档案管理利用模式发展趋势研究——以几种典型的管理利用模式为例

文/张 燕

档案管理利用模式发展趋势研究
——以几种典型的管理利用模式为例

文/张 燕

新中国成立以来，档案管理利用模式经历了“苏联模式”“和县模式”“数字档案”“智慧化档案”等几个重要的里程碑。通过梳理分析，我们不难看出，智慧化档案模式无疑是档案管理利用模式今后的发展趋势，智慧化档案模式发展中出现的若干新问题值得我们思考。

档案管理利用模式；智慧化；趋势

回望新中国成立以来档案管理利用模式改革发展历程，通过梳理“苏联模式”“和县模式”“数字档案”“智慧化档案”等几个重要的里程碑，我们看到中国档案走信息化、智慧化道路是必然趋势。

一、回望——建国以来几种典型的档案管理利用模式

（一）“苏联模式”

建国初，我们学习了苏联的档案管理模式，即一切档案归国家所有。1956 年国务院《关于加强国家档案工作的决定》中规定：“档案工作的任务就是要在统一管理国家档案的原则下建立国家档案制度，科学的管理这些档案，以便于国家机关工作和科学研究工作的利用。”并根据我国具体国情，自上而下建立了纵横交错的档案管理系统：在管理级别上，从中央级、省市级到地县级、乡镇级；在管理机构设置上，从综合性档案馆、专业性档案馆到各机关档案室。遵循统一领导、分级管理的原则。［1］专业档案实施的是“条块结合”的管理模式，即各级专业主管部门根据需要可以设立专业档案馆，专业档案馆受同级的专业主管部门领导并受同级的档案行政管理部门的监督和指导。

在计划经济体制下，“苏联模式”发挥了重要的作用。随着市场经济的到来， “苏联模式”有些已不适应社会发展了，如何更好得发挥档案工作为当前的社会政治、经济和公众服务的功能，实现档案资源集约化管理，一站式服务，值得我们思考。

（二）“和县模式”

面对“苏联模式”的发展困境，有些档案人积极探索改革之路。 2004年安徽档案局在和县进行了国家档案资源整合的试点，将和县境内的城建、房产、交通等单位的各类专业档案实体集中到和县综合档案馆，实行集约化管理，统一提供利用，中共安徽省委秘书长张学平同志称此为 “和县模式”。改革进行一年后，即到2015年，和县的档案工作从馆藏量、馆藏结构到利用局面都发生了翻天覆地的变化。杨冬权同志2010年在全国档案馆工作会议上谈及安徽的档案管理模式改革时提到了“从1：6变成6：1”，意思是从2004年模改开始到2008年，短短四年时间，安徽省县级档案馆专业档案与文书档案的平均比例由原来的1：6变成6：1。杨冬权同志对安徽档案模式改革给予了极高的评价。

“和县模式”最终因缺少顶层设计，未能在全国形成“燎原之势”。随着科学技术的不断发展，相信安徽档案管理模式改革能借助新技术发展的东风加快推进步伐。

（三）数字化档案模式

档案信息化建设是档案事业发展的必然选择。数字档案是以数字技术处理和存储传统载体档案信息、应用网络传输技术实现档案信息网络查询和传播，解决了传统档案利用方式、利用范围受限问题，给档案工作带来了革命性的变革。［2］优化服务是一切档案工作的出发点和落脚点，如何更好的优化档案服务目标，档案人必须继续前行。

（四）智慧化档案模式

什么是“智慧档案”，我们可以简单理解为是以数字档案资源为基础，依托云技术、大数据、物联网、互联网等先进信息技术对数字档案资源进行整合、挖掘、预测、分析、推送，打破原有档案信息系统条块分割，消除“信息围墙”，利用现代先进信息技术云计算、互联网、物联网技术搭建虚拟数据网络平台，实现异地处理，资源共享，真正实现大档案、大统一、大协作、大服务格局，让档案利用者享受“一站式服务、一键式检索”的便利，在档案信息资源利用方面充分体现“智慧”二字，这就是“智慧档案”。

二、前瞻——档案管理利用模式发展趋势

通过对以上几种档案管理利用模式的梳理分析，我们不难看出，智慧化档案模式是一场全新的革命。由于新技术的推动，社会公众的迫切需求，档案管理模式往智慧化方向发展不可抗拒，是大势所趋，具体原因有四：

（一）外部环境

智慧城市建设的大背景为智慧档案管理利用模式的发展创造了一个良好的外部发展环境。当下很多城市像北京、上海、天津、杭州等城市都提出了以“感知、互联、服务、整合”为建设理念的智慧城市建设概念，档案作为城市信息资源的重要组成部分，必然要紧跟时代步伐，实现档案管理利用智慧化。

（二）内部原因

在和现行档案行政管理体制不相违背的情况下实现“一站式”“移动式”服务，是智慧化档案管理利用模式成为今后档案管理利用模式发展方向的内因。目前，我国档案实行的仍然是条块管理，这种分散保管的方式不利于对档案资源实行集约化管理。智慧化档案模式利用新技术可以解决这一矛盾，实现档案实体分散保管，档案信息资源集约化管理，区域内整合、挖掘、共享，最终实现“一站式”、“移动式”服务。

