从现代人力资源管理看人事档案管理工作

文・秦兆玲

从现代人力资源管理看人事档案管理工作

文・秦兆玲

人事档案是中国人力资源管理的重要特色之一，也是认定个人在组织、待遇和社保等方面的重要证据，具有一定的法律效力，是记载一个人成长轨迹的可靠依据。人事档案就像是一个人的身份，它伴随着每个人的成长逐步积累形成，能够清晰记录一个人的成长经历，并且伴随其一生。它具有鲜明的时代特征，通过它既可以了解一个人，也可以了解一个时代的政治、经济、社会、文化等各方面的改革发展。

近年来，伴随着国家干部人事制度改革的不断深入，传统的人事档案管理工作已不能适应新形势的需要。传统意义上的人事档案管理模式功能逐渐弱化，人事档案管理工作改革迫在眉睫。

一、人事档案管理工作中存在的问题

（一）部分人事档案存在弄虚作假等问题。档案材料的失真，使用人单位无法依据人事档案记载内容作出评价判断，更多的通过其工作实践和工作业绩来判断工作人员的能力和去留。所以“弃档”的现象越来越多，人事档案对个人的影响力逐渐降低，档案自身的作用日益弱化。究其原因如下∶

1.个人私利原因。人事档案在提拔、任用等方面是非常重要的参考依据，同时它又有保密性强的特征，因此出现为了个人私利想尽办法进行档案造假的现象。

2.档案制度与监督存在漏洞。当前的档案制度建设不够健全，尤其是监督力度方面。组织人事部门、档案行政管理部门都有监督人事档案工作的职责，但是在现实工作中经常出现重管理轻监督，重文书档案轻人事档案等现象，因此人事档案管理出现漏洞在所难免，造成信息虚假等现象，且不易及时发现。

3.领导重视程度问题。有的单位领导认为档案管理工作不是单位的主要工作，更不能产生直接效益，只要保存好，不要有遗失现象，不要有泄露信息的情况，日常的领导查阅、工作查询、教职工外调能够顺利进行就可以了，因此使人事档案工作长期处于被动应付的状态。

4.档案工作者自身业务素质原因。有的档案管理工作人员在日常的档案收集、鉴定、整理过程中不按规定执行；有的不能尽职尽责，数据不准确；有的分类混乱造成工作失误；更严重的，甚至给个人伪造档案信息提供方便。由此可见，档案工作者的业务素质需要提升，档案管理的规范化和管理水平亟待提高。

（二）人力资源管理改革的影响

随着国企改革及劳动合同法的实施，国有企业已打破了“铁饭碗”用人制度，职工对企业的依附性逐渐降低，再就业现象迅速增加。企业在选拔人才时不再以人事档案为主要参考依据，甚至以往调动工作中涉及到的户口、档案和手续都不需要，而是以职工的实际工作能力和业务水平为重点，通过劳动合同对员工进行制约。这样一来虽然解决了人员流动问题，但是人事档案逐渐形同虚设，不利于国家对人才的掌控和人力资源管理的有序发展。

相比之下，事业单位改革相对滞后，人事管理制度本身的局限性，造成了对人才流动的限制，特别是高等院校为了留住有学识、有才华的人才，经常出现通过卡、扣档案来限制人员流动，档案制约人才的情况尤为严重。高等院校人员素质、学历、学位层次普遍较高，特别是岗位的专业技术性较强。由于以上原因，高等院校人员对继续学习深造的需求格外强烈，人员流动性较大，但是人事档案却成为人才流动的绊脚石。如何更好的调配、合理的流动、充分的利用这类人才，为他们提供优秀的平台，发挥知识型人才的最大价值成为高等院校干部人事档案管理急需解决的一大问题。

（三）人事档案的信息化程度有待提高

随着计算机管理水平的不断提高，各种软件迅速开发利用，人们逐渐适应了计算机操作，纸质材料逐渐被电子资料取代。许多机构原本提供的纸质材料已不再要求，比如人员流动后需要入档的养老保险关系转移函已经不再要求提供，每年的养老保险手册清单也不再打印，社会保险业务大多都要求通过网络和信息系统进行。这些现象都迫切要求档案管理要适应社会发展，信息化程度要迅速提高。目前人事档案管理信息技术水平低下，亟待提高。

