市县级方志机构资料建设探析

徐李宁（桂林市地方志编纂委员会办公室，广西　桂林，541001）

市县级方志机构资料建设探析

徐李宁
（桂林市地方志编纂委员会办公室，广西桂林，541001）

指出了市县级方志机构资料建设困境和地方志资料建设的现实意义，提出了市县级方志机构资料建设阶段性目标，即在未来5年内，市县级方志机构成为拥有本地方方面面历史与现状最权威、最全面、最系统的资料，成为本地地域文化的百科检索中心。认为，要达到这个目标，就要依法收（征）集地方志资料，加强资料制度建设和规范化管理。

市县级方志机构；地方志资料建设；目标与方法

2015年4月，中国地方志指导小组组长王伟光在全国地方志机构主任工作会议上部署下一步工作时，紧随在“修志”“编鉴”之后提出要“大力加强资料建设”。2015年8月，国务院办公厅印发《全国地方志事业发展规划纲要（2015—2020年）》（以下简称《规划纲要》）。《规划纲要》提出今后5年的主要任务，其中之一是“强化地方志资料建设”。可见资料建设于方志机构的重要性和紧迫性。资料工作是方志界常论话题，但方志界所探讨的“资料收集、整理、考证、管理、使用”，大多围绕修志而谈。对尚未设立方志馆的市县级方志机构来说，地方志资料建设的目标是什么，以及如何建设，并不够清晰。本文试对市县级方志机构的资料建设作一粗浅探讨，以期抛砖引玉。

一、市县级方志机构资料建设困境

资料是地方志工作的基础。地方志资料建设，即地方志资料收（征）集的方法、手段、渠道、机制的设立与创新，以及资料保存管理、整理加工、综合利用等各个环节的制度建设与操作实践活动。

市县级方志机构在全国方志机构总数中占了绝大部分，是地方志资料建设的主体。经济发达地区的市县级方志机构，与不发达或不够发达地区的市县级方志机构，各方面条件差距很大，资料建设的困境也不尽相同。根据中指组在2015年4月全国地方志机构主任工作会议上提供的数据，全国市县级方志馆已建成的有300多个。即是说，有条件设立方志馆的市县级方志机构，仅占全国市县级方志机构十分之一左右。绝大部分市县级方志机构，在未来可以预见的若干年内，只有资料室。总体上来说，这些方志机构资料建设的困境，主要有以下几个方面：

（一）知名度低，职能形象模糊

2014年下半年，笔者所在的城市由市政府组织文化局、文物局、住建局、市委政研室、市宗教局、市委党史研究室等部门，分别就史前文化专题、古代水利文化专题、古代城池（堡寨）文化专题、古代石刻文化专题、靖江藩王文化专题、古街区古镇古村和名人故居专题、古代宗教文化专题、民国文化专题、非物质文化遗产专题等，展开调查（复核）工作。之后形成了12个专题共17册、配套数据容量120 G的调查成果。11月18日，调查领导小组举办仪式，正式将成果移交市档案馆和图书馆保存。而自称具有最全面、最系统地情资料的方志部门，本该成为地情资料接收方之一，却被人遗忘了。

这样的情况，在市县级方志机构中并非孤例。

方志机构，在方志漫长的发展历史中，一直是为修志而存在，与学术不搭界，与研究不沾边，与收藏更不相干。修完志，方志机构就完成了历史使命。方志机构收集资料，自古以来就是为修志服务。普通百姓不知方志机构；知道方志机构的官员和学者，对方志机构的认知也大抵如此。

从20世纪80年代开始，各地为新编地方志而设立方志机构。方志机构的工作内容逐渐丰富：修志书，办刊物，编年鉴，成立方志协会，出版各类地情书，举办地情宣传活动，开展方志理论研究，整理旧志，开发利用方志资源，在各种媒体上开辟地方志知识专栏，建立网站和地情资料数据库，立项和建设方志馆。总之，方志机构不再实行“一本书主义”，而是努力拉近与现实社会的距离，努力挖掘为现实经济社会服务的潜能。与过去相比，方志事业的发展取得巨大成就，方志机构公共服务能力和水平日益提高，涌现出不少类似余杭区志办等社会认可度较高的市县级方志机构。

