档案信息化建设面临的问题及对策探析

孟萍

档案信息化建设面临的问题及对策探析

孟萍

一、档案信息化建设的现状

档案信息化是现代科技发展的必然结果，信息化建设的目标在于将现代信息技术引入档案管理范畴，各级档案管理部门作为信息化建设的主体，应在确保档案实质内容保持原样的前提下，促使档案信息资源的存在方式与结构发生数字信息化及网络化的改变，实现档案信息资源管理模式的革新。随着互联网及移动终端的飞速发展，各级档案管理部门已经开始加快档案信息化的发展步伐，借助现代科技手段将传统的纸质文献转变为数字文献，档案信息的电子数据资源库建设已有小成；档案信息服务模式也出现了较大改变。

二、当前档案信息化建设中面临的问题

1.档案信息化建设意识淡薄

面对当前网络时代信息化发展的趋势，必须充分认识到档案信息化建设的必要性与迫切性。但在当前档案信息化建设的实践过程中，部分单位并未意识到加强档案信息化建设的意义与价值，其档案建设仍停留在传统形式下。一些企业或单位甚至未设置档案管理部门，档案管理人员由其他工作人员兼任，档案管理流于形式，档案信息化建设更无从谈起。档案信息化建设工作资金投入不足，设施引进与更新滞后，都为档案信息化建设的有效开展设置了障碍。

2.档案信息化建设体制不健全

体制不健全是制约当前档案信息化建设发展的重要因素。档案信息化建设体制的构建不仅直接影响档案管理效率，而且对推进档案信息化发展、实现档案信息联通建设都具有重要意义。一方面，档案信息化建设的工作体制不完善，尤其是专门的档案信息化管理机构的建设与工作开展不完善，受地区建设不平衡的限制，档案信息化建设处于缺乏统一领导、分而治之的状态。另一方面，档案信息化建设管理体制缺乏顶层协调，处于各自为政的状态，档案信息化建设步伐不统一，档案信息化建设人才不足，这些都已成为制约档案信息化建设发展的关键所在。

3.档案信息化建设的资源整合与开发利用力度不足

档案信息中存在诸多可以多样化利用的信息资源，但纵观当前我国档案信息化建设历程，档案信息的资源整合与开发利用力度明显不足，信息资源未能得到充分有效的利用。这种情形的不足表现在以下方面。首先，档案信息资源的标准规范未能统一，很多单位适用的档案信息化建设标准各不相同；其次，档案信息化建设过程中的远程认证尚未实现，整合难度突出，信息孤岛的情况普遍存在；最后，很多单位往往只针对档案信息进行单纯储存，深层次的开发利用比较少，造成信息资源处于闲置状态。

三、解决档案信息化建设问题的对策

1.转变思想观念，推进档案信息化建设的发展进程

随着时代的进步，档案管理与建设理念逐渐进入公众视野。只有转变思想观念，重视档案管理与建设工作，才能充分发挥档案信息资源的作用，使其为我国经济社会改革提供助力。尤其是随着网络时代的到来，大数据与云计算逐步进入了信息化建设视野，档案信息化建设的革新势在必行。对此要转变服务理念，提高服务意识，真正将档案管理工作放到为全局服务的位置，不断推进档案信息化建设的发展创新。

2.立足资源整合，加强档案信息化建设的管理系统

只有构建合理的档案信息化建设的管理系统才能有效推进档案管理工作。从管理体制角度看，档案管理部门必须依据档案管理政策法规，理顺现有档案管理体制，强化各部门在档案管理中的统筹协调作用，不断完善档案信息化建设的运行机制，才能构建出符合时代发展需求的档案信息化建设的体系网络。从管理制度角度看，应着力加强档案信息化建设制度，健全档案管理的法规规定，必须将当前档案管理工作纳入到政府统一的电子信息化建设范畴，高位统筹，逐步完善档案信息管理的步骤，整合现有档案信息化建设的全部资源，包括技术人员、设施设备以及网络设备等等，以档案信息化建设评估管理为关键点，完成档案信息化工作制度、流程及评价体制的完善与衔接，促使档案信息化建设走上规范化、制度化轨道。

3.依托大数据开发，构建以共享为核心的档案信息化建设体系

当前，大数据在档案信息化建设中的重要作用已广为人知。构建档案信息化建设体系，离不开大数据等先进信息技术的支持。首先，发掘大数据的利用价值，强化档案信息数字化建设。制定档案信息化发展的社会性效益目标，以全文数字化的档案信息建设为工作要求，完善电子档案信息与纸质文献档案信息建设的齐头并进。其次，从实际需要出发，以档案建设的国家标准为依据，构建以共享为核心的档案信息化建设体系。打破信息化发展过程中的技术壁垒，立足资源整合，以建设统一高效的档案信息体系为根本目标，尤其是探索档案信息化建设与企事业单位现行办公应用网络体系融合的路径，以共享发展、注重实效为原则，不断推进档案信息化建设体系的完善。

4.寻求技术支撑，完善档案信息化建设的安全保障机制

技术要素是档案信息化建设的根本要素，信息技术是档案信息化发展的根基，档案信息化安全保障机制的构建必须立足于信息技术这一原动力。这要求档案管理技术人员必须时刻对信息技术变革保持较高的关注度，追踪网络信息技术可能会给档案信息化建设带来的威胁与变革。具体而言，要重视硬件设施安全，安排专人负责档案信息安全管理，及时排查档案信息化建设中可能存在的安全隐患，构建符合实际需要的档案信息数据备份系统。同时，重视网络安全，以档案信息网络安全预警体系为核心，以网络安全技术为依托，采取有效措施防止数据丢失或毁坏的情形发生，构建积极有效的档案信息安全保障机制。

四、结论

档案信息化建设既是时代发展的必然趋势，也是档案管理自身改革与发展的实际需求。面对日益发挥重要作用的档案管理工作，信息化建设不可能一蹴而就，还需要档案部门在认清形势的过程中，坚持服务至上的理念，转变传统发展思路，追求社会效益，加强体制机制建设，突破发展瓶颈，才能逐步建成符合时代需求的现代化档案服务机构■

（作者单位：安徽省水利水电勘测设计院230088）