浅谈高速公路档案管理工作

陈蓉蓉

广西北投集团沿海高速公路分公司，广西　钦州　535000

浅谈高速公路档案管理工作

陈蓉蓉*

广西北投集团沿海高速公路分公司，广西钦州535000

摘要：高速公路档案是高速公路建设和运营情况的真实记录，有着十分重要的现实和历史作用。本文从分析高速公路行业档案管理特点入手，通过查找目前高速公路档案管理存在的问题，并提出加强管理的措施，从而确保高速公路档案管理工作得到更好的发展。

关键词：高速公路；档案管理；特点；措施

随着社会的不断发展，高速公路的里程在逐年增加，随之而来的高速公路建设项目及高速公路运营管理所形成的档案管理资料也会逐年产生。做好高速公路档案的收集和整理工作，提高高速公路档案管理水平，从历史的层面来说，可以为查考特定地区在特定时期高速公路发展情况提供更完整的凭据，而从公司的层面来说，完善的档案管理工作也可以更好地指导今后高速公路建设及运营工作。因此，作为高速公路管理部门，分析本行业档案管理特点、并查找相关问题，根据存在问题不断加强改进的措施，是确保高速公路档案管理工作得到更好的发展的必要之举。

一、高速公路档案管理的特点

(一)高速公路档案分类

目前，高速公路档案主要包含两部分。一是高速公路建设项目档案，主要包括高速公路建设立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程形成的文件材料。二是高速公路文书档案，是高速公路运营单位在运营过程中形成的具有查考利用价值的管理性文件材料，主要包括党群工作、行政管理、业务管理三类文件材料。高速公路档案管理就是要将这些文件材料有序有效地进行收集、分类、整理、归档及利用。

(二)高速公路档案管理特点

1.工程建设项目档案管理

(1)专业性强。高速公路工程建设及运营是一项专业性和技术性很强的工作，以工程维护项目来说，其路基养护、路面养护、桥梁养护、公路绿化、收费监控通讯系统维护及其他服务设施维修等工程，建设均参照各领域专业标准，所形成的档案资料无论是内容还是形式都必须满足其专业标准的要求，且明显凸显道路工程专业性特征。

(2)档案资料多。高速公路建设及运营的每一阶段均会产生大量的文件资料。在建设期间，以一条高速公路项目档案来说，完整的项目档案包含项目前期文件、项目施工文件、项目施工图纸、项目监理及竣工验收文件，总计可形成数千卷档案资料。在运营期间，高速公路运营产生的文书档案及高速公路日常维护产生的项目工程档案也逐年增加。

(3)保管期限长。高速公路项目建设档案包含大量高速公路施工原始记录，是工程质量管理的重要方面，是今后高速公路运营、养护、改建、扩建需查询的资料之一。且随着公众产权意识提高，高速公路红线图、地亩图、征地拆迁补偿协议等项目档案资料的保存，能为今后高速公路产权纠纷处理提供准确凭证。基于以上考虑因素，高速公路建设项目档案资料保存期限一般较长。

2.文书档案管理

(1)文书档案管理与公文处理工作息息相关。高速公路文书档案主要来源是公文。高速公路公司公文处理的全过程就是文书档案形成的过程。以公文收文处理来说，收文需经签收、登记、拟办、承办、文件回收等多个环节，文书档案管理就是将公文各个环节处理最终形成的资料进行收集、整理、分类、鉴定，最后实现归档。公文处理的最后环节就是档案工作的开始环节，两者契合度高低与否直接决定文书档案质量好坏。一旦公文处理未按规范流程处理，档案管理部门收集的公文资料可能会出现装订不规范、文种使用不当等多种问题，一旦公文处理未及时回收已处理的公文原稿，那档案资料也会出现缺失。总之，公文处理是文书档案管理的基础和前提。

(2)内容丰富多样。高速公路文书档案，是高速公路运营公司在运营过程中形成的具有查考利用价值的管理性文件材料。它一般由公司公文及公司运营形成的非公文文件资料组成。以高速公路公司来说，非公文文件材料包括各种总结、会议资料、合同、协议、责任书、报表等等，内容是非常丰富。

