探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考

孙利书

大同煤炭职业技术学院，山西　朔州　038300

探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考

孙利书

大同煤炭职业技术学院，山西朔州038300

摘要：随着时代的进步与发展，信息化技术日益成熟，越来越多的被应用于人们日常的工作与学习中。信息化的发展也给档案管理的工作带来了改革，档案的归集、整体、查询、保管工作越来越具有挑战性。

关键词：办公室档案；档案管理；工作效率

办公室是煤矿企业的重要组成部分，办公室的档案管理水平直接关系着企业整体的管理水平。这就需要把档案管理工作与信息化技术有效的结合在一起，提高其工作的效率，为煤矿企业的日常工作提供更全面、更快捷的档案检索需要。

一、办公室档案管理存在的问题

(一)档案管理人员素质偏低

在煤炭企业中，档案管理人员的管理意识淡薄，专业素养较低，使得大部分的档案没有得到及时的收集、分类等。档案未得到及时、有效的处理就会使得档案的利用率下降，档案的价值难以实现，若档案管理人员的工作态度差会加剧这一情况的恶化[1]。加上大部分档案管理人员的知识面较窄，而档案所涉及的领域较广，两者之间就出现了矛盾，这直接使得相关的档案不能及时的进行分类整理等。

(二)管理制度有待完善

就当前情况而言，大部分企业的管理制度都待健全，即使是有能力的管理人员也不能很好的展开相应的工作。企业的领导对于档案管理工作不够重视，使得管理人员没有很好的执行现有的管理制度，这给档案管理工作带来了巨大的不良影响。因管理制度的不完善，管理人员但对自己的工作重视度不高，不认真的处理档案的分类、归纳等事宜，使得档案损坏、缺失现象普遍存在。

(三)管理方式落后

随着科学技术的不断发展，计算机网络等多种先进的信息技术被应用于煤矿企业的档案管理工作中。但是档案管理人员的综合素养较低，接受能力差，使得计算机网络的优势很难应用于档案管理中，无纸化办公实现有着现实的阻碍。加上传统档案大多为纸质的，电子档案较少，并未实现档案管理工作与信息化的接轨。

(四)档案的利用率低

在煤矿企业中，在落后的管理制度下的档案管理人员，无法受到新的管理技术的熏陶，工作的效率始终低下。此外，档案的归类、查询功能等不尽完善，使得有需要的人员不乐于通过档案管理室去寻找自己需要的动作，档案的价值难以发挥。

二、如何提高办公室档案管理的工作效率

(一)提高档案管理人员的综合素质

首先，档案管理人员要充分认识到档案管理工作的重要性，认识到档案对煤矿企业的发展意义重大。其次，公司要通过聘请专业人员进行培训或是外派学习等方式提高档案管理人员的专业素养。同时，要积极培养管理人员完善自我，增强综合素养的意识，拓宽自己的知识面，把自己发展成为合格的、高素养的档案管理人。此外，聘请专业的机构对企业的档案管理人员的工作定期进行评估、指导，并进行考核，有利于及时发现档案管理人员的不足，促进管理人员的整体素质的提高。

(二)完善档案管理制度

档案锅炉工作的重要性日益被各企业所熟知，且也展开了相应的档案管理工作的修正，尽管如此，所获得收效依然不明显。档案管理工作的执行力度不够，并未严格按照最新的管理制度展开，大多依旧“走老路”。因此，单单制度上的完善是远远不够的，要辅之与强有力的执行力，确实发挥新的、科学的管理制度的功效。此外，档案管理的工作要严格依法进行，对于相关的机密性的档案要严格保密，保护企业的商业秘密、企业员工的个人隐私等。对于档案管理工作，煤矿企业还应做到奖惩分明，建立健全激励机制，激发管理人员工作的积极性和主动性，促进档案管理工作的发展与完善。

(三)增强档案管理意识

很多煤矿企业都缺乏档案管理意识，使得档案管理工作不能顺利地展开，档案管理工作的效率大大降低，同时档案管理人员也应具备档案管理意识，充分认识到档案管理工作的重要价值，认真做好档案管理工作[2]。在企业的领导者和档案管理人员的共同努力下，企业整体的档案管理意识方能得到提高，树立科学的管理理念，从而提高档案管理的工作效率，促进企业的健康发展。

(四)加快无纸化办公的建设

信息科技不断地向前发展，人们越来越多的办公都是无纸化的，纸质档案逐渐淡出人们的视线。加上纸质档案易磨损、难查找等原因，使得传统档案难以适应人们的实际需求。在传统档案管理模式下，人们借阅、查询的程序往往非常的复杂，需要耗费大量的时间，很多人因此放弃借阅纸质档案，档案的价值不能很好的得到实现。为节约存档、归档等的人力、物力、财力，加快无纸化档案建设非常的具有紧迫性。在信息网络技术的帮助下，档案的收集过程更加的自动化，档案的识别、保存等都更加的快速、准确，减少了档案管理人员和档案利用人员的工作量。这是时代发展的潮流，给煤矿企业的发展带来了巨大的便利，使得档案的价值得以发挥，档案管理工作的效率大大提升了。

综上可知，提高办公室的档案管理的工作效率，是煤矿企业发展的题中之义。企业完善了相应的档案管理制度，建设成一只高素质的管理队伍，加上企业各层的人员的密切配合，煤矿企业办公室的工作效率必然能不断提升，推动企业健康、快速的发展。

[参考文献]

[1]何艳秋.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].经营管理者，2016(06)：267.

[2]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2014(05)：171-172.

中图分类号：G271

文献标识码：A

文章编号：1006-0049-(2016)10-0234-01