档案管理模式改革在医院档案管理中的应用研究进展

卫淼长春市妇幼保健计划生育服务中心，吉林长春　130051

档案管理模式改革在医院档案管理中的应用研究进展

卫淼
长春市妇幼保健计划生育服务中心，吉林长春130051

医院档案是医院是医院在经营和管理过程中的宝贵医疗资料，其记录着各类疾病的临床医治经验，为医学研究、病源追踪、疫情防治及医疗水平的提高提供理论依据，做好医院档案管理，建立规范、完整的档案管理制度，提高档案管理人员的专业素质，实现档案管理更加科学化及信息化，其不仅是医院发展、医疗进步的必要前提，也是保障人民身心健康的重要措施，该研究就目前医院档案管理中所存在的一些问题，提出档案管理模式改革后医院档案管理的相关运行策略。

档案管理；模式改革；应用进展

档案是医院管理医院员工的重要组成部分，是一个员工工作中的原始凭据，记录员工个人发展、技术发展的全过程，加强对医院档案信息管理的建设，是医院现代化建设的重要举措，在既往档案管理过程中，一直存在一些问题［1］，随着代化医院的发展，医院管理要求更高。以往的档案工作管理方式已不适合现代化进程。随着医务人员数量的增加，流动性增大，医院档案管理工作面临新的改建，例如，进一步完善和规范的档案管理制度，一些资料缺失，无法发挥其应有的作用，档案管理人员的水平较差等，档案管理需要与信息化接轨，使得在当今社会主义体制下，要对档案管理模式予以转变。加强档案的规范化管理，体现医院管理能力，目前只有在对医院档案管理工作现状及其存在问题充分了解的前提下，进一步采取针对性的对策，提出科学的管理档案的对策，才能够更好地做好医院档案管理工作，提高管理水平，最大限度地发挥医院档案在医疗领域中的作用。

1　医院档案信息化建设中存在的问题

1.1标准体系建设落后

因医院档案的内容十分复杂、载体复杂，管理难度大，医院档案的信息化建设也面临着许多困难，各家医院档案管理软件、管理信息系统多种多样，模块之间存在兼容性低的特点。且在院内，不同部门管理各自的系统，各部门的档案信息资源成为了相对独立的个体，资源无法得到有效的共享。建设资金投入不足，计算机、复印机、抽干机、空调等设施陈旧老化不能及时更新，办公室、库房混用，不能做到档案库房、办公室、阅档室、微机室分开。资金投入医疗技术，忽视档案管理工作，没有充分利用计算机各种软件等现代化的档案管理，很多档案管理仍然以手工编辑、检索，降低了档案管理效率和质量。

1.2档案信息化管理的意识淡薄

因职能部门的分工更加细化，医院信息化系统所形成的电子文件往往存在于多个职能部门的日常工作中，各科室间管理分散，医院领导主要抓临床业务，重医疗、轻后勤，没有把人事档案的管理纳入医院发展与管理中来，档案管理工作得不到医院领导的重视，医院领导没有树立档案就是资源，医院档案信息化建设可以推动整个医院发展的观念。而工作人员管理意识淡薄，这些均制约了医院档案的信息化建设［2］。

1.3档案信息化建设缺乏具有相关人才

档案部门工作人员的年龄结构层次较大，医院档案管理人员面临老龄化，知识结构比较陈旧。而专业的档案管理人员不是计算机专业毕业，缺乏计算机知识，对档案管理的各种操作系统没有了解或不会操作，档案管理知识的复合型人才缺乏，是导致档案管理现代化程度比较低的主要原因。很多医院都重视临床人才的引进，没有将培养档案管理人员纳入工作计划，而高学历的档案专业人才也不会选择到医院从事档案管理工作。导致先进的管理缺乏活力的人和创新性理念，更无法契合新医改的新要求。计算机技术应用程度不高使得在档案信息的整理和检索上现代化程度比较低，整体上导致了医院现代化管理程度不高。

