关于民生档案提供利用情况的探讨

文/田 凯 汪 兵

关于民生档案提供利用情况的探讨

文/田 凯 汪 兵

民生档案所涉及的都是关于百姓切身利益的档案，是社会活动管理中维护百姓基本权益的原始凭证，但我国民生档案在提供利用方面存在着制度不健全等不足。提高认识、完善管理制度，有利于调高民生档案的服务和利用水平，对于民生档案的发展将起到一定的推动作用。

民生档案；提供；利用

一、民生档案的概念、类型、特点及民生档案的利用形式与意义

（一）民生档案的概念

民生档案是国家机关单位、社会组织及个人在社会实践中形成的历史记录，是对百姓民众权益进行维护的历史凭证，是“百姓民众最关心、最直接、最现实的切身权益问题”在档案管理实践工作中的集中表现。民生档案包括着各种各类和民生相关的专门档案，是政府及各机关单位对于保障民生与改善民生的得力工具。［1］生存和发展是我们社会上所面对永远不变的话题，我们现在所建设的社会主义人文社会，其本质就是对广大百姓民众的民生总体水平进行提高，使我们的社会保障体系变得越来越优越。［2］

（二） 民生档案的类型

据天津市西青区立档单位及下属机关所保存的民生档案，我们可将它们分成6大类，共50小类。6大类分别为社会管理、房屋居住、养老救助、医疗卫生、劳动保障、教育管理。其中：

1. 社会管理下分为：

（1）独生子女的管理 （2）再生育行政审批管理（3）征服社会抚养费用 （4）独生子女的救助（5）矫正劳教人员 （6）身份证底卡编码管理 （7）户籍管理 （8）公证管理 （9）社会优抚 （10）丧葬管理（11）社会委员会老干部 （12）收养儿童 （13）婚姻档案 （14）民族身份更正管理 （15）华侨身份认证管理。

2. 房屋居住分为：

（1）拆迁工程管理 （2）产权抵押管理 （3）房屋鉴定 （4）挤占腾退管理 （5）私房管理 （6）经营售房管理 （7）保障性住房管理 （8）房屋产权管理（9）土地登记管理 （10）房改拆迁售房管理。

3. 养老救助分为：

（1）高龄人的审批管理（2）老龄化的日常管理 （3）残疾人审批管理 （4）残疾人恢复救助管理（5）残疾人的教育及再就业管理 （6）社会救济的审批管理 （7）社会专项救济管理 （8）社会临时的救助管理。

4. 医疗卫生分为：

（1）医疗及健康管理 （2）社会卫生监督管理。

5. 劳动保障分为：

（1）个体工商人员税收管理 （2）百姓个体的税收管理 （3）个体工商户开业与歇业管理 （4）社会知青审批的管理 （5）社会组织单位招工和录用管理 （6）社会福利保险管理 （7）医疗救助保险管理（8）劳动仲裁管理 （9）社会组织单位工伤审批管理（10）劳动能力的鉴定 （11）社会各单位离退休审批管理 （12）人事档案管理。

6. 教育管理分为：

（1）学籍的管理 （2）学生的表彰管理。

（三） 民生档案的特点

民生档案除了具备普通档案的所具有的一般特性，还具备一般特性之外的特点。

1. 广泛性。

广泛性是指民生档案所涉足的群体、范围、领域之广泛。目前随着我国经济发展，我国在养老、医疗、住房、教育、社会保障、城乡改造等惠民政策的不断发展与完善，全社会的公民他们每个人在办理每一项社会活动时都会形成民生档案。

2. 种类多样性

种类多样性是指从民生档案的各大类及每大类下包含的每小类。民生档案所涉及的群体、范围、领域之广泛，对百姓民众各个方面的生活均有触及，因此使得产生的民生档案种类之繁多，数量也很庞大。［3］

3. 动态性

动态性是指关于百姓民众的民生档案工作永远是处在动态的变化之中。随着社会各单位、各机关部门、各组织在给社会民众办理各种民生事宜而产生的民生档案会不断变化，这样的变化使得民生档案具备了动态性这个特点。

4. 人本性

人本性是指在民生档案形成的过程中它是以人为基本单位进行受理的，人是民生档案形成的最基本的特点。

5. 现行性

在现实实践活动中，民生档案具有显著的现行性。民生档案所具有的现行效力和价值意义可能会持续一个人的一生或许更长的时间。

（四） 民生档案利用形式及意义

档案的提供利用工作是直接为建设社会主义事业工作的一种手段和工具，档案的利用形式和途径包含有多种：

1. 阅览室

阅览室是档案馆（室）集中接待社会档案利用者的场所，是最为直接的对档案进行传播和获取档案信息的地方。进行阅览室的开辟是对百姓民众提供档案服务最为主要的途径和方式之一。

