新形势下电子档案管理存在的问题及对策

杨丽平

【摘要】随着社会的快速进步，经济的迅猛发展，电子信息化技术也在不断的发展，逐渐与人类的生活和工作紧密的联系到了一起。而随着电子信息技术的不断创新与进步，如今的档案管理也产生了新的变革，从原先的纸张档案演化为如今的电子档案，各种先进的信息化技术也被利用到各种档案管理工作中。这种新的档案管理方式被称为电子档案，电子档案既有效地促进了管理效率，又保障了档案管理的安全，还有效地避免了纸质档案所存在的弊端。总之，在现代社会中，电子档案有着重要的作用，值得我们关注和探讨。

【关键词】电子档案 档案管理 问题与对策

【中图分类号】G276 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）35-0222-01

伴随着现代科学技术的快速进步，各种先进的技术方法被运用到人类的生产生活中。信息技术的出现也大大的改变了人们传统的生活工作方式，电子信息技术促进了电子档案管理方式的诞生，我国大部分的档案管理都由原先以纸质为媒介的管理模式变革成为如今的电子档案形式，这种创新与变革对档案管理工作产生了极大的好处。但是在电子档案管理过程中还存在一些有待解决的问题，需要相关人士投入必要的关注与重视，从而提出相应的对策与解决方案。

一、新形势下电子档案管理存在的问题

1.针对档案管理的意识不够且管制制度存在不足

电子信息技术被广泛的运用到当下的档案管理中，档案管理的方式也渐趋多样化。然而一些档案管理工作者还没有意识到这个问题，对电子档案管理缺乏科学的认识，也没能具备正确的工作态度与较好的意识，大多还是按照传统的管理模式进行，尤其基层单位较突出，这些都直接造成档案管理工作的滞后性以及科学性不足。除此之外，由于工作人员没有关注电子档案的管理工作，直接导致电子档案管理缺乏一个较为完善的制度来进行明确的规定，也没有相应的工作守则和考核标准。因此，在日常的管理期间，部分工作人员不能有效的对相关信息质量进行把关，无法保障工作效率，更没有一定的规范可以遵循，这也直接导致电子档案管理缺乏系统与秩序且管理质量低下。除此之外，由于先进的信息技术不能合理有效的投入到电子档案管理中，直接导致电子档案的发展受阻，不利于管理水平的提高。

2.电子档案的利用率不高

现今的档案管理相关工作与别的工作相比十分复杂、麻烦，尤其是在管理过程中会出现各种各样的问题和障碍，如果从事电子档案管理的工作者不能及时的处理、收集并分析所遇到的问题和麻烦，便会导致一些有用的信息不被保存，最终导致电子档案工作变得更加艰难。在实际工作中，由于缺乏科学合理的绩效考核体系，造成部分从事电子档案管理的工作者没有认真负责的态度，不能及时的获取网络信息，导致电子档案的利用率不高，丧失了其存在的价值。

3.电子档案管理人员缺乏专业的培训，人才紧缺

结合现实的情况，在大部分电子档案管理工作进行期间，较为常见的便是相关工作人员缺乏足够专业水平的现象。一些档案管理机构没有专业的管理技术人员，这直接导致了电子档案管理的整体工作水准偏下，最终阻碍电子档案管理的进步。除此之外，由于电子设备工具的不足以及专业人士的稀少，都造成电子档案管理工作不够专业、严谨，最终对档案管理的最终效果造成不利的作用。由于档案管理人员老龄化现象的存在，也导致管理人才的缺乏，管理信息化的进程也较为缓慢。在部分电子档案管理过程中，由于管理者对信息化技术不能较好运用，更难以有效利用新技术，也导致电子档案管理的信息化水平较低，不能符合新形势下档案管理的需要。

二、新形势下电子档案管理问题的相关对策

1.提高工作者的档案管理观念与意识

电子档案如今与人类的生活息息相关，包括学生学历以及在校信息都通过电子档案的方式进行保存。例如，自从2000年起，学生的毕业信息便通过网络进行公布。某大学已毕业的大学生由于丢失毕业证，再报考一些权威性的考试，评定职称等都需要回校通过电子档案进行学历认证；在笔者所在的普洱市第一中学近几年来，文书档案和财务档案都实现了电子档案与纸质档案同步管理，学籍档案实现纯电子档案管理，给利用者提供了高效快速的服务，由此充分的体现出电子档案的重要作用。在新形势下，从事电子档案管理的工作者要能够摒弃落后的思想观念与工作方式，进一步提高对电子档案管理的认识与意识，积极的构建管理工作的规范与准则，从而推动档案管理工作的有效进行与进一步发展。在实际工作中，一个单位在制定规范与制度的基础上，还要构建相关的绩效考核体系，达到提醒和约束员工的作用。

2.强化电子档案的管理工作，促进标准化管理

结合现实的工作状况，电子档案管理的有效性对整体档案信息的构建工作起到了极其关键的作用，甚至影响了档案信息的安全，因此，相关工作者要能够严谨、有效的监督并执行相关的工作内容，积极的遵循相关的工作规范与准则，提高管理工作者的意识。通过完善的考核体系来约束、激励他们，以此提高其使命感。随着信息技术的进步，档案管理往自动化与信息化的方向转变，因此，档案信息的安全也成为了需要关注的内容，管理过程中要注重信息的安全性。这要求工作者在查询某些信息的过程中，要能够严格的依照要求与规范的程序进行，通过设置密码等各种方式来提高信息的保密性与安全性，防止信心的泄露并保障电子档案管理的正常进行。

3.加强对电子档案管理者的专业技术培训

在我国大部分电子档案管理的工作中，都存在着管理工作者技术水平欠缺且工作不够专业的现象。针对这一问题，需要在现今的电子档案管理工作中提高对工作人员的培训与教育，并积极接纳专业技能水平高，操作能力强的专业性档案管理人才，积极培育具有专业素质的信息技术人员，为提高电子档案管理工作奠定基础。保障档案管理工作者的专业素质，组织具有专业水准的管理团队，能够有效的保障电子档案管理工作更好的展开并发展。管理工作者也要能够积极的提高自身的专业素质，通过合作交流、取长补短的方式来提升自己，以便更好的投入工作。

三、结语

在新形势下，信息技术不断的更新与发展，更多的新技术将会不断的应用到电子档案管理工作中，档案管理的工作者要能够不断的发现并重视电子档案管理中存在的问题与不足，通过分析和探讨找到问题的根源，理性的找到相应的解决方法与对策，不断的完善电子档案管理的相关工作，从而推动其进步与发展。

参考文献：

[1]马仁杰，刘俊玲.论电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题与对策[J].档案学通讯，2012，第3期：56-60.

[2]姜楠.论高校电子档案管理中存在的问题及对策[J].市场周刊：理论研究，2013，08期：35-36.