普高电子学籍档案数据备份亟待加强

数据备份指为防止因系统操作失误或系统发生故障导致数据丢失，而将全部或部分数据集合从应用主机的硬盘或阵列复制到其他存储介质的过程。进行数据备份，对及时恢复数据、避免信息丢失、有效确保信息安全、完整和可用，都具有重要意义。普通高中学生学籍档案对学生个人成长发展具有重要作用。当前，普通高中学籍档案多为电子档案，做好这些档案的数据备份工作，是十分紧迫的任务。

1 面临诸多问题

其一，教育部门和学校对电子学籍档案数据备份的重要性认识不够，缺乏工作规划与操作规程。实践中，普高选修课系统数据、学生成长记录、教育部数据对接信息、教育部要求增加的学生基本信息等数据丢失现象时有发生，如果不能在规定时间内完成信息补录，会使电子学籍档案内容不完整，进而无法发挥其凭证作用，甚至会耽误学年升级。事实上，信息补录往往过程繁琐、工作量巨大，实际操作起来难度较大。其二，电子学籍档案备份管理制度不完善。不少地方的教育部门、高中以及教育科技公司未建立电子学籍档案备份制度；一些地方虽已制定备份管理制度，但存在很多漏洞。目前，学校开展备份工作时缺乏现成完善的工作规章，各学校工作方式和目标要求不一致的现象较为严重，缺乏遇到计算机病毒感染、黑客攻击等突发事件时的有效应对机制，一旦发生问题，数据往往会丢失且难以恢复。

2 加强档案数据备份刻不容缓

一要提高相关人员对于数据备份重要性的认识，并建立健全相关管理制度。应加大宣传教育力度，如开展档案安全教育，组织教育部门和学校相关工作人员赴学籍档案备份工作先进单位参观学习等，对开展备份工作出色的人员予以奖励，让他们在本单位宣传数据备份工作的重要意义，介绍工作中好的做法；对工作不认真或玩忽职守造成事故的人员予以处罚。教育部门与学校要从“法治档案”建设的高度充分认识数据备份工作的重要性，吸纳参考相关单位的经验与做法，结合本单位、本地区实际情况，邀请本地档案行政管理部门指导，有针对性地加强相关管理制度建设。

二要采取合理的数据备份形式。一方面，实行物理备份。使用光盘、磁带等介质进行脱机备份，确保备份即时或定期进行。这一备份方式的优势在于，即使发生意外事故，数据使用也不会受到影响，数据安全可得到保障。以笔者所在的慈溪中学为例，学校在学生毕业时即导出学籍档案数据并进行逻辑归档，再把数据统一下载到脱机保存的载体上，移交至学校综合档案室保存；对于具有永久保存价值的电子学籍档案，在完成物理归档的同时，还将资料打印在纸质载体上一并归档，使电子档案与纸质档案能够一一对应。另一方面，建立容灾中心。在距离较远的地区设立保管本地区电子学籍档案的场所，便于档案安全保管和灾后档案数据的迅速恢复。如，慈溪市与相隔300多公里的青田县共建学籍系统容灾中心，以确保档案绝对安全。

三要做好档案数据的日常保管。第一，对包括硬盘、光盘、磁带等在内的备份载体进行维护及保养，提供有利于载体保存的必要环境，如控制好储存地点的温湿度等；还要采取严格的安保措施，如对载体情况进行登记，并做好使用和维护记录，防止载体被盗或被人为破坏。第二，定期对数据进行可读性检测，防止数据丢失或因载体更新换代而不可读。第三，对数据备份进行全程管理，包括数据进入载体以及数据的使用、检测、保管、复制、销毁等。第四，制定严格的备份数据利用制度，确保档案数据的安全。

普通高中学生学籍档案是个人人事档案的重要组成部分，在当前普通高中普遍采用电子学籍档案的背景下，必须做好档案的备份工作，从而有效维护学生的合法权益，为他们的成长提供助力、全面提升普通高中的教育教学质量与水平，拓展学校开展学籍档案工作的思路与视野、保障档案信息化工作正常开展，有效保护档案信息资源，并为建立中央、省、地市、县、学校五级联动的学籍系统奠定坚实基础。