2. 外借

档案的外借方式要经过严格的制度和程序，经过一定的手续将其带出档案馆（室）进行使用。

3. 制发复印本

根据档案的原始原件材料对其制发各种复制本，是我们进行档案利用工作的一种重要方式，它包括内供复制和外供复制。外供的复制又是实现科技档案有偿交流的一个途径和方法。

4. 展览

档案的展览室根据一定的需求，并按照一定的主题，较为有序的对档案进行陈列。通过介绍和展览这些有关档案的内容和物件而达到提供利用的目的。

5. 制发档案证明

档案证明是一种书面材料的证明，它是档案的保管单位、组织、机构向来申请询问、核查某种事实与结果的利用者出具的在所藏档案中有关记载材料。

6. 参考咨询

档案馆（室）的关于参考咨询工作，是档案馆（室）组织机构内的工作人员根据档案方面的专门实际知识和解答使用方面问题的方法，向利用者提供一项关于档案的利用信息及其情报的服务工作。

档案提供利用的意义重大，对机关单位社会有重要的查考凭证作用与意义，同样对人们社会生活活动中的重要参考起着重要作用，是宣传教育工作重要的材料来源。

二、民生档案提供利用工作存在的问题

（一） 民生档案提供利用的管理制度不健全，管理工作不到位

由于民生档案出现得较晚，到今天为止我们对民生档案工作的任何一项工作指标都没有一个标准，在一定程度上呈现出一种随意、散漫的态度与趋势。［4］

（二） 对于民生档案的保管工作重视而对待利用工作态度轻视

民生档案的工作人员大多每天都是忙于对民生档案的收集、整理、保管、除尘等工作上，而大大忽视了提供利用工作的开发。［5］

（三） 民生档案的利用效力低

很大一部分民生档案存放在档案馆（室）内得不到利用，这在很大程度上阻碍了档案工作的开展和档案事业的发展。［6］

（四） 对民生档案产生社会效益的忽视

在民生档案提供利用过程中，各机关单位的档案馆（室）的工作人员对民生档案大多进行借出、归还数据的详细记录，这确实在客观上反映了档案价值、归档情况、档案利用等情况。［7］但是大多忽略了对民生档案提供利用产生的社会效益和经济价值进行统计。这在一定程度上也严重阻碍了民生档案工作的发展和档案事业的进程。

（五）在民生档案提供利用过程中，只记录其利用单位，而未对其深层次进行了解

在民生档案提供利用过程中，各机关单位的档案馆（室）的档案工作人员应该还需对其借阅利用目的进行深度挖掘，如“工作参考”、“提供升职依据”等等，这都是对档案工作进行一个信息反馈。

三、解决民生档案提供利用方面问题的相关对策

（一） 对民生档案利用工作的制度进行完善

我们应建立健全一个完善的民生档案提供利用工作的管理制度，这样就会使得我们的民生档案提供利用工作能够得到更好的发展，使得我们的档案事业得到更好的发展。

（二） 对民生档案提供利用工作提高认识，努力进行观念上的创新

各机关单位档案馆（室）工作人员应努力提高对民生档案作用的认识，提高民生档案工作对民生档案利用价值的认识，创新观念。

（三） 加强对民生档案的宣传，满足百信民众的需求

民生档案提供利用工作效率之所以低，很大程度上在于多数百姓民众对民生档案的认知少。各机关单位档案馆（室）应利用社会主义市场经济加大宣传，从而推动民生档案工作的发展。

（四） 加强对民生档案利用产生的社会效益与价值进行记录

我们今后民生档案提供利用方面的工作还要对民生档案提供利用工作所产生的巨大社会效益与价值进行详细的记录。这些数据能促进民生档案提供利用工作的改善。

（五） 对民生档案利用工作进行深层次挖掘

在民生档案提供利用工作过程中，要对其进行深层次的挖掘。在民生档案编研工作时，我们要做到既重编又重研，结合实际情况，从众多的档案信息中找出有规律性的。

四、民生档案利用工作的展望

今后民生档案提供利用的工作方向要向服务民众方向发展，要树立“服务民生与服务业务并重，服务领导与服务群众并重”的利用观念。综上所述，民生档案涉及千家万户，和每个人的利益相关，在百姓的利益得到合法保护的情况下，去促进推动社会主义社会发展。

（责任编辑：李淑芳）

［1］ 严永官.论"民生档案"［J］.档案管理，2009，（1）.

［2］ 李利华.关于建立民生档案工作的几点思考［J］.兰台内外，2010，（3）.

［3］ 曹航，宗培岭.民生档案：概念质疑与思考［J］.浙江档案，2009，（2）.

［4］ 芦鸿雁.档案利用工作存在的问题与应对措施［J］.兰台内外，2010，（1）.

［5］ 肖少芬.高校档案利用工作的制约因素及对策［J］.机电兵船档案，2009，（3）.

［6］ 张煜明.关于档案利用问题的思考［J］.档案学研究，2006，（3）.

［7］ 曹航，宗培岭.民生档案的概念解析与价值指向［J］.档案管理，2009，（2）.

An Exploration of The Utilization of Livelihood Archives

Tian Kai Wang Bing

G273.5

A

1005-9652（2016）02-0087-03

田 凯（1991—），男，天津人，天津师范大学，硕士研究生。汪 兵（1965—），女，天津人，天津师范大学管理学院档案学系，副教授。