关于推进档案安全保障体系建设的思考

文・齐怀宁

关于推进档案安全保障体系建设的思考

文・齐怀宁

档案安全是档案工作的底线，直接关系到档案工作可持续发展和档案作用的有效发挥。当前档案信息化进展迅速，档案资源数量庞大，档案工作发展不均衡，档案安全面临前所未有的挑战。在档案工作中，虽不乏安全设施与制度，但安全体系建设不完善，贯彻落实不到位，存在不少档案安全漏洞和风险。为此，各级档案部门必须进一步加强档案安全工作，从物质、技术、政策法规等方面加快档案安全保障体系建设，确保档案实体安全和档案信息安全。

一、物质保障体系

作为档案安全保障体系中的基础部分，物质保障体系作用是确保档案材料、信息记录材料等档案实体的安全性，主要涉及到档案材料、档案环境及其资源等多方面内容。由于档案材料、信息记录材料一旦损毁无法逆转，因而必须进行有效的保护。无论是时间推移，还是各种环境、人为因素的影响，都会导致档案材料的物理、化学性能出现变化，难以避免地出现老化、损毁等问题。为了保障档案材料的安全性，既要从档案材料选择、档案保管环境等方面出发，选择耐久性较好的材料作为档案信息载体，又要按照《档案建筑设计规范》要求，为各类档案提供一个适宜、安全的保存环境。

（一）档案材料安全保障

对于纸质档案材料来说，种毛纤维、韧皮纤维都是较佳的材料，因而应选择纤维素含量高、耐久书写纸，以实现长期保存的目的。为了保护字迹，应选择墨、墨汁、墨水等耐久性较佳的书写材料。同时，注意避光、避高温、防潮、防有害气体及酸碱物质等。对于声像、光盘等材料而言，应注重保持库房空气的清洁度，加强温湿度控制，并加设硬质纸套、加膜保护等，多角度出发加强保护。对于胶片档案而言，应通过装具、库房管理等方面出发进行实时、科学保护。装具最好选择不锈钢或防腐处理过的金属材料。档案管理部门应加快建立专用档案库房，配备相应的设施，构建档案特藏室，改善档案保管条件，优化档案资源配置，加强档案资源的保护。

（二）档案环境及资源保障

档案库房应科学选址，确保密闭性、清洁度、空间适宜、环境良好、抗震防盗，远离污染区，优化档案库房内外部环境。档案建筑宜独立建造，当确实需要与其他工程合建时，应自成体系并符合建筑规定。建筑内部布局和功能要合理，建筑结构符合抗震、承载等安全要求。档案库房应配备必要的安全装备，包括空调、除尘、温湿度、杀虫、消防、修复设施等，有条件的应配备库房恒温恒湿设备、火灾自动报警系统、灭火系统、视频监控系统、门禁系统等，建立统一的计算机控制平台，使档案馆库、档案安全设施设备的配备与运行、档案信息系统建设运维等与档案安全要求相匹配。

二、技术保障体系

技术保障体系主要涉及到传统载体技术安全保障与现代技术安全保障，前者需要根据我国传统档案安全保障技术方法的基础上创新优化，形成有效的技术保障措施，后者则需要引进现代化信息技术，建立起信息化技术保障系统。

（一）纸质档案技术保障

我国传统档案载体多为纸张，为了保障纸质档案的安全性，必须加强保管与修复工作。一是应通过优化库房环境，加强传统的“八防”措施，注重档案装具、装帧，避免档案受到过多的机械磨损，达到防虫防潮的目的。同时，应做好驱虫工作，从防、治两方面出发，避免有害生物侵蚀纸质档案材料。二是应做好纸质档案的修复工作。对受损档案，可以采用去污、去酸、加固、装裱等技术加以修复。三是加快纸质档案数字化工作力度。首先，从珍贵档案、利用率高的档案入手，逐步实现全部纸质档案的数字化，方便利用的同时，减少因频繁调阅对档案造成的损害。其次，确定合理的扫描分辨率和存储格式，提高档案数据质量，加强数字化过程中的档案实体及档案信息的安全管理。

