论档案信息化管理建设工作

文/王秀慧

论档案信息化管理建设工作

文/王秀慧

档案信息化建设必须经历吸收、引进、消化、渗透、移植等手段，充实与强化档案学科自身的内涵，合理运用科技学、创造学等学科成果，解决档案学理论的热点、难点与焦点等新课题、新问题。引进、利用先进的科学理论与管理手段，解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定与利用、办公室自动化条件下文书、档案一体化，计算机管理联网信息化等问题，同时还要解决电子文件条件下的档案定义、卷宗理论、原始凭证、法律凭证诸性质等基本理论与操控问题

档案管理部门目前正面临着市场经济、信息社会，特别是高新科技和知识应用的挑战。我国建立在过去计划经济基础上的管理方式和长期经验式管理模式，目前在全国大多数地区还能看到，依然是手工操作，信息化科技应用不高，管理体制与模式，理论与实践等方面一系列工作中存在许多不相适应之处。实现档案信息化的管理有利于逐步建立起点对点服务、网上咨询、计算机联网查询等新型利用服务体系,实现高效率、多途径、宽渠道、全方位的主动地服务模式。通过对档案信息资源的索引、分类、提取、研判、加工、并网联接与共享,满足对档案使用者快捷、精确、高效、实用地需求。

一、档案信息化的现状

在医疗机构中档案类别较多，很多医疗档案会成为以后的教学学案、医学交流/研究的学案…截止目前，医院的档案管理部门在档案管理与信息化建设中还存在以下问题：

1、档案信息化软件缺乏统一的标准体系，没有通用性。各地医疗档案管理机构使用的电脑管理软件不一，五花八门属各地各行业自行开发或认购，软件相互不通用；目前，我省还没有建立一个大型数据交换平台，也无法达到直接查询目录、读取档案的操控系统，所以就不能利用电脑充分完成信息化管理工作；档案信息化建设内容缺乏系统性、配套性，导致工作流于形式，信息资源分散孤立，采集数据的内容、质量标准各异，良莠不齐，档案信息化建设规范性、开发性、服务性、共享性比较差，造成了极大的人力、物力的浪费。更重要的是不能快捷地收发信息、编辑成果，这制约了档案信息化发展的进程。

2、标准化、规范化工作有待提高。档案信息化管理基本工作的规范化、准确化是基本条件。出于种种原因，大多馆藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息化工作良性发展。

3、因为电子档案在管理的过程中比较复杂，而且还要有一定的专业知识来支撑，在长时间管理工作中才能有好的效果呈现，这就让很多档案管理人员对于电子档案的管理失去了信心，当然也就不主动承担电子档案的管理工作了，从而对电子档案没有树立起较强的工作意识。档案的技术标准、组织工作程序、标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，造成越来越多的归档“文件资料”都是保存于电子硬盘或光盘里，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应档案信息资源共享的要求。

4、档案信息管理人员的知识结构“老化”素质有待提高，领导重视程度不够。实现档案信息化建设，首先要有现代化的管理人员，而且具有较高的知识层次和电脑先进操控技术水平，不能仅满足一般的电脑操作。从目前了解的情况，许多医疗机构的档案管理部门缺乏现代高科技复合人才，一些有丰富纸质档案管理经验的人员在管理理论基础、馆藏原则、管理方法和技术上已熟门熟路，但对电脑、应用软件、信息存储、电子检索、发布信息等技术“一窍不通”，而年轻、掌握电脑知识的档案管理人员却仅仅懂得信息化建设所需的技术，对档案管理的基本原则和管理流程却知之甚少。各别单位领导对档案管理工作还不够重视，存在对档案工作人、财、物的投入不够。尽管一些医院引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，导致档案信息化管理的应用成果不明显。

二、档案信息化建设的发展趋势和优势

1、无纸化办公的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、督办、归档等运作过程在电脑和通讯线路中进行，这样档案的前身必须用电脑读取文件为主要形态，那么档案也自然以电脑读取形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。在档案形式与载体上，不再单单采用传统的纸质载体，而是进一步多样化发展，以计算机等现代化信息技术处理载体为核心，不断发展，不断完善。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去伪存真”的“甄别”过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性，才能为用户提供快捷、准确、完善的服务。