（三）外部动力

社会公众迫切要求实现高效、快捷的利用档案信息资源是智慧化档案管理模式发展的外在动力。随着科技的进步，人类已经进入了互联网、物联网时代，很多信息、工作可以足不出户通过手机、电脑等设备就可以查询、完成。同样人们对档案信息资源的利用也希望能改变传统的到馆查询的利用方式，实现便捷高效的“一站式”“移动式”服务。

（四）技术保障

云计算、物联网、大数据技术的发展是智慧化档案管理利用模式发展的技术保障。智慧化档案管理模式必须要通过大数据技术对浩瀚如海的档案信息资源进行挖掘分析，利用云计算、物联网技术搭建虚拟平台，建构数据中心，共享数据资源。没有云计算、大数据等先进技术的发展就没有智慧化档案管理利用模式。

三、思考——智慧化档案模式发展面临的新问题

目前，智慧档案的发展从理论到实践都取得了一定的成绩，理论界近几年关于智慧档案的讨论研究越来越多。在实践上，浙江省丽水市以服务至上为目标，统筹构建包括全市1市9县分布式部署的“智慧档案”系统，实现了“一站式服务、一键式检索”。

但智慧化档案模式毕竟还是个新事物，在“智慧城市”建设背景下如何更好更快地开展“智慧档案”建设，还有很多新问题值得我们去思考。

（一）注重顶层设计和基层探索相结合

现在有关“智慧档案”的成功实践已经有了，但都是各自为政。如何在全国全面推广“智慧档案”的建设经验，必须要进行顶层设计，统一制定政策法规，构建资源安全系统。当然顶层设计也必须要以基层探索为依据，基层探索到一定阶段需要顶层设计将其制度化、合法化。如上海市档案局在构建上海市民生档案远程协同服务机制时关于跨馆出具档案证明的法律凭证和法律效力问题的实践探索就是一个很好的基层探索实例，国家层面应该进一步论证其可行性，并将其制度化、合法化，在全国进行推广。

（二）处理好数字档案与智慧档案的关系

数字档案是以数据处理技术为核心，智慧档案是以感知互联技术为核心的。我们不能把数字档案和智慧档案区分开来看，它们是一个概念的延续。数字档案是基础，智慧档案是延生，智慧档案是以数字化的档案信息资源为基础的，只不过它打破了“数字档案”不同系统间信息割裂的弊端，运用了云技术、大数据、物联网、互联网等技术实现了档案信息资源的感知、互联和共享，体现了档案收、管、用的智能化和智慧化。发展智慧档案就必须数字先行，档案的数字化是发展智慧档案的基础，档案数字化的程度和质量好坏直接影响着智慧档案的实施。

（三）依托新技术更好的实现档案数据的整合、挖掘和共享

现代科技信息技术将会给档案工作带来一个全新的局面，但如何借助先进技术这一工具助力档案工作更好前行，大多数档案人是模糊的。这就需要档案界自上而下的研究推出一套统一的操作系统、元数据结构与交换格式和数字化规范流程等。规范越简单易懂易操作越好，最好能实现“傻瓜式操作”。

（四）利用社会公共信息服务平台拓宽服务渠道

现在社会上很多的公共信息服务平台，如社会化网站“百度百科”，还有微博、微信、博客、播客等，档案工作者可以借助这些平台和技术优势，拟制档案专业词条、推送档案信息、创新档案利用模式、提升档案工作的社会整体形象。这里笔者尤其要提到的是基于APP技术的移动设备，最常见的就是手机和平板电脑。一方面移动设备拥有的客户端较多，另一方面，可以随身携带，不受时间空间的限制，特别便于档案信息的随时查询和利用。

（五）重视档案信息资源安全

档案信息资源安全是档案的三大体系之一，是档案工作可持续发展的保障。档案信息资源泄密，危害之大不容忽视，笔者绝不是危言耸听，裴友泉、张学辉在《固守还是转身？——国家档案管理模式改革专题研究》一文中有详细论述。［3］随着智慧化档案模式的实施，档案信息资源逐步走向集约化、网络化，实现全面的感知、互联和共享。在这过程中如何实现档案资源的最大化利用又不会出现泄密事件是一件很难把握的事。笔者认为首先应做好相关法律法规的宣传教育工作，加大泄密事件的惩罚力度。其次要认真、及时做好档案信息资源的设密、解密工作。

（六）提高档案工作人员素质，适应智慧档案发展需要

将现有的档案人员全部撤换，这显然是不现实的。一方面我们可以通过一些高技术人才先探索，然后制定出标准化流程，尽量简化操作流程，最好实现“傻瓜式操作”。另一方面我们可以在各级档案行政管理部门培养业务指导人员，每个片区确定1到2名业务指导人员，该片区的各类档案馆（室）可以邀请业务指导人员通过现场或远程等各种方式对其进行技术指导，从而实现以点带面，覆盖全局的效果。

（责任编辑：李淑芳）

［1］郑志平.我国档案管理方向和模式的选择［J］.湖南档案，2002，（4）.

［2］杨来青，徐明君，邹杰.档案馆未来发展的新前景：智慧档案［J］.中国档案，2013，（2）.

［3］裴友泉，张学辉.固守还是转身？——国家档案管理模式改革专题研究［J］.档案学通讯，2012，（4）.

Research on the Development Trend of Archival Management and Usage

Zhang Yan

G273.5

A

1005-9652（2016）02-0118-03

张 燕（1982—），女，安徽长丰人，安徽国际商务职业学院档案馆馆员，硕士研究生。