简洁规范提高油站管理效率

□ 赵顺本



简洁规范提高油站管理效率

□ 赵顺本

山东石油高度重视加油站经营管理工作，将其作为提高企业效益、提高客户服务水平、提升企业形象的关键。近年来，他们结合信息化的发展，在提高加油站工作效率和管理水平上进行了有益的探索，提升了企业的核心竞争力。

深入剖析，找准问题

山东石油结合实际认真研究，组织开展内部挖潜、优化整合、精简用工，选定试点深入剖析加油站基层管理工作流程，挖掘出影响加油站工作效率的突出问题。

管理流程复杂，问题提报渠道不畅。加油站在日常工作中遇到各类问题均需上级管理部门协调解决，处理流程不明确，管理部门职责权限不清，加油站上级部门多头管理，问题提报上级审批时没有明确的路径，部门之间相互推诿，工作效率低下，以致基层员工诉求得不到及时有效解决，直接影响加油站的整体管理水平。

使用的系统多且分散，手工劳动替代率不高。随着信息化建设的不断深入，各业务层面均有不同的信息系统应用，加油站常用的就有零售管理、加油卡、HSE、非油品等多个系统。信息系统在满足业务需求的同时也相应带来一些突出问题：系统应用分散，部分功能重复，业务流程繁琐，报表过多且重复填报，员工劳动强度大。

规范流程，解决问题

该公司首先对问题进行界定，组织有关部门共同梳理加油站各类常见问题，对问题进行固化和分类。共梳理出加油站各类问题近百项，划分为经营类、管理类、非信息类设备、信息类设备、设施类和非油品等6大类别常见问题。在此基础上优化和统一业务流程，明确相关管理部门职责和权限。共建立50个业务流程，以工作流的形式统一规范问题处理的流程。各市公司可根据本单位实际对流程节点进行设置，流程中各个节点均明确责任到具体人员。同时制定考核办法，将问题处理与考核工作相结合，限定每个流程节点的办理时效，超时将直接追究节点当事人责任。

他们还组织各线条梳理基层需要填报的各类报表，能利用系统出表的不再要求手工填报。零售线条共取消21种手工账表，20种账表由手工填制改为电子化管理；非油品线条取消账表4种；财务线条取消账表4种。

公司将加油站在用的零管系统、加油卡系统、HSE、非油品系统等进行集成整合，打造为规范的加油站管理平台，使用统一的身份认证，实现多个系统单点登录功能，油站员工只需要登录一次系统即可完成所有系统的日常应用。通过该系统，加油站可以一键式提报常见问题，系统自动区分问题处理流程，流转至相关人员节点进行处理。每个节点设置处理时间限制及消息提醒功能，实现了处理过程的全程监控，并作为考核依据，确保问题得到及时处理。

闭环管理，成效显著

山东石油通过建立统一的问题提报系统，构建了多级便捷的快速响应机制，结合公司管理制度及内控要求对流程进行规范化和标准化，如非油品管理类的问题“门店运营－营销－商品价格标签数量不足”，处理流程统一由便利店提报，经片区（县公司）管理员审核、市公司非油品管理员审核、市公司非油品部门主任审批、市公司非油品管理员处理。从根本上解决了基层问题上报及解决渠道不统一、重复提报和多渠道提报等问题，提高了加油站快速解决问题的能力和效率。

从问题提报到问题解决形成闭环管理，利用平台设置的跟踪提醒和监控功能，与办公自动化系统集成，实时并清楚掌握相关的公文状态和办理意见，实现跨平台、全过程的跟踪和监控。同时，利用系统自动记录的“到达时间”“停留时间”“节点时效”等字段信息，以指标量化的方式对公司各级管理部门进行有效的双向考核，改变了以往对工作的考评只能定性评价无法量化考核的局面。

（作者单位：山东石油）