农业院校科技档案服务方法的拓展分析

文/马国胜

农业院校科技档案服务方法的拓展分析

文/马国胜

在对农业院校科技档案服务模式和档案利用状况调查的基础上，研究了如何提高农业科技档案的服务质量和服务水平，分析了如何拓展农业高校科技档案服务的方式和方法，总结出了具体有效和操作性强的农业院校科技档案系统的服务方式和方法。

拓展；农业院校；科技档案；服务方法

农业科技档案是一类开放度较高、受众面较广、应用价值较大的信息资源。农业科技档案的服务要在遵守国家《档案法》和《保密法》的基础上，有范围、有目标地开展服务工作，使之不但要为高校的农业科研和教学工作提供学术服务，并要为农技推广部门及广大农民提供成果应用服务。笔者对涉农高校的科技档案服务模式和利用状况进行了调查，结果表明，农业院校的科技档案利用率极低。为了提高农业院校科技档案的利用率，使科技档案发挥应有的价值，推广农业院校的科技成果，笔者对农业院校的科技档案服务方法进行了探索分析，研究总结了农业院校科技档案的系列服务方式和方法。

一、编制各种形式的科技档案检索查阅工具，提高农业科技档案的服务质量

科技档案的服务质量主要包括科技档案的查阅检索速度和查阅检索的准确性。为了给农业科技档案的利用者提供优质服务，高校档案馆必须以提高档案的查阅检索速度和准确性为切入点。

1. 编写农业科技档案专题索引，提升科技档案的查阅速度

在当今电子信息化时代，许多档案馆尤其是高等院校的档案馆都实现了档案的计算机管理，档案信息的电子数据化不仅可以提高档案的现代化管理水平，而且，可以实现档案利用的现代化。为了提高科技档案的查阅速度和查阅质量，农业院校档案馆（室）可根据自身的学科特点、专业设置、科研领域以及优势学科等编制学校专题科技档案数据库，根据专题档案的题名、主要内容或摘要编制出科技档案专题索引，如：题名索引、关键词索引、研制者索引、成果分类索引等，利用计算机编制检索工具，使学校科教工作者明确学校科技档案的资源信息，根据查阅内容按照索引快速找到所需要的专题档案，提高科技档案的检索查阅速度。

2. 编制各类农业科技档案目录，提高科技档案查阅的准确性

为了提高科技档案的服务质量，使农业科技档案利用者能够快速准确查找到所需档案，档案馆有必要对馆藏科技档案进行分类编制目录。农业院校档案馆（室）可对馆藏农业科技档案按照学科专业或成果形式进行分类，组织人员系统编写《科技档案案卷目录》、《科技成果档案案卷目录》、《科研专利档案案卷目录》、《科研项目档案案卷目录》、《科技论文档案案卷目录》、《科技出版物档案案卷目录》等科技档案案卷目录。科技档案案卷目录对科技档案的利用具有很好的便利性，档案管理人员在问清楚查阅者所需科技档案的学科类别或成果形式后，可对照相应的科技档案案卷目录快速检索档号，利用检索到的档号就可准确找到所需科技档案，提高了科技档案的服务质量。

3. 编制农业科技成果档案专题数据库，提高科技成果档案的服务质量

高校的科技成果是利用率较高的档案，尤其是农业高校的科技成果，是可直接产生经济效益的一类档案。如，某地农业技术推广站为了提高当地的农业经济而推广某项农业科技成果，需要查阅该项科技成果的适宜推广地区等档案信息；学校某位教职工为了申请科研项目或为了个人评定职称需要查阅科技档案，就需要准确快速地找到相关科技成果档案。学校档案馆（室）可结合“南大之星”等档案管理软件编制本校科技成果专题档案数据库，如：西北农林科技大学植物育种成果专题库、科研专利专题库、计算机软件著作权成果专题库、行业标准专题库等，为科技成果档案利用者准确快速查询科技成果档案提供便利，充分发挥计算机检索在科技成果档案查阅过程中的便捷性，为农业院校科技成果的推广应用搭建桥梁，提高农业科技成果档案查阅的快速准确性。

4. 利用农业科技档案编研产品，提升农业科技档案的服务质量

科技成果的编研是提升农业科技档案服务质量的有效方式，农业科技档案利用者可借助编研产品快速准确筛选出所需科技成果。农业院校档案馆（室）可组织档案管理人员在校内和涉农单位进行农业科技档案编研的专题调研，在对本校科研动态和农村生产实践认真调研和分析的基础上，对照本校馆藏科技成果档案进行系统研究，掌握本校科研工作、教学工作以及地区农业生产中急需的农业科技成果档案和科研动态，有针对性地进行科技档案信息的搜集和汇总。科技档案编研时，要集合一些实用、适用、有一定的农业经济效益和推广价值的农业科技成果档案进行专题档案编研，要使科技档案编研产品既能对本校科研教学工作产生启发借鉴作用，又要对农业科技成果具有推广意义，还要对农业生产具备一定的经济效益。

二、采取多种形式宣传科技档案信息资源，提升农业科技档案的服务水平

我国的科技成果尤其是农业科技成果的推广率普遍偏低，许多农业科技成果被束之高阁，究其原因，主要是科技成果的宣传工作未做到位。因此，对于农业科技档案信息进行广泛宣传，提升农业科技档案的服务水平，可扩大和提高科技成果的推广面和推广力度。

