建设高效的OA系统，实现办公无纸化和自动化，仍有许多问题亟待解决。

1　OA系统介绍

OA系统是利用计算机技术、通讯技术和现代化办公等技术实现新型自动化的办公方式[2]。在医院内部，OA系统是医院信息系统(Hospital Information System, HIS)(以下简称HIS系统)的一部分，需要利用计算机网络和信息技术更加有效地挖掘、利用和共享医院信息资源，从而提高医院管理水平[3]。

OA系统包括以下6个组成部分：(1)协同管理工作平台(工作流)；(2)知识资产管理平台；(3)个性化系统访问门户；(4)组织文化管理平台；(5)统一身份认证平台；(6)信息集中整合分析平台。

2　OA系统在医院中的应用

医院管理涉及医疗、行政、后勤、教学、科研等多个方面，而医院管理走向信息化、规范化和决策科学化已是必然趋势。但是在医院日常管理工作中，由于科室众多、业务繁杂，传统医院管理模式的弊端越来越明显，而OA系统在医院的应用能够满足当前医院的管理需求[4]。

2.1OA系统可以改进传统管理模式

当前，医院管理者越来越重视管理的办公效率和质量。在这种背景下，利用现代化计算机技术和信息技术改善医院管理模式并形成一套新的办公方式就十分必要。引进OA系统，可以改进医院传统管理模式，一方面使得医务人员可以不受时空限制随时随地通过网络办公；另一方面也方便了各类信息的有效快速传递[5]。不仅大大节省了医院办公成本和实现无纸化办公，还提升了员工的工作效率和质量[6]。

2.2OA系统可实现的诸多功能

OA 系统可提高医院的综合管理水平，对提高医院办公效率和办公质量、节约办公成本具有重要意义。具体而言，OA系统的应用确实在很大程度上节约了纸张，降低了医院的运营成本[7]。OA系统可以实现诸多功能。(1)一般的事务处理和审批；(2)实现对工作进程的示踪、监督和提醒[8]；(3)可实现员工与员工之间的实时通讯和交流；(4)加速了信息的发布和共享；(5)能够实现远程办公。OA系统在医院的应用，使得医院办公系统更加规范，各科室信息的发布、获取、查询和共享更加方便快捷。此外，医院所有工作人员共用一个OA系统协同办公，能提高医院的凝聚力。

3　 存在问题

3.1 系统认知有偏差

大多人认为OA系统就是一个信息发布、文件处理的平台，存在认识偏差。

OA系统以动态组织为行为主体，以工作流为传导模型，以任务为处理模型，通过其充分结合能有效体现组织行为的复杂性，从而帮助解决管理工作中遭遇的复杂问题。系统将相联系的各种应用和信息相互关联，可实现各个执行主体之间的统一联结交汇与管理，并为组织提供各种资源，如人力、资金、产品、知识和客户等信息，实现真正的自动化管理、高效办事和信息畅通。

3.2项目责任分派混乱

目前，大部分医院在OA系统建设过程均未能最大发挥系统功能和管理效果。同时，系统建设主角选定存在误区。大多医院OA系统都是由信息部门牵头负责。OA系统的建设是一项需要医院各部门全员参与的项目，只有对医院存在的问题、医院的管理思想、管理模式、发展方向、经营战略战术等均十分清楚的部门才能提出详细有效的系统建设需求。

信息部门应主要提供技术把关和支持，但不适合项目牵头。可见，国内很多医院在系统建设中由信息管理部门牵头是不明智的[9]。

3.3建设需求不明确

OA系统建设主体的不同，很大程度上影响着系统应用的全面性和准确性。很多医院在建设系统时不完全了解自身需求，只能摸着石头过河。当然，这对OA系统的重视程度有很大关系，甚至在有些医院内部，存在着OA系统的重要程度远无法跟业务系统相比的情况。如此发展下去，业务发展终将会受制于管理瓶颈。

3.4网络安全隐患

医院对信息的准确性、完整性、及时性要求很高。在建设OA系统时，保证信息的安全性尤为重要。但是，系统与外部网络的对接，系统内部的信息交换，都存在一定程度的安全隐患。通过网络传播的计算机病毒，网络建设漏洞等都可能造成严重的网络安全隐患。因此，在医院建设OA系统时，系统的用户认证、权限设置、网络防火墙、物理隔离等均非常重要。

