高校档案数字化外包中应明确的若干问题

丁 静/山东建筑大学

国家档案局提出了档案工作“存量数字化，增量电子化”的思路，在这一背景下，开展高校存量档案数字化加工工作，成为高校的一项重要课题。目前，大多数高校档案工作具有以下特点：第一，馆藏档案数量大且增长迅速。其中，馆藏档案数量大表现为，从馆藏结构看，高校档案馆馆藏档案以公文类档案、教学类档案、科研类档案为主，另外还有财务类档案、外事类档案、设备类档案等多种门类的档案，种类非常丰富，档案数量庞大。馆藏档案增长迅速表现为，近十余年来，高校扩招使得校教职工及学生数量快速增长，也使得教学科研工作的蓬勃发展，在此过程中产生了大量档案，而高校档案规范化管理水平不断提升，也使得高校档案数量快速增长。第二，高校师生及社会对高校档案的利益需求不断增长，且有部分档案利用频率较高，如，学生学籍档案、考试成绩档案、教师职称评聘档案、学术论文档案等，但囿于高校档案馆馆藏档案的数字化水平低下，档案利用需求难以满足，档案的价值难以发挥。第三，高校档案工作资金有限，馆库建设滞后，档案保管条件较差，部分档案甚至濒临损毁。

基于以上状况，高校唯有开展档案数字化工作，才能从容应对馆藏档案数量庞大且不断激增的现状，才能创新工作模式、提高工作质量，满足高新档案利用需求、充分发挥档案的价值，并保证档案安全。一般来说，高校档案馆自行开展档案数字化工作，往往会存在一些局限，如，缺乏必要的设施设备，难以对数字化工作提供硬件支持；缺乏足够的工作人员，开展档案数字化工作力不从心，等等。针对高校自行开展数字化工作的局限，部分高校开始效仿政府机关和企事业单位，采取数字化外包模式，将高校档案数字化工作外包给有资质、有经验的专业服务公司。实践表明，数字化外包是实现高校档案馆全面数字化建设的最便捷、最有效的途径。当然，档案数字化外包过程中也存在风险，档案实体安全和档案信息安全都存在一定隐患。为确保高校档案数字化外包工作优质高效，保证高校档案实体与信息的绝对安全，必须明确数字化外包过程中的若干重点问题。

1 明确安全管理原则和关键过程节点

高校数字化外包中的安全管理原则是“安全第一、预防为主”；数字化外包流程中的关键过程节点，主要包括：档案提卷、登记、检查、拆卷、组卷、整理、扫描、图像处理、数据挂接、扫描数据质检、修改、二次质检、著录标引、打印目录、装订（装盒）、归还、登记、归档、备份、抽检，等等。

2 明确数字化外包各流程中的具体工作

2.1 前期准备工作

第一，高校要成立由校领导参加的数字化外包管理领导小组，明确分管部门、人员以及各自的职责，并根据《纸质档案数字化技术规范》《档案数字化外包安全管理规范》，结合自身实际制定详尽的管理制度和安全操作规程。第二，根据高校档案馆馆藏档案的内容、类别、利用方向等要素进行鉴定划控，如果馆藏档案数量较大，需分期分批进行数字化外包的时，还要确定数字化的先后顺序，对于查阅次数多、利用频率高的档案优先数字化，如高校学生成绩册、招生录取名册档案、教师职称评聘档案等；另外，有较高保存价值和珍贵历史意义的档案，例如高校建校初期珍贵的纸质文件、书信以及征集或受赠的名人字画等，这一类档案往往年代久远，案卷保存情况不尽如人意，应该尽早进行数字化，这样既方便查阅利用，又能保护珍贵的档案原件。另外，对于不适于外包的档案，还是应自行数字化。第三，通过招标的方式，谨慎选择外包公司。目前，提供档案数字化外包服务的公司良莠不齐，一般来说外包公司的经验、实力、效率、可靠性是决定档案数字化加工成果质量的重要因素，这就要求高校在选择时做好调研工作，对公司的背景、资质、工作人员情况做深入了解，并通过招标的方式选择外包公司，避免外包工作中出现问题。第四，签订合同及保密协议。在合同条款中应明确需数字化档案的数量、质量、承包方式、完成时间、验收标准等，同时高校要与外包公司签订保密协定，明确规定公司应履行的保密义务，如，不得复制、留存、持有和使用档案馆馆藏的任何档案信息，违者要承担法律责任并受到经济制裁。另外，高校应要求外包公司与其聘用的员工签订相关保密协议，并对员工进行安全保密教育。