（二）现代信息化技术保障

与传统档案不同，电子档案的特点决定了其具有更大的不确定性和风险性，为了保障电子档案的安全性，必须识别其安全风险，并采取相应的技术措施加以规避。对于电子档案而言，其安全风险主要源自于电子档案内容不规范、归档程序不科学、缺乏统一的规范和标准、技术水平低下等方面。因此，必须加快制定标准、规范的电子档案安全规划，由国家档案管理部门牵头，创建专门的机构用以研究电子档案安全保障战略，构建起信息技术环境下的综合防火墙，探索电子档案风险规避机制，保障电子档案的完整性、真实性、可靠性、安全性。此外，还应注重技术升级，确保档案信息安全，积极引入新技术、新材料、新方法，全面推行等级保护，形成科学完善的档案信息安全工作制度，搭建档案利用信息安全平台，全面推行基于访问控制的电子文件加密制度、电子文件数字签名制度、档案信息安全责任制度，并将责任落实到人，若存在安全问题并引发不良后果的，应追究其法律责任。同时，建立电子档案容灾备份制度。科学确定备份策略，采取“异质多套”的备份方式，将电子档案按照长期保存、查阅利用、容灾备份的不同需求，分别将数据备份至磁盘、光盘、磁带等存储介质上，建立在线备份与离线备份相结合的备份方法，确保电子档案的绝对安全。

三、政策法规保障体系

当前我国档案法、国家档案行政法规等针对档案安全都有明文规定，各级档案馆也制定了相应的档案安全管理规章制度，但不够精准、不能全覆盖、不成系统。为了构建完善的档案安全保障体系，必须运用法治思维，完善安全管理制度体系。

（一）政策法规保障

第一，加快修订、完善档案法，进一步充实档案安全的有关内容，加强档案执法检查，增加行政处罚措施，加强档案工作的监督力度，对于违反法律法规行为的，应依法追究其责任。第二，针对档案安全许可制度，应及早立法，实行准入资格许可制，要求档案新进人员须经过业务培训后持证上岗。同时，应推行档案馆建设许可制，对于违规、低质建筑应追求其法律责任。第三，加大档案安全经费的投入力度。可按照每卷档案3元的标准配套档案保护专项经费，为档案安全提供足够的资金保障。第四，积极采取新手段加强安全管理，加强档案安全理念和风险意识，注重人力资源建设，提高相关人员档案安全技能和水平，为档案安全工作提供人才支撑。

（二）制度保障

一方面，应完善配套安全管理制度，要求各级部门应严格加以执行，根据国家档案局的综合评估要求，确保制度的完善与落实到位。具体而言，应构建完善的档案归档、整理、查阅利用、日常管理维护、保密、信息安全管理、鉴定销毁、出入库管理、安全追责等制度，确保责任到人、落实到岗，严格根据规章制度办理。另一方面，应加快推进信息安全保密制度的建设。坚持上网不涉密、涉密不上网的原则。安装最新、最高效的防病毒、防木马、防恶意盗取档案资源的软件，限制登录权限，定期开展病毒检查，建立完备的数据库系统，做好备份工作。此外，还应加强档案应急管理制度的建设。对于难以避免的自然灾害，应构建突发事件应对防范机制，并制定完善、可行的应急工作预案。

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[1]国家档案局外事办公室编译. 永久保护真实电子文件（国际学术报告会报告集）[M]. 北京:中国档案出版社， 2003 : 2931 - 2933.

[2][美]CharleSPPneeger， ShariLawreneoPfleeger（著）. 李毅超， 蔡洪斌， 等（译）. 信息安全原理与应用（第三版）[M]. 北京 : 电子工业出版社， 2004 : 613 - 614.

[3]肖文建， 戚红岩. 重大自然灾害中档案文献保护研究现状及述评[J]. 档案学研究， 2010， 11 （05） : 352 - 355.

（作者单位：博兴县疾病预防控制中心）