1.4电子档案管理模式有待进一步改进

各个职能部门未对电子档案的归档管理制定完善的标准，没有明确电子文件的归档范围，分类管理以及细则等，导致医院的重要电子档案的破坏，对正常的工作生活带来重复和浪费，影响到了医院档案信息化的正常发展［3］。

2　医院档案管理模式改革策略

医院档案管理是医院管理的重要组成部分，其主要改革策略有以下几点。

2.1加强数字化档案信息的利用

数字化以及信息化已经成为当今社会发展的基本工具，目前除个别乡镇卫生院档案管理没有实现数字化和信息化，但对于三甲医院还要继续加强对数字化档案信息的合理利用，虽然传统的档案信息资源管理更新已经结束，但长久以来，医院档案管理模式和软件系统还存在老化，所以在医院档案信息资源管理的过程中，需要对管理的理念不断更新，软件系统还需要升级和维护，要加强档案管理过程中的基础网络建设，不断整合数字档案信息资源，促进档案资源管理水平的不断提升，建立相对独立的档案室数据网络［4］，与当前的院内办公网络以及互联网业务网络区分开来，进行数字档案硬件建设的过程中，根据人员的流动性，职称的变化性，存储、查询等及时更改。定期完善基础设施，与时俱进加强软件建设，改善和完善已经建立操作系统，确保系统更加安全可靠，尽可能满足各种资料信息以及数据管理的正常运行，实现医院中各个办公系统的衔接。

2.2提高医院档案管理人员业务水平，加强人引进专业人才

档案管理人员是直接接触档案管理工作的人员，直接参与医院档案工作管理的每一个环节，医院档案管理人员的专业水平对档案的管理效果将产生直接的影响，医院档案管理者的培训工作是档案管理工作先决条件，档案专业的研究生、本科生还是医院重点缺少的人才，相对缺乏专业性人才。进一步加强现有医院档案人员的能力培养，先从通过档案管理宣传教育工作开展，在主观认识上使得院内工作人员的档案意识增强，具有责任感和使命感，促进管理水平得到显著的提高，提高档案管理人员综合素质。由档案管理专业人员实施管理工作，并对他们进行定期培训，具备利用信息化软件管理档案的能力。

院内可以开展多种培训形式，将培训的内容与实际工作相结合，如讲课、经验交流、具体问题现场演示，定期检查工作等突出实用性以及针对性的方式，使他们熟练掌握档案管理各个环节，抓住工作重点，真正能够掌握到医院档案管理的基本知识，提高对医院档案管理的认知程度。作为档案管理人员端正态度，积极学习，找到工作中的不足之处，不断提高自己的管理水平与技能，才能更加详细、科学地管理医院档案，满足医院对档案管理工作的需要，提高医院档案管理工作的质量，以便为医院人力资源提供更好的服务［5］。

医院领导要明确档案管理者的职责分工，具体工作细划到人，明确主要工作的总体发展方向，实践中找出最适合本医院的管理方式。此外，由于当前档案管理需要逐步实现信息化［6］，所以在对档案管理人才的选拔方面，需要进行严格的把关，选择具有丰富档案管理经验的人员参与到档案管理过程中，对在岗人员加强培训，不断提升其业务能力以及专业素养，在培训过程中，采取长训以及短训相结合的方式，定期对其业务技能进行培训，巩固其计算机操作能力，从而使得医院的档案管理效率进一步提高。

2.3提高档案保存工作的质量

随着信息化的发展，各行各业工作中都应该加强现代化设施的投入。充分利用计算机数据库，构建档案管理的信息数据平台，将医院档案资料输入、扫描、存储到计数机内，大大提高信息的利用效率，这样能够大量存储档案并提高档案的安全系数。

