对争创省档案工作科学化管理规范测评示范单位的探究

文·崔红

对争创省档案工作科学化管理规范测评示范单位的探究

文·崔红

《山东省档案工作科学化管理规范》（以下简称《规范》）是新形势下加强和改进全省档案工作、促进档案事业创新发展、科学发展的纲领性文件。《山东省档案工作科学化管理规范测评办法》（以下简称《办法》），则对档案工作任务进行了细化分解，对档案工作目标提出了具体要求，给出了档案业务工作、信息化建设、安全保障和服务利用等方面的方向和指南，对做好档案工作具有极强的指导意义。

《办法》下发后，济南铁路局通过年度工作会对争创工作进行了部署。为促进单位的档案工作科学化管理，局属各单位依据申报条件和程序，经过主动沟通、自身分析，约 98%的局属单位申请参加测评，2%的单位申请示范单位，个别单位因机构调整和单位新建等原因拟档案规范管理后尽快申请参加测评。济南铁路局济南机务段（以下简称“济南机务段”），是铁路局第一个通过“山东省档案工作科学化管理示范单位”测评的单位。本文将结合济南铁路局组织的争创工作，作以下思考。

一、存在的问题

1.对争创工作有畏难情绪。《规范》和《办法》内容全面、细致，目前虽有75%的局属单位申报先进单位，但他们对申报示范单位有顾虑，担心工作不细致、不到位，达不到标准，尤其有些工作需要相关部门配合，担心效果不佳而不能达标。另有92%的单位自知自己一些基础工作有差距，所以不敢申报。

2.档案编研、工作创新等方面欠缺。95%的单位平时主要从事档案收集、整理、利用等工作，在档案编研、工作创新方面举步维艰、无从下手，离《办法》要求相差甚远。

二、改进措施

（一）深入学习《规范》《办法》，制定工作目标

为保证争创工作持续、有序推进，铁路局本着积极推进、稳扎稳打的原则，制定总体规划并选定试点单位。组织召开试点单位会议，学习先进经验、明确工作目标、研究争创办法、布置工作任务。组织档案专业人员认真研读《规范》和《办法》，深刻领会、全面理解、准确把握其精神实质和主要内容。敦促各单位以《规范》《办法》为标准，逐条对照检查自身工作，对工作进行全方位比对，找到差距，提出解决方案。要分清哪些问题是可由档案部门解决的，哪些问题是需由单位领导解决的，哪些问题是由其他职能部门解决的，最终形成全面、系统的情况报告，并制订改进的时间表、路线图，明确工作目标和任务要求。铁路局指导济南机务段对照标准全面分析，制定了落实方案，找到了编研、创新等工作薄弱点，有针对性地进行了重点整改，效果明显。

（二）加强组织领导，制定保障措施

做好争创工作，关键在于行之有效的工作机制措施。要坚持档案工作集中统一管理的根本原则，认真落实归口负责、各方面共同参与的档案工作体制，铁路局在督导中对此有一票否决权。济南机务段的档案工作领导颇为重视，坚持把档案工作与其他业务工作同布置、同检查、同奖惩；重视制度建设，及时修订了档案管理细则和考核办法。建立了系统的档案管理网络体系。日常坚持档案工作例会制度，并认真落实“三纳入，四参加”制度。档案专业人员已负责档案工作十多年，保持了档案队伍稳定，档案管理网络运行效果好，奠定了良好的工作基础。

1.突出组织领导，夯实工作基础。铁路局建立健全了档案工作网络，成立由单位主要领导任组长的档案领导小组，并明确档案工作分管领导。及时充实调整档案工作领导小组成员，组建了专兼职档案人员队伍。年初把档案工作列入单位长远规划、年度计划及分管领导、相关人员岗位职责和工作标准当中，档案管理经费列入单位预算，档案室的库房建设纳入基本建设规划，有效保证档案工作健康发展。

2.结合实际，不断完善规章制度。为了使档案工作有法可依、有据可循，铁路局制定或重新修订了相关制度、办法。一是填补盲点。针对工作和重大活动中档案收集、整理、移交存在的制度空白，制定了《济南铁路局档案管理办法》《济南铁路局重大活动档案管理办法》和《济南铁路局档案管理考核暂行办法》等，以确保档案工作组织有序、行动有据、保障有力。二是固强弱点。为与实际相适应，铁路局组织各单位根据路局相关管理办法，修订完善各单位档案管理细则和档案管理考核办法等，并在此基础上组织各单位健全了档案库房管理、档案保密、档案借阅利用、档案鉴定销毁等制度，使档案的收集、管理、利用和移交工作走向规范化、制度化。

（三）统筹兼顾，重点突破

一分部署，九分落实。在全面把握文件的主要内涵和精神实质的基础上，重要的是正确执行，狠抓落实。铁路局组织指导各单位基础工作做扎实，难点工作重点突破。在具体落实上，要求各单位要充分结合自身实际，用文件中的标准检查自身工作，用文件中的思路指导业务工作和提高业务水平，把文件精神细化成利于执行、便于操作、有效落实的具体举措。