二、事业单位人力资源管理改革的重大突破

近年来，人力资源管理制度改革不断深化，管理制度不断完善。首先，事业单位推行了全员聘用制，通过公开招聘选拔人才，签订聘用合同。合同期满后，人员有了自由流动的机会，单位必须按相关规定转移人员的档案和工资材料，使人事档案的转移有了保障，杜绝了单位为了留住人才，利用卡、扣人事档案的手段制约人才合理流动的情况发生。

随着事业单位人事管理制度改革的深入发展，高等院校、公立医院取消了事业单位编制管理，保留事业单位性质。这两类事业单位的终身制率先被打破，工作人员即将告别事业编制，原有编制逐步自然减员，最终单位的全体人员转为合同制。取消编制后人员的性质发生了变化，编制不再是人才流动的障碍，人员可以自由流动，有出有进，更便于人才的社会化管理。

三、新形势下人事档案管理应该从自身及外部进行改革

随着事业单位人事管理制度改革的深入，事业单位出现了知识型人才流动加速的新状况，人事档案管理的作用逐渐趋于弱化，人事档案管理工作如何适应形势发展的需要，笔者认为应该从自身及外部两个方面进行改革：

（一）改变人事档案管理权限。人事档案管理可以考虑不再由单位的人事部门管理，应当单独成立专门的档案管理部门。比如，把目前的多头管理改成集中管理，建立国家人事档案中心，下设各级管理中心，集中管理各地区的人事档案，如美国的国家人事文件中心、人事管理总署等。这样一来，管理档案部门可以中立的、公正的管理人员档案，有明确的管理制度，责任分明，相对独立，不仅能够很好地遵守国家相关档案的法律、法规和条例，而且可以更好地接受社会各界的监督。如此一来，既能够改进人事档案工作自身的不足，又能够使人事档案在改革的新形势下继续为人力资源管理做贡献。

（二）改进用人机制，合理利用干部人事档案。有的干部千方百计的弄虚作假，与当前用人机制非常有关。单位过于看重干部的人事档案，特别是在学历、学位方面，有的单位规定的学历门槛比较高，所以伪造证书、冒用别人学历的现象屡禁不止。要改变这样的局面，用人单位必须要改变思路和态度，比如可以把干部人事档案作为选拔人才的参考，而不是唯一依据。应该结合实际情况，侧重考虑干部本人的实际工作能力。

（三）改变人事档案管理的分类方法

传统的人事档案一般是依据人员的“身份”，分成学生档案、干部档案或是工人档案。随着国家人事管理制度的改革，笔者认为可以统一称为员工档案，然后根据具体岗位的不同进一步合理分类，这样将有利人事档案管理摆脱身份束缚，建立和谐环境，以利于人事档案管理工作进一步优化提高。

（四）加大依法监督力度，形成监督体系

我国目前干部人事档案方面的法律、法规比较健全，涉及到工作的每一个环节，但是不注意执行，不严格遵守，容易出现管理流于形式的现象。在督查工作中，必须规范规章制度，督促各部门和档案工作者严格规范的执行。对于干部档案造假等问题要严肃查处，严格按照程序追究干部本人及相关人员的责任，加大处罚力度等措施，把工作落到实处，杜绝干部档案造假现象的发生。

监督工作不仅需要各部门通力合作，而且需要发挥社会大众的力量。可以采取信息公开的形式，建立档案公务网，在注重个人隐私的情况下，通过网络适当公开部分内容，提高干部档案的透明度。

（五）提高干部人事档案工作者的素质和业务能力

档案管理相关部门必须切实加强档案工作者的思想和业务培训。加大人才培养力度，加强专业技术培养，打造一只业务和素质过硬的队伍，减少人为因素导致的干部档案造假问题，奠定档案工作的人才基础，推动人事档案管理工作的改革发展。

（作者单位：淄博市技师学院组织与人力资源处）