企业档案管理的保密工作

企业档案是企业资产的重要组成部分，是企业生产、经营、管理等各项工作的基础。在企业生产经营过程中如何加强企业核心机密和保密工作显得尤为重要，结合企业档案管理工作，从档案保管过程保密、利用过程保密、开放过程保密等方面加强企业档案保密工作，切实做好档案的保密与利用。

档案保管过程的保密

1.库房管理的保密

档案库房应按照国家档案管理有关规定需要单独设置，但是目前大部分不具备条件的企业，往往将库房设在公司办公楼内。但一定要注意，不是任何办公场所都可以用作档案库房使用的，从档案保密的角度出发，不宜将库房设在办公楼的底层，在防护方面库房门窗等应专门加固，以防盗、防窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开的“三分开”要求。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

2.密级档案的管理及保密

企业密级档案是企业的核心秘密，为确保企业核心秘密的安全，必须管理好公司秘密档案。

（1）密级档案应与非密级档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗门等安全设施，从保管条件上确保企业密级档案的安全。

（2）提高密级档案管理人员的素质。密级档案管理人员有知密早、知密多、知密深的特点,他们对保守企业秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，密级档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，同时还要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。

（3）加强密级档案的日常管理。密级档案的借阅、移出、销毁等应严格按规定流程和手续办理，过程必须由两人共同完成，必须经指定领导审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。密级档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

3.档案业务管理人员的职责

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。一要做到确保档案完好无损，对已经破损的档案，要及时抢救。二要做到使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，同时要保证档案内容的安全。三要做到档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。四要做到档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

4.档案密级的变化

档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的趋势是降密，直至解密。其变化原因主要有三个方面：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化。原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，密级自然消除了。三是保密时限的变化。应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。

档案提供利用过程的保密

档案提供利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施。

1.制度建设

档案提供利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复印制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的内容应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

2.队伍建设

承担提供利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，能独立处理利用中出现的一般问题。

3.监督措施

在提供利用过程中，要根据不同利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。公司在档案库房安装了摄像监视器。同时，对某些为获取凭证而来查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书画线或折书等不良习惯的利用者，要及时提醒。

正确处理保密与利用的关系

保守企业机密是每个员工应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员要十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保管轻利用的现象。档案部门要改变传统观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给企业安全和利益造成危害。所以，对档案保密工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

做好档案开放中的保密

一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为企业所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

1.做好档案的审查工作

审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行。

（1）初审。档案管理人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。

（2）中审。由具有较高政策水平和对口专业业务人员，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。

（3）终审。由保密委员会，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定档案的开放与否。

2.档案的解密工作

保密档案是有密级的，其划分是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，因此就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开查阅进行管理,这就是档案保密的时效性。

结语

通过对公司档案保密工作的逐步加强，进一步提高档案保密的意识，是档案管理工作的一项重要内容和基础工作，也是档案管理工作一项艰巨的任务。在保密工作中要持之以恒，时刻警惕，确保企业的档案保密与安全得到有效的加强，今后要在档案全过程管理中，继续探索和实践档案保密工作，保持在工作中持续改进。