4　讨论与建议

4.1建设流程要清楚

OA系统的建设流程大致可以按照以下步骤进行：首先，由项目小组进行需求调研。主要内容包括，医院日常管理过程中存在的问题，或者是借鉴其他同类医院在系统运行过程中的亮点；其次，寻找合适的供应商。综合考虑社会发展等要素，根据调研的需求寻找系统供应商，选择供应商时要考虑系统的后者升级更新及延展性；最后，分步实施[10]。大多组织一旦决定建设OA系统后，就要求在一定时间内全面完成建设任务。然而，优秀项目的建设过程一定是分步实施，并在建设过程中加深对系统、需求的深度了解和磨合，然后再逐步深入到管理板块、决策版块的建议阶段。

4.2定期反馈沟通

医院OA系统建设过程庞杂且耗时长久，涉及多方面问题。如医院需求分析、系统功能确定、建设方案规划、具体建设工作及试运行等。这些都需要医院与系统建设供应商及时进行信息沟通与反馈。确保供应商全面了解系统建设需求、医院现状与建设目标，进而确定系统建设流程，分步实施建设工作。通过反馈沟通，可以及时发现建设工作中存在的漏洞或不合理情况，有针对性地解决问题，同时可不断完善建设流程，保证建设任务的顺利推进。

4.3医院整体统一规划

对系统需求的梳理也是一次对组织内部管理制度、权责利、管理流程的梳理。医院OA系统的建设要立足于医院整体情况和需求之上，要进行统一的规划与建设。根据医院整体规模和具体功能要求等，可结合一些较成熟的OA系统方案，提出具体建设规划，设计出符合医院管理目标、流程优化、管理效率与质量较高、易于职能部门员工所接受的自动化办公系统。

4.4实现系统功能优化

根据医院实际情况，要合理考虑系统优越性与延展性，不断优化设计方案，优化系统功能模块。医院OA系统不仅要匹配整个医院内部的日常工作需求，还要保证能及时且高效地传递信息。在系统性能上，还要确保系统存储和数据处理的能力，以及系统功能的拓展与升级，以适应现代化医院无纸化、自动化办公的要求。

4.5各部门间协调配合

在医院OA系统建设初期，必须明确建设责任，确定责任人与主要承担部门，统一协调系统建设工作。建设过程需要最大限度调动医院相关部门的积极性，合理调配相关资源，确保建设工作顺利进行[11]。

[1]周强,范红艳.基于.NET技术的协同OA系统在医院的应用[J].中国医疗设备,2014, 29(1):104-105.

[2]宋杰,韩媛媛,吴家锋.医院管理中OA 系统的应用与设计[J].中国病案,2013,14(3)：25-27.

[3]胡桂周,许统亮.医院办公自动化建设对提高管理工作的意义[J].科学管理, 2011, 26(2):94-95 .

[4]彭军,邓丽柳,周光全,等.医院在线报修OA服务管理系统的开发与应用[J].中国数字医学,2014,9(3):50-52.

[5]张德宏,徐柏林,原明明.浅谈OA 系统在医院管理中的作用[J].卫生行政管理，2011.29(18):139-140.

[6]茅毅,李月东,何雨生.医疗体制改革形势下的医院办公自动化[J].中国医院管理，2000,20(7):27-28.

[7]张巍.OA 移动办公系统在医院中的应用探析[J].网友世界,2014(2):38.

[8]叶永斌,曹坤,邱永进.OA 系统在医院管理中的应用与思考[J].中医药管理杂志，2010,18(5):467-468.

[9]俞海燕,陈蓓,陈敏生,等.基于医院OA系统权力风险“制度加科技”防控研[J].中国医院管理,2013,33(6):16-17.

[10]张晓彦,王建东,杨荣华.关于医院OA 系统实施的若干注意问题[J].中外医疗，2007(20):58-59.

[11]颜明金,曾燕.PDCA循环在医院OA系统建设中的应用[J].重庆医学,2014,43(31):4257-4259.

周海波：武汉市普爱医院信息中心主任

E-mail：1592241911@qq.com

修回日期：2015-07-20

责任编辑：姚涛

Issues in Hospital OA System/

ZHOU Haibo.//

Chinese Health Quality Management，2016,23(1):82-83,86

Based on the introduction of basic situation of OA system, combining the actual practice in implementation of OA system in hospital, problems in the process of building OA system in most hospitals were summed up that different hospitals should optimize OA system according to hospital actual condition, such as regular communication and feedback, whole unified plan of hospital, optimizing system functions, coordination of various departments, which can promote the OA system construction, and achieve office automation in hospital.

OA System; Office Automation; Hospital; Informatization

10.13912/j.cnki.chqm.2016.23.1.25

2015-06-10

周海波

武汉市普爱医院湖北武汉430034