2.4健全管理机制，规范档案管理

长久以来，医院重业务轻文档，导致医院档案管理工作效率的下降，医院的领导若对医院的档案工作依旧停留在传统档案保管上，将很大程度上制约了档案管理工作的现代化发展，所以进一步明确和规范档案管理机制，对于提高医院档案管理水平有着十分重要的意义。相关人员需要明确档案维护的完整以及安全的意义［8］，要在档案保管的具体工作中做到规范地收集档案并完整归档，防止档案被破坏，确保档案安全。档案部门要根据相关法律法规，建立起一整套适应于本医院档案管理特点的管理制度。以制度的建设作为总纲领，分管医院档案工作的领导加大监管力度，督促相关工作人员严格根据标准进行档案的收集和上报。

2.5实行集中统一管理，健全管理制度

需要集中统一管理，设置专人负责档案管理，规范和完善管理流程，健全各项档案管理制度，明确医院各个职能部门的归档及分享职能，制定必要的辅助考核机制，确保各类档案完整、及时的归档。加快相关法律法规的完善，这样就能够使得档案的管理有据可查，明确的标准有利于规范工作人员的行为规范。最终使得档案管理有法可依。同时加强医院职工对档案法律、法规的学习，提高职工对档案的了解与认识，从而更好地配合档案管理人员进行相关工作，保证档案的真实性和完整性。确立统一的技术操作规范，统一的电子文件格式，确保电子文件的有效性和完整性，建立健全电子档案管理制度［9］。

3　结语

医院档案管理在医院的日常管理中十分重要。对医院的正常发展起到十分关键的作用。在科技飞速发展的今天，网络信息技术也已经被广泛应用于档案管理中，过去的档案管理存在的问题也逐渐被解决，使得档案管理水平得到了有效的提高，医院在实现档案管理改革模式中应从对管理机制、管理制度的健全以及档案管理人员素质的提高等方面积极改善，使得档案管理水平得到全面提高，更好地服务于医院工作。

［1］李萍.医院档案管理的现状及对策［J］.中国医药导报，2011，8 （3）：125-126.

［2］李秀云，李莉，段慧，等.浅谈医院档案管理的现状及档案信息自动化的管理对策［J］.中国医刊，2014（10）：101-102，104.

［3］申琪，李敏.医院档案管理改革若干问题分析［J］.办公室业务，2014（5）：191.

［4］吕双文.对医院档案管理改革的思考［J］.黑龙江科技信息，2009（8）：172.

［5］何立卡.思想政治工作在医院人力资源管理中应用探讨［C］//中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、科技与企业杂志社、北京大学经济管理学院.软科学论坛-公共管理体制改革与发展研讨会论文集.中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、科技与企业杂志社、北京大学经济管理学院，2014：1.

［6］马亮.新时期医院档案管理工作的新思路［J］.卷宗，2015，5 （9）：106.

［7］曾红华.医院人力资源档案管理与相关法规研究［J］.黑龙江史志，2014（7）：73-74.

［8］黄卫东.新时期医院档案管理工作的新思路探究［J］.中国管理信息化，2015（7）：181-182.

［9］张轶森，杜鹏飞.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析［J］.信息技术与信息化，2014（10）：134-135.

Application Research Process of File Management Mode Reform in the Hospital File Management

WEI Miao
Maternal and Child Health and Family Planning Center，Changchun，Jilin Province，130051 China

Hospital files are the valuable medical data of hospital in the operation and management process，and they record the clinical medical experience of various diseases and provide theoretical basis for the medical research，disease source tracing，epidemic prevention and cure and improvement of medical level，doing a good job in the hospital file management，constructing standardized and complete file management system，improve the professional quality of file management staff and realize the file management more scientific and informational are not only the necessary preconditions of hospital development and medical process but also the important measures of ensuring the people's mental and physical health.The paper puts forwards the relevant operation strategies of hospital file management after the file management mode reform aiming at some problems existing in the hospital file management at present.

File management；Mode reform；Application process

R47

A

1672-5654（2016）07（b）-0147-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.20.147

卫淼（1982.6-），女，吉林人，本科，馆员，研究方向：档案管理。

（2016-04-19）