(3)凸显行业特征。由于高速公路业务管理是多样的，包含养护管理、收费管理、服务区管理及路产管理等多方面工作。每一项管理都是行业特有，其运营管理形成的资料就会明显凸显行业特征。以收费管理来说，其形成各种收费统计报表就是文书档案管理需要收集的资料之一，而以路产管理来说，其审批的涉路资料也是文书档案管理需要收集整理的。这些资料在高速公路运营期间形成，有查考利用价值，且明显凸显行业特性。

二、高速公路档案管理存在的问题

(一)档案意识不强

在高速公路档案管理系统中，档案管理在高速公路众多管理职能中地位不高，在管理层和职工意识中，档案管理工作无法为单位创造财富，且认为这项工作很简单，由档案管理人员收集整理一下文件，把单位的文件保存好，需要时再查询就可以了。这样的意识严重制约高速公路档案管理工作的开展，也忽视了各部门各参与者对档案管理的职责，其最直接的后果是导致档案资料存在缺失。因此，档案意识应该根植于每个管理者和参与者心中的，只有思想重视了，才会在工作中有行动，档案管理部门才有可能完整收集高速公路建设及运营产生的各项资料，为高速公路今后发展提供经验借鉴和参考。

(二)收集档案资料各环节衔接不够紧密

档案管理工作的重点和难点在于资料的收集，在高速公路档案管理的实际工作中，由于档案资料收集环节衔接不够紧密，导致高速公路档案资料收集存在及时收集难、收集齐全难、重要文件收集难等问题。

1.以高速公路文书档案的收集来说，公文处理与档案管理是属于分离的状态，公文处理人员很少从档案管理的立场考虑资料的收集，档案管理人员也很少了解文秘的工作，两者衔接的不紧密导致一些反映高速公路运营情况的重要资料缺失，如一份会议通知，站在收文处理的立场，仅仅收集了会议通知就移交给档案室，但站在档案收集的立场，会议通知仅仅是档案收集的一部分，最关键的会议产生的会议记录及纪要等相关会议资料，会议的一整套资料才完整。且高速公路文书档案收集一般是在公文生成后第二年第一季度开始收集上一年度的资料，存在时间差的问题，且一年中经手人太多，某一环节的经手人不重视上报材料中有关数据和典型材料的留存，导致在这个环节又可能会缺失一些部分重要的资料。这些问题的存在都是由于各个环节衔接不够紧密造成，没有明确的规范指引造成的。

2.以高速公路建设项目档案来说，衔接问题同样存在，且尤为突出。高速公路建设项目档案收集涉及的单位人员比文书档案更多更复杂。高速公路项目档案一般是由建设单位负责，施工、监理等单位要协同配合其完成，到工程结束后整体移交给运营公司。但在高速公司项目档案收集过程中，建设单位、运营单位、施工等单位未能实现紧密沟通，导致当运营单位接收项目档案时，发现项目档案质量不高或者资料缺失而向建设单位提出时，建设单位很难根据接收方要求补充缺失资料，因项目已经趋于完工，原先负责制作项目档案的施工人员已基本撤出，且高速公路项目建设周期一般较长，施工人员变动又频繁，一旦人员变动后交接手续不到位，后期想通过经手人补充缺失的项目资料是很难实现的。

(三)档案管理信息化程度不高

目前，高速公路公文处理基本实现oa系统无纸化办公，公文的电子版也按照收发文登记进行分类储存，但是储存的电子文档还没有按照档案管理的标准及要求进行分类整理，不利于电子文档进一步利用。高速公路档案管理目前还是偏重在纸质文件的收集、整理、归档工作方面，以纸质存档为主，存储的纸质文件档案管理目录以计算机辅助通过EXCEL操作进行录入，档案管理的信息化程度不高，未充分发挥计算机整理文件的高效性。