然而，不可否认的是，很多市县级方志机构，全年的所有工作依然还是修志编鉴并沉陷于此，极少主动与相关单位团体合作开展活动，以此提高知名度，确立自身形象。在这些地方，许多人并不知方志机构；或知道方志机构修志，并不知道方志机构除修志编鉴之外还承担何种职能，以及能够为现实经济社会提供何种服务。因而，社会各界举办资料捐赠或类似文化活动时，鲜有人会记起该通知方志机构参加。

（二）资料收藏定位不清，地位尴尬

就收藏保存资料而言，原始凭证有档案馆，资料成果有图书馆，物质遗存有博物馆，艺术作品有美术（展览）馆，还有各类专题纪念（陈列）馆。这些馆的功能和作用早已深入人心。从地方志资料建设的资料地位来看，市县级方志机构是图书馆、档案馆、博物馆以及各类专题纪念（陈列）馆之间的尴尬存在。

（三）经费不足，资料采购和保存受限

对于许多没有方志馆的市县级方志机构来说，所谓最全面、最系统的地情资料，其实就是资料室书架上的几本志书。经费不足，许多必须的资料采购受到限制；资料存储所要求的温度、湿度、光线、防污染、防霉、防虫等条件也难以满足。田嘉在其《大力加强资料建设》讲话中指出，地方志资料建设，要扩大范围，“搜集的资料种类应当包括：档案、文献、图表以及调查记录，有重要史料价值的图书和报刊等文字资料；历史图像、照片、图章、票据、家谱、契约、证书、纪念章以及录音、录像带、光盘、磁盘等实物资料；歌谣、谚语、时尚流行的手机短信、网络语言、当事人的口述史等口碑资料”。［1］田嘉.大力加强资料建设［J］.中国地方志，2013，（5）.但是，对没有方志馆的大部分市县级方志机构来说，这样大范围的资料收集工作，主要是在开展修志工作时由承编单位进行，资料为修志服务。很多市县级方志机构本身，并不具备收藏原始资料的条件。

（四）人才缺乏，素质参差不齐

从20世纪80年代新编地方志成立方志机构，迄今已逾30年。不少市、县如今仍然把方志机构当成安排人的去处，无论是否适合方志岗位都调入方志机构。在不发达地区的市县级方志机构，下面这种情况尤为常见：满编的方志机构，却找不到几个真正能承担修志编鉴的人，只能聘人完成修志任务。笔者所在市，5个城区方志办全部是挂靠区政府办的临时机构；12个辖县仅有6个县有独立的方志机构。无编制或编制少，经费不足，人员素质参差不齐，缺少专业研究人员，资料建设服务修志编鉴尚嫌吃力，遑论服务方志事业发展和方志文化建设。

在知名度不高，职能形象未确立，地情研究专业人员缺乏，资料保存收藏条件不具备的情况下，市县级方志机构应如何定位自身的资料建设，才能脱颖而出？

二、地方志资料建设的现实意义

《规划纲要》提出强化地方志资料建设，建立能够全方位适应地方志编纂、地方志事业发展和方志文化建设需要的地方志资料保障机制。地方志资料建设的核心环节是资料收（征）集工作，而地方志资料收（征）集工作起源于志书编纂。离开了志书编纂，地方志资料建设必然是无源之水，无本之木。地方志是资料性著述，其资政作用、存史价值、教化功能的实现，均取决于地方志资料。所以，服务修志、满足修志工作需要必然是地方志资料建设的首要目的。

然而，地方志资料收（征）集的范围若只定位于编纂志鉴所需要资料，地方志资料建设的目的若只局限于为修志服务，则方志机构将始终远离火热的社会生活，方志事业的繁荣发展将永远只是一个美好的愿景。

2008年11月，中共中央政治局委员、国务委员刘延东在第四次全国地方志工作会议上的讲话指出：“推动地方志事业的发展，既能展示中华文化的博大精深和无穷魅力，也能体现现代文明与历史文明的一脉相承。在建设中国特色社会主义伟大实践中，进一步推进地方志事业的发展繁荣，对于促进社会主义文化大发展大繁荣，提高国家文化软实力具有十分重要的意义。”①《第四次全国地方志工作会议在北京召开》，人民网 www.people.com.cn，2008年11月6日。方志界已经逐步认识到，服务经济社会发展是方志事业发展的出发点和落脚点。从20世纪90年代首轮修志基本完成之后，各地方志机构编纂出版年鉴和各类地情书，为当地领导收集编撰每月大事记；建立方志馆，通过实物、文字、照片配以声、光、电和多媒体技术全面展示地情；开发设立地情网和数据库，为社会提供服务，等等，都是方志机构想方设法拉近本职工作与现实的距离，努力为现实经济社会发展服务的成果，也是方志界认识到地方志在发展中国特色社会主义文化和提升国家文化软实力中的地位和作用，努力推进地方志事业发展繁荣的结果。地方志工作中的志书、年鉴、地情书编纂，数据库、方志馆、地情网建设，方志理论研究、地情开发利用、地域文化研究，方志对外宣传等，无一不建立在地方志资料的基础之上。地方志资料建设的成就，决定了方志事业各个组成部分的基石坚实与否，是地方志事业可持续发展的生命所系和活力所在，也是方志机构服务现实的立足之本。