一是加强档案资源建设，管理规范。铁路局转发了《铁路归档文件整理规范》，并结合实际，提出了具体落实要求。举办培训班组织学习，明确各单位要强化收集、规范整理，确保档案资料系统完整、安全受控。要求各单位在制定下发规章制度基础上，明确各职能部门和相关人员的责任，认真从源头上做好档案的收集、整理和移交工作，避免档案资料流失。做到及时归档、分类合理、整理规范、编目系统、排列有序、检索方便快捷。严格落实档案库房“防火、防盗、防虫”等九防安全措施，确保档案资料安全齐全完整。

济南机务段多门类档案实现了集中统一管理，载体门类收集齐全、完整，档案整理严格规范、系统，检索体系完备，档案统计准确、有效，台账清晰、明了。特别是专门收集了老照片档案，丰富了档案室藏。建立了实物档案专柜，收藏了单位重要实物档案。各业务科室每年度档案移交都能够建立完善的交接手续。档案装具规范、整齐，装订整齐，整理规范。

二是实施档案信息资源共享工程。本着“利用优先、分步实施”的原则，铁路局档案馆与信息所共同研发了“铁路数字化档案管理系统”有序推进档案目录数据库、全文档案数据库、照片和多媒体档案数据库三个数据库建设，初步建立数字化档案馆。正在实现档案馆与局属单位档案室之间互联互通和档案信息资源数据库共建共享。

档案信息化建设是新形势下档案管理的创新发展。铁路局要求各局属单位将档案信息化纳入单位信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，加快推进档案资源信息管理标准化和信息服务网络化的进程。局属单位在路局统一开发管理系统基础上，进一步规范电子文件的归档与管理，建立全系统档案目录数据库和现行文件全文数据库，逐步推进传统载体档案数字化，逐步建成在线文件查阅中心，实现档案信息资源共享，有序提升档案管理水平。

济南机务段档案信息化建设起步早，实效明显。其软硬件设施设备齐全，应用系统实用，实现了覆盖全部室藏档案的数字信息体系，全部档案实现了数字化，档案信息系统与文件信息系统做到了有机衔接，档案安全能够得到保证，在全局起到了示范引领作用。

三是围绕单位中心工作，全过程服务铁路运输工作。机车履历簿是全面记载机车状况和检修记录的技术档案，专业性强，内容多。济南机务段将机车履历簿纳入档案管理。建立收进、移出、借阅电子台帐，使机车履历簿日常管理、记录填写、资料查找更加规范高效，为提高机车质量助力，为运输安全护航、助力。济南机务段这一特色做法受到铁路总公司机车履历簿专项检查的充分肯定。铁路局在全局业务督导中，对济南机务段的做法进行重点介绍，供各单位参考，要求各单位结合各自中心工作实际做好落实。

四是立足实际，做好档案编研工作。档案编研工作，许多单位档案专业人员感觉有难度。济南机务段从日常工作着手，注重工作积累，分别把30多年和20多年的档案利用效果、科研档案进行挑选、编辑形成了《济南机务段档案利用效果实例选编》《济南机务段科研成果汇编》。同时潜心编研档案成果、广泛搜集素材，编写了《济南机务段大事记1899-2014》，传承企业历史记载。此编研成果引起单位领导高度重视、同事们的争相传阅和全局档案专业人员同行的借鉴学习。

五是增强创新意识，以新思维谋划工作。新形势

下，企业档案工作面临着新要求新任务，应以问题为导向，抓住主要问题，有针对性地制定落实措施，推进企业档案工作的发展。依靠创新推动工作，是永恒课题。档案工作创新需要立足自身档案工作岗位，围绕“服务”做文章，在服务中求发展。济南机务段紧密结合单位的工作重点，主动开发档案信息资源，配合单位相关部门通过新媒体（视频专题片、网络警示教育基地），传播企业文化；制作了有关专题片，开展了专题展览，效果明显，努力做到企业的工作开展到哪里，档案服务工作就延伸到哪里，为单位各项工作开展发挥了重要作用。

济南机务段十年来坚持定期宣传档案法律法规，创办了纸质的《档案园地》，近年结合网络创新宣传形式，宣传范围更广、效果更好，提高了全员档案意识。

（四）结合档案检查考核充分发挥指导、监督职能作用

以指导促规范，以考核抓提升，不断加强基础工作、组织建设、业务建设、设施设备建设和开发利用工作。铁路局按照《办法》的要求，结合《济南铁路局档案管理考核暂行办法》，细化项点，制定了《山东省档案工作科学化管理规范测评 济南铁路局档案管理考核标准评定表》，在全局范围内开展档案工作科学化管理规范测评和检查考核。重点对档案资源体系建设、档案利用体系建设、档案安全体系建设中的业务工作进行检查，突出对档案整理工作、档案移交和接收工作、档案服务工作、档案馆库建设、档案安全保密工作、档案信息化建设等进行督导，不断完善、提高档案管理考核和争创工作，使档案管理工作扎实，稳步推进，确保档案安全管理，全面提高档案工作总体水平，使更多的单位尽快达到省科学化管理规范测评示范单位的标准。

（作者单位：济南铁路局档案馆）