2、网络化档案管理可以实现信息服务网络化。在传统的档案管理模式下，各类的信息资源是相对独立的，缺少一定的关联性，但信息化的档案，是在自动化的管理技术上完成档案管理与文书、图书、报刊、图片等信息资源的结合，以一体化的管理手段，把医院内部的所有信息资源连成一片，形成一个完整、科学的内部信息资源系统，实现信息资源的共享，以便于使用者更有效地进行信息的存取与利用，提高医院内部档案信息的利用效率。

3、档案信息化建设的优势。再次编辑、整理档案资料时，可充分利用和发挥电脑的潜能，提高利用率和工作效率，缩短二次编辑、整理档案资料的加工时间。突破“慢工出细活”的手工工作方式，即从文件资料形成到开发、编辑、整理档案资料的时长，造成信息再次失效或严重影响了档案信息的应用价值。档案信息化建设，可一次投入，多次产出，电子版可多次拷贝，快速传递，能拓宽服务范围，增强社会影响力，节约经费，而手工编辑信息无法改变这些现象。

4、档案信息化建设，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。我国虽然在尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的科技信息、劳务信息、教育信息电子化，为以后档案信息化建设与国际接轨打下基础。

三、档案信息化管理建设有效措施

档案信息化管理建设工作是一项复杂的系统工程，包括了基础设施建设，内部与外部的组织机构建设，软件系统及体系建设，系统技术支持、安全保障…等建设项目，是一项综合性、系统性、创新性工程。医院档案信息化建设工作牵涉到医院的方方面面工作，是一个动态的、渐进的、长期的过程，它的整体性和协调性是非常重要的，没有医院高层领导的重视、参与、协调和督查就不可能无遗漏地安排和落实。因此，医院档案工作信息化建设必须坚持统筹规划，统一建设，破旧立新，逐步形成基于信息系统的档案工作体系，才能推进医院档案信息化建设工作健康、稳步、快速发展。

1、档案人员要树立正确的工作意识。档案信息化管理是一个全面、长时间而且特别细致的工作，它要求档案管理人员从主观认识、思想重视、持有正确对待的态度参加到其中。它的管理意识、管理形态、管理设施和档案管理人员的水平等等都对档案信息化管理有着十分重要的作用。

2、提升档案管理人员业务水平和自身学习。档案信息化管理工作的发展和变化对档案管理工作者提出了新的要求，新时期的档案管理人员要树立档案管理信息化意识，熟练掌握计算机技术和网络信息技术。建设高素质的专业人才队伍，既要组织档案管理人员掌握基本知识，又要熟练掌握计算机操作技术，灵活运用档案管理系统软件，提高业务能力和自身综合素质，把自己从一般的管理者变为档案信息专家，由传统的"档案保管者"变为"档案信息管理者"。

3、完善内部管理制度，做好目标工作责任制，责任到人。这就要求档案管理人员将本单位形成的电子文件的收集、保管等工作纳入自己岗位职责范围，并落实到人。更要保证本单位产生的电子文件真实、完整、安全地保存，并适时通过医院计算机信息化上的档案管理系统上传到档案室的服务器，建立成档案信息资料。

4、完善设备和档案队伍的建设。健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。从自身实际出发制定一套完整的档案管理制度；引进先进的档案管理软件及相关的设备，借助先进的档案管理技术，实行电子文件与电子档案一体化管理，逐步建立和完善档案管理机制；必须要有专业的团队来管理，这个团队的建设必须要引进相关领域的科技人才和管理人才，对现有档案工作人员进行针对性的培训重组，不断提高管理人员的自身素养，恪守档案工作纪律，认真贯彻执行《档案法》，促进档案信息化管理工作的发展。

（作者单位：陕西中医药大学第二附属医院）