2.2 实施阶段

高校应为数字化外包工作提供独立、封闭的场所，场所应满足防火、防潮、防盗、防污染（包括紫外线、有害生物、空气等）等基本条件，同时要在场所内安装无死角、不间断的视频监控设备，确保所有被数字化的档案从提卷清点阶段到归还登记阶段都在视频监控之下，且视频监控数据应保存6个月以上，并定期检查。同时，所有的工作人员都应着工作服并佩戴明显的胸牌，出入工作区域应进行登记。具体还应明确如下事项：第一，数字化加工现场应采用“流水线”式设计，将工作区域划清界限并明确标识。第二，数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，正在进行的数字化加工档案必须每天统一入库（柜），不得在加工工位上留存过夜。第三，数字化过程中档案应摆放整齐，高校应派专人负责巡查档案拆卷、扫描等工作过程，并要求外包人员在工作完成后按照原先顺序摆放档案，避免损坏或遗失档案；如在拆卷过程中发生档案损坏或在数字化结束后发生档案遗失现象，必须如实登记、赔偿损失，并严肃追究责任。还要明确数字化工作结束后档案清点过程中的相关工作，包括办理清点交接登记手续，签署详尽的交接日志；逐卷、逐件清点，珍贵档案应逐页清点。

关于数字化加工的设备、数据载体、网络环境等，应明确如下要点：第一，档案数字化设备和存储介质应由专人负责保管，并登记其使用情况，如遇故障不能擅自修理，应由指定人员进行维修。第二，采用技术手段封闭数字化加工设备不必要的信息输出端口。第三，数字化加工网络要与其他网络实施物理隔离，并禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备；进入数字化加工区域的所有工作人员禁止携带手机、相机等设备。第四，防范数字化外包过程中的外部安全隐患，在挂接数据库的过程中要注意防范病毒、木马的侵入，并及时升级病毒查杀软件。

2.3 移交查验阶段

档案数字化任务完成后，即进入移交查验阶段。首先，高校应组织专人对外包公司使用的设备、存储介质等进行仔细检查，确保其中没有留存档案信息，另外硬盘等移动存储设备应移交高校档案馆，并办理相关移交手续。其次，外包公司应将档案数字化过程中形成的日志、流转单、登记表等原始记录材料移交高校档案馆保存，并就数字档案的安全性接受高校档案馆的专项验收。最后，高校档案馆要把数字化外包加工过程中形成的材料收集起来，建立起体系完善的项目档案，并按照项目档案的整理规范进行整理归档。

3 明确几点注意事项

第一，要强化工作人员的安全意识。可以说，在影响档案安全的各种因素中，工作人员安全意识的强弱是极为重要的因素，如果工作人员具有极强的安全意识，那么档案安全必然可以得到保证；如果工作人员缺乏安全意识、工作中多有疏忽，那么档案安全将无法得到保障。在工作中，许多档案安全事故的发生，即源于工作人员缺乏必要的安全意识，源于工作人员对于档案安全工作的认识不到位、思想不重视，并且疏于防范。因此，高校档案数字化外包的过程中，必须强化工作人员的安全意识，既要强化高校档案馆工作人员的安全意识，更要强化外包公司聘用人员的安全意识，确保档案安全万无一失。

第二，要编制安全管理制度。要根据数字化工作各个阶段的关键节点，制定详细的操作规程，重点是围绕档案实体流转的各个环节建立流程单，流程单应实现与档案实体的同步流转。需要注意的是，安全管理制度既要涉及档案实体、存储介质等的实体安全管理，也要重视档案信息传递过程中的安全管理。

第三，要依托信息技术保障档案安全。依托当前较为完善的信息技术建立起防控体系，切实保障档案的安全，在当前具有较强的可行性。随着档案数字化工作相关标准制定、规范出台以及规章制度建立，服务于档案数字化安全建设的软件迅速发展，高校应根据自身情况，本着“服务现在，着眼未来”的原则，建立符合本校实际、技术先进过硬的档案安全信息化防控系统，打牢档案安全之基，推动高校档案工作创新发展。