教学档案“立件”整理的可行性研究

文/唐继业



教学档案“立件”整理的可行性研究

文/唐继业

教学档案的立档方式是在解决其面临问题的过程中不断完善的。笔者结合自身实践，对以卷为保管单位的立档方式中存在的问题进行分析并提出相应对策

《归档文件整理规则》实施后，立档方式的改革大大提高了文书档案的归档整理效率，有效促进了文书档案的检索利用工作。学校作为档案产生和保管的一个重要部门，伴随着文书档案立件整理的开展，教学档案立卷整理的弊端也越来越显现出来。

一、教学档案立卷工作的缺陷

在学校档案体系中，教学档案作为其中的一个重要组成部分，目前依旧采用的是传统的以卷为立档保管单位的管理形式，笔者在自身的档案管理实践过程中，通过与以件为保管单位的文书档案的对比，发现以卷为保管单位存在以下四点缺陷：

1、档案整理工作较为繁杂。立卷要求整理人员在组卷时需要对资料进行分析划分，将有机联系的档案材料放在一起，且要保证一份案卷不能太厚或者太薄，不同立卷人对材料本身的理解不同会产生不同的立卷效果。立卷后期的案卷标题拟写、装订工作需要测孔、打孔、线装等手续费时费力。

2、档案利用不够便捷。以卷为保管单位只能以整卷为利用单位，利用者可能只需要本卷档案中的某一项，但是在提供时无法将其取出单独提供。

3、档案内容的保密性较差。文件组卷时是把若干个文件组在一卷内，可提供利用时又无法拆卷，只能整卷提供利用，容易造成泄密事件。

4、档案组卷工作难。目前教学档案的组卷办法是按照“年度-保管期限-组织机构”或“保管期限-年度-组织机构”的分类法进行的，而教学档案的产生者会涉及到教务处、德育处、教科研处或校办等多个部门（不同学校的部室机构设置可能有所区别），从而造成档案组卷时部分保管期限的案卷过薄，不利于立卷装订。

二、教学档案改立卷为立件的支撑依据

国家档案局在2000年颁布的《归档文件整理规则》（DA/T22- 2000）中对归档文件的定义“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。陕西省档案局在2001年出台的《陕西省归档文件整理实施细则》中明确提出可供专业档案等纸质载体档案的整理参照使用，且列举出了教学档案这类专业档案，这就为教学档案的改卷为件提供了政策理论支撑。

三、教学档案改立卷为立件的优势

在档案管理实践来看，教学档案改立卷为立件后将会至少带来以下四点优势：

1、档案内容的保密性得以加强。教学档案改卷为件后将以每份文件作为立档的基本单位，它们按照“年度-保管期限”或“保管期限-年度”的分类法进行整理装盒，可单独提供利用者需要查阅或借用的该件档案本身，有效防范了其它档案的泄密问题。

2、档案整理更加便捷。教学档案改卷为件后将变“年度-保管期限-组织机构”或“保管期限-年度-组织机构”的分类法为“年度-保管期限”或“保管期限-年度”的分类法进行整理装盒。改变过去不同部门产生的不同保管期限的档案分别装卷的做法，直接按照年度和保管期限的不同共同入盒，减少了分部门组卷、装卷的工作使得档案整理效率更高。

3、有利于档案的保管和利用。以卷为保管单位的教学档案在整理过程中需要对档案实体进行打孔线装，不仅破坏了档案实体的完整性，而且对装订完毕的档案进行复印或扫描时会非常不易。相反，以件为保管单位，档案能很好的维持其本来状况，利用时只需取出需要复印扫描的档案文本就可以进行操作。

4、便于深化档案信息资源的开发与利用。社会发展至今，档案信息化已日趋主流。一方面，改卷为件后，以件为单位的档案文本的快速扫描将变成可能；另一方面，改卷为件后由于针对该件档案的检索信息会更加细化，使得档案的数字化查询变得更加快捷、准确。

当然，教学档案有其自身的特点，在实际操作中还是按照学年归档组“卷”。这里的“卷”有别于传统意义上的线状卷，而是根据教学档案的内容进行划分，把有密切联系的“件”与“件”放在一起，形成一盒一盒的“盒状卷”。这样，既吸收了立件整理的便捷性，又保留了教学档案内容的内在联系和统一。

（作者单位：西安交通大学附属中学）