三、市县级方志机构资料建设阶段性目标

资料建设工作做得比较好的市县方志机构，如广东、江苏、浙江、山东、四川和陕西的一些市县级方志机构，其所属方志馆已建设成为地方文献收藏、地情展示与教育、地情研究与咨询、地情检索与服务、地方文化交流与活动的中心，能够全方位适应地方志编纂、地方志事业发展和方志文化建设的需要。这是所有方志机构资料建设要达到的总体目标。而目前，经济、文化不够发达地区的方志机构，尤其是县级方志机构，编制、经费、人员都不足，若是提出在未来5年内都要建设成为地情展示中心、地情教育中心、地情研究中心，显然是不切实际的。那么，市县级方志机构，应该制订一个什么样的资料建设目标才是具有一定挑战性又现实可行？古人云“法乎其上，则得其中；法乎其中，则得其下”。笔者认为，未来5年之内，市县级方志机构资料建设可实现的阶段性目标是：拥有本地方方面面历史与现状最权威、最全面、最系统的资料，成为本地地域文化的百科检索中心。

“拥有本地方方面面历史与现状最权威、最全面、最系统的资料”。通过两轮修志与历年地方综合年鉴编纂的资料积累，一般的市县级志方志机构，都应该有了达到这个目标的基础。在未来的若干年内，只要逐年进行有计划的补充完善，这个目标是可以实现的。

“成为本地地域文化的百科检索中心”。没有条件设立方志馆的市县级方志机构，无需与图书馆竞争图书集纳，不必与博物馆、档案馆以及各类专题纪念（陈列）馆比拼原始文档和实物的收藏。方志机构应该成为全市（县）地情文化部门合作的桥梁，整合全市（县）地情信息资源与资源共享，打造权威性的地情信息检索中心，最起码是本地特色文化、地域文化百科检索中心，夯实地方志系统的地情信息服务基础，为将来进一步发展志、鉴、库、馆、网并举，全方位推进的工作新格局奠定基础。市县级方志机构的资料建设，至少应达到这样的水准：社会所需要的任何地情信息，方志机构都可以检索到，或者是系统完备的，或者是线索。如清末临桂词人王鹏运，方志机构有其生平资料介绍，有其今存主要著述目录以及著述保存处索引，有其亲属及后代的现状情况，有其墓葬详细资料，还可提供本地的王鹏运资深研究人士联系方式。总之，只要到了方志机构，就一定有收获。即使方志机构未存有想要查找的地情资料，也一定可以提供线索。当方志机构建立了这样的知名度，社会各界凡要找资料，首先就会想到方志机构。

四、依法收（征）集地方志资料

地方志资料建设的最基础环节、最核心的工作是资料的收（征）集。《地方志工作条例》第十一条：“县级以上地方人民政府负责地方志工作的机构可以向机关、社会团体、企业事业单位、其他组织以及个人征集有关地方志资料，有关单位和个人应当提供支持。负责地方志工作的机构可以对有关资料进行查阅、摘抄、复制……”这赋予了方志机构征集资料的法定权力。方志机构要充分利用条例赋予的职能，依法开展资料的社会收（征）集工作。相比图书馆、博物馆和其他专题陈列馆等文博系统，地方志资料收（征）集工作自上而下、由政府组织推动，具有涉及面广、社会影响较大等特点。做好这项工作，一是有助于更好更有效地收集到满足修志、满足地方志事业可持续发展、满足地域文化为现实服务的需要资料，达到地方志资料建设的目标；二是有助于强化方志机构的行政职能，使之区别图书馆、博物馆及各类专题陈列（展示）馆的纯公益性事业单位的职能定位；三是有助于提高方志机构的知名度。方志机构提高了知名度，反过来将有利于社会各界为地方志资料建设提供帮助。通过开展社会各界资料收（征）集，地方志资料征集的目的是什么，征集的范围是什么，征集的内容是什么，方志机构将以此为基础可为社会提供的服务是什么，这些将在逐年开展的、制度化的征集工作中慢慢深入人心，从而确立方志机构的职能形象。同时，方志工作机构应当发挥自身资源优势，有计划地每年开展能够直接服务现实又能够引起社会关注的活动。与相关部门加强横向联系与合作，共同开展有关地域文化方面的项目，扩大影响，提高知名度，强化职能形象。假以时日，必有成效。本文开头提到的方志机构在捐赠地情资料活动中被忽略的尴尬事，将会减少。