1. 与高校各学科和管理部门密切协作，宣传农业科技档案资源

高校档案馆（室）要与各专业学院、科研管理部门、农业科技推广部门加强联系，使各专业学院、科研管理部门、农业科技推广部门明确档案馆（室）的馆藏科技档案资源，发挥它们的工作特点和优势，将学校最新农业科技成果和科研动态，及时有效地宣传给学校科教人员、学生、农业生产管理部门以及广大农村，扩大农业科技档案资源信息的宣传面，使学校科教人员、学生、农业管理部门、农技推广单位及时掌握学校最新科研成果的信息。这样既为学校科教人员展示了最新科研成果，也为农业管理部门和农技推广单位提供了最新科技成果信息。

2. 与各级农业科技管理部门合作，拓展农业科技档案的服务面

农业高校档案馆（室）要加强与地方农业管理部门、农业科研单位及科技推广单位的交流与合作，［1］如与咸阳市农科所或宝鸡市农业技术推广站合作，将学校编印的各类科技档案的案卷目录，如：《科技成果档案案卷目录》、《科研专利档案案卷目录》、《科研项目档案案卷目录》以及学校科技档案的编研产品介绍给这些单位，通过他们再介绍宣传给广大农民和农村市场，及时宣传推介学校的最新农业科技成果和培育的农作物新品种，使各级农业管理部门、农业科研单位、科技推广单位、农村专业合作社及广大农民了解学校的馆藏农业科技档案资源及最新科技成果信息，如最新育成的蔬菜或果树新品种，由此拓宽农业高校科技档案的服务面并推广高校的科技成果。

3. 建设农业科技档案展览室，扩大农业科技档案的服务面

农业高校档案馆（室）在条件具备的情况下，要发挥档案馆（室）科技成果信息准确、全面、权威的优势，可建设农业科技成果和植物新品种展览室。展览要集合学校的优秀科技成果、最新科技成果及实用科技成果，将这些科技成果以图文并茂的形式进行生动形象地宣传展示，使来校办事、交流访问、参加会议的各级各类人员充分了解学校的农业科技成果及科研动态，及时有效地将学校的农业科技成果信息宣传出去，扩大农业科技档案的服务面并有效推广学校的科技成果。［2］

4. 制作各类形式的科技档案载体，提升农业科技档案的服务层次

农业院校档案馆（室）对馆藏的信息性科技成果，如旱地小麦水肥调控栽培技术等，可制作成光盘、多媒体音像、图表等形式进行宣传展示。［3］对于物化性科技成果，如西北农林科技大学育成的小麦或玉米新品种，可通过与学校农作物育种课题组协商制作标本进行实物展示，向学校科教人员和各级农业技术推广人员及社会宣传展示学校的最新育种成果和农业科技获奖成果，为科技成果档案的利用者和馆藏科技档案搭建桥梁，推广农业院校的最新科技成果，促进地方农业经济的发展。

5. 积极参与各类农业科技活动，开拓农业科技档案服务新局面

要及时了解和积极参加与学校相关的各类农业科技活动，如每年3月份举办的“科技之春”宣传月活动，积极主动参与这类农业科技活动。在科技活动中要采用各种方式，如广播宣传、举办专题活动、印发宣传册、宣传单等，广泛宣传学校档案馆（室）的农业科技档案资源。使参与科技活动的各类人员充分了解学校档案馆（室）的馆藏科技档案资源、科技成果信息，并使他们代为宣传，由此拓展农业科技档案的宣传面，及时有效地推广学校最新农业科技成果，如将西北农林科技大学最新培育的植物品种或最新研制的某类农作物栽培技术，及时宣传推介给适宜地区的广大农民和农技推广单位。

6. 上网发布最新科技成果信息，提高农业科技档案服务水平

在当今信息网络化时代，我国农村尤其是城市近郊农村基本实现了宽带网络覆盖，农业高校档案馆（室）要加强农业科技档案信息的网络化建设。在遵循国家《档案法》和《保密法》的基础上，有计划、有步骤地建设农业院校科技档案共建共享协作网。在网络建设中，农业高校档案馆（室）应根据自身的特点结合学校网络发展，使自己的网络能与当地政府网站或当地科技信息网或国家科技信息网链接，以实现科技信息资源共享，［4］在其网站发布学校最新农业科技成果信息，促进高校科技成果的转化，并推动科技档案信息资源共享。

通过拓宽科技档案服务的方式方法，可搭建起农业高校科技档案和利用者之间的桥梁，使农业科技档案充分发挥其应有的价值。提升农业科技档案的服务质量和服务水平，不仅可推动农业高校教学和科研工作的更好发展，并可有效推广高校的农业科技成果，促进农业科技成果尽快转化为现实生产力，提高广大农民收益，进而促进我国农业经济的健康发展。

（本文系西北农林科技大学科学研究基金［中央高校科研业务费专项资金资助］项目“农业院校科研档案创新型服务模式研究”的成果，项目编号：2014RWYB28）

（责任编辑：杨秋梅 ）

［1］ 王缨.农业科研档案资源开发浅析［J］.科技档案，2005，（1）.

［2］ 帅雅娟.浅谈科技档案信息的开发利用［J］.科技档案，2006，（4）.

［3］ 宫清.浅谈农业科技档案的资源共享［J］.兰台世界，2010，（12）增刊.

［4］ 闵庆翠.农业科技档案开发利用的思考［J］.兰台世界，2006，（4）.

Extension of Sci-Tech Archival Service Methods in Agricultural Universities

Ma Guo-sheng

G275.3

A

1005-9652（2016）02-0093-03

马国胜（1970 —），男，陕西杨凌人，西北农林科技大学档案馆馆员，硕士。