三、加强高速公路档案管理的措施

(一)提高管理层和各参与者的档案意识

提高高速公路从业人员档案意识的措施首先可以从加强宣传入手，以搜集重要档案资料缺失对工作造成的影响的典型案例作为题材，让大家清楚地看到高速公路档案管理资料缺失造成的严重后果。同时，由于每项工作开展都离不开管理层的重视和支持，所以档案管理人员有必要要保证管理层对档案管理有明确态度，档案管理人员在做好宣传的同时还应多跟领导汇报档案管理工作，确实转变管理层对档案管理的认识。

有了管理层的支持和理解，档案管理软硬件设施才有更加多的投入的可能，才能在内部形成上行下效的效果。各个部门参与人员在这样的氛围下也会尽量配合、协助档案管理人员完成公司档案管理的工作，并提高收集的档案资料的质量，从而为档案管理工作创造有利的条件。

(二)制定规范化制度保障档案管理各环节的衔接

要促进高速公路档案管理各环节紧密协作，确保高速公路档案管理工作顺利推进，制定规范化制度是必要之举。档案管理部门在出台规范化制度前，要充分熟悉高速公路各业务运作，充分了解哪些环节容易导致资料缺失。在此基础上针对衔接可能出现的问题制订一系列涉及档案管理职责划分、奖惩等规章制度，为档案管理提供明确的方向。以文书档案资料收集来说，首先确定高速高速公路归档范围；其次在档案管理办法中明确各部室档案收集人员的资料收集范围、质量要求及移交时间。以公文资料移交档案室为例，公文处理人员要根据年度收发文登记移交整年度的单位公文，公文除了正文之外，还应包含公文处理笺，公文处理结果。三是要将档案收集及时齐全情况纳入绩效管理考核，提高各部门档案收集人员工资积极性及工作责任感。以高速公路建设项目档案收集来说，最重要的是要以制度的方式将档案管理的责任落实到施工、监理及档案管理人员身上，在高速公路建设立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收各个环节均明确档案管理的要求，档案管理人员参与全程的工程验收，工程项目完工需档案员签字认可项目档案材料完整才算是真正意义上的工程项目完工。

(三)将档案管理向信息化方向发展

随着信息化网络时代的到来，档案管理工作应该要与时俱进，跟上信息化时代的步伐，将档案管理业务与信息化方向进行对接，利用先进的科技设备，便捷的信息软件，进一步推动档案管理信息化，提高档案管理工作的效率。作为高速公路公司，由于我们公文处理在oa办公系统已经得到普及运用，公文电子文档的收集也在同步进行当中。要进一步推进档案管理信息化，首先要引入便捷的档案管理软件，替代通过EXCEL操作录入档案管理目录，实现档案利用搜索自动化。其次根据现有oa办公系统的特点，建立电子信息文档系统，在年度归档时，在系统中对形成的电子文件根据档案管理保管期限等管理办法的要求，直接进行分类归档处理，形成年度电子文档归档系统，让公司电子档案和纸质档案实现双轨制管理。第三，逐步将档案室存放的纸质档案资料进行扫描处理，形成数字化资料后并录入电子文档归档系统，最终建成一个档案信息资源平台，实现档案资料利用最大化。总之，高速公路档案是一个地区交通发展情况的见证，也可以为今后高速公路建设和运营提供一定的经验借鉴，因此，提高行业人员的档案管理意识，利用规范的制度管理理顺档案管理中各环节存在的问题，并根据信息化时代的要求，与时俱进推进档案管理的信息化和现代化，使档案管理资源为今后高速公路建设和运营发挥更大的利用和使用价值。

[参考文献]

[1]宋平.公文处理与档案管理衔接问题研究[J].北京：办公室业务，2014(12).

[2]罗光丽.企业文书档案管理的问题与改进方法[J].北京：办公室业务，2015(3).

[3]苏峰.高速公路工程档案管理的特点、难点和对策初探[J].理论与实践交流专辑，2010(11).

** 作者简介：陈蓉蓉(1984-)，女，汉族，广西合浦人，本科，广西北投集团沿海高速公路分公司，助理馆员。

中图分类号：G271

文献标识码：A

文章编号：1006-0049-(2016)10-0227-01