（一）建立资料征集保障机制

建立保障机制是保证地方志资料收（征）集质量和效果的关键。市县级方志机构要制定地方志资料建设规划，以政府名义印发全市（县）社会各界；同时应努力争取将年度地方志资料收（征）集工作纳入政府部门的目标管理，列入目标考核。

在进行农业机械设备的推广过程中，很多的机械设备没有一个很好的推销渠道，而造成这种原因的主要因素就是机械在推广过程中，没有专门的机构进行推广宣传，导致很多设备要想应用到农业生产中，必须要经过长时间的等待，才能够获得一些先进机械设备的各项参数等。虽然，我国目前已经建立了农机推广体系，并对农业技术服务站进行政策扶持，但是还是不能够真正的发挥出其自身的作用。此外，在进行农机推广过程中，因为缺乏专业的技术人才也是阻碍农业机械设备普及的一个主要问题。

（二）合理设置资料收（征）集方案

市县级方志机构，应根据自身确定的资料建设目标，逐年调整纲目，有计划地制订资料收征集方案。

1.资料年报。

地方志资料年报有利于促进地情资料搜集的制度化和规范化，防止资料散失，保持地情资料的连续性。2006年1月广州市率先开展地方志资料年报制度，此后国内有十几个省、市亦相继进行地方志资料年报制度的探索实践。2009年8月，广西地方志编纂委员会印发《广西壮族自治区地情资料年报规定》。2014年，桂林市开展地方志资料年报试点。由于各地开展资料年报的目的不同，对需要报送的资料要求也不一样。如《广西壮族自治区地情资料年报规定》要求报送的是出版的三级志书、年鉴及其装订成册的资料长编或汇编、评议稿、送审稿、付印稿；志类书籍、历代方志整理本；党史、文史资料、专题史、大事记等；各类资料汇编、调查报告；地方名人传记、著作、回忆录等。而广东省的各市县，所实施的地方志资料年报制度，年报资料分为概况资料、大事记资料、专题资料、人物资料、文献资料、图片音像资料及其他具有存史价值的资料，以资料长编形式为主，各个板块的资料如何整理和撰写都有规范要求。这样的资料年报工作有一定难度，方志机构需要对各部门资料员进行培训。但这样的地情资料逐年积累下来，不仅能够很好地满足将来的续修地方志的需要，并且整理加工事半功倍，能够最大限度地实现拥有当地自然、政治、经济、文化和社会历史与现状最全面、最系统资料的目标。

2.各类专题资料收（征）集。

为了逐年完善和补充今后修志所需要资料，为了建立特色资料库，为了构建地域文化的百科搜索引擎资料基础，为了从地情文献中提取开发服务现实相关资料进行精加工形成方志文化产品，无论是要达成哪一个目标，专题资料收（征）集都是需要的，社会调查甚至于田野调查都是可以采用的有效手段。市县方志机构限于人力物力，不可能组织类似人口普查或经济普查这样大规模的社会调查，但根据需要和自身条件，每年组织若干中、小规模的社会调查（特别是对特色、重点资料），完善专题资料的深度和广度，却是完全可行的。首轮修志时，某市志办曾联合宗教局，将城区内所有寺、庙、道、观都进行了一次全方面普查，弄清了它们的建立年代、修缮情况、建筑面积、住寺（庙、道、观）人员现状等等，还利用自身的力量，将市区所有大大小小几十座石山的海拔高度、相对高度测量了一遍，使首轮志书的相关篇章资料丰满、系统和全面。

把握一地地域文化的特色是市县方志机构应具备的基本功。要实现“成为本地地域文化的百科搜索引擎”的目标，方志办每年都应梳理出本地地域文化若干专题，特别是特色地域文化专题，通过专题资料收（征）集以及社会调查、田野调查补充完善资料，提高其资料的系统性和完备性。市县级方志机构，应充分利用地方志资料收征集的法定权力，争取政府支持，与相关部门单位合作展开，既可弥补自专业知识和人才实力的不足，也可享受所获成果。有些市县级方志机构往往会因编纂工作繁忙，对编纂工作之外的专题资料收征集活动不愿操作。其实，专题资料收（征）集活动，并非每次都要倾全办公室之力。某些专题资料收（征）集活动，规模和范围并不需要太大，确定若干专人，花费数周或数月即可完成。方志办只要坚持每年运作几个专题，形成制度，月积年累，收获必丰。

（三）建立专业人员培训培养机制

由于地方志资料收（征）集的目的是为修志服务、为方志事业可持续发展和方志文化建设服务，地方志资料收（征）往往有许多专业要求，资料员必须具有一定的文字能力和专业知识，方可胜任。因此，方志办应定期对部门资料员进行培训，根据每年调整的资料收集纲目，有针对性地举办培训班。印发工作指导资料，对资料员进行业务指导。并要求各单位不得随意调换资料员，确保相对稳定，避免影响工作衔接和资料质量。

（四）提前介入与事后跟踪相结合

方志机构应安排专人，平时特别关注当地发生的大事、要事和新生事物，注意采集各种媒体播发的文字和图片资料。并借鉴中国古代史官记事制度，采用提前介入和事后跟踪的方法，及时收集，系统记载，形成制度。如崇州市方志办，争取市委和政府的同意，对即将发生的大事要事，安排志办人员提前介入第一现场搜集一手资料。对已经发生的大事要事，方志机构应积极联系相关部门和具体工作人员，落实资料收集工作。如成都锦江区方志办，在这些方面做得比较好，文化部门开展活动常常首选到志办了解情况，索要文字和照片资料。

五、加强资料制度建设和规范化管理

地方志资料的规范化、制度化管理，能够确保资料的及时收藏、安全保护、有效利用，有利于方志资料信息化以及方志机构为现实社会提供服务的效率。资料保管方面，已有众多论述，此处不赘言。

资料整理，关系到方志办能否最有效率的利用资料。有些市县方志机构，将收（征）集到的资料按部门（单位）装入一个个资料盒便了事。虽然资料盒在资料架上摆放得整整齐齐，但这样管理的资料难以满足“成为本地地域文化的百科搜索引擎”的要求。目前，方志办已普遍实现电脑办公。即使没有能力建立数字资料库，也应该可以利用电脑将资料分类建档，建立索引。应尽可能地多建立不同要素、不同类型的索引，如人名索引、地名索引、机构索引、图照索引、表格索引、特色地情索引、专题索引、重大事项索引、主题分析索引等等，以方便查阅使用。

制度建设方面，对外，方志机构应制定针对社会各界的捐赠地方志资料的奖励制度，并争取财政经费支持，特别是对所捐赠的重大事件亲历者、本地著名人士的日记、书信、手稿、笔记、讲话稿、回忆录、自传以及照片、影像的原件或复制件，应有奖励制度。比如河北省方志馆于2015年公开向社会征集地方志资料，规定：“凡无偿捐赠或提供资料的单位和个人，均会获得由河北省地方志办公室颁发的收藏证书，符合入志条件的将录入《河北省志·方志志》，传之后人。对个人捐赠旧志、家谱家训和有价值资料的给予一定的物质奖励。”②

对内，方志机构也应制订针对志办个人资料移交的所有权保障制度。不少市县方志机构都有这样一些同志：个人手上掌握了大量的、甚至是独有的地情信息资料，包括照片、文献资料、书籍以及资料卡片等，有历年工作积累，更多的也许是个人出于兴趣爱好多方主动搜集的成果。但遗憾的是，资料始终是个人所有，不能成为单位资料建设的有机组成部分。尤其是他们调走或退休时，资料也带走了。方志机构应制订相应的制度，保障资料拥有者在资料使用（如出版和对外宣传）时的署名权，以及获取适当资料费的权利，以此鼓励这些同志移交资料，以丰富和完善方志机构的资料建设。

此外，资料审查、接收、保管都应建立有完善的制度，如此才能保障资料建设长效稳定地进行。

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1003-434X（2016）01-0036-06