当前信息化条件下如何改进档案管理工作

王洁颖

摘 要：档案信息化是将馆藏档案进行档案形式的转变，不讲原有的内容进行改变，让档案信息社会化，可以共享档案资源。档案信息化是现代档案事业发展的趋势和方向，传统的档案管理工作对于信息化档案管理显得有点力不从心，在电子档案广泛使用的今天，怎么样以信息化为条件来进行档案管理工作的改进是档案工作人员必须要思考的问题。

关键词：信息化；档案管理

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）08（B）-0000-00

现代科学技术日新月异，社会也摆脱了工业时代的束缚，进入了信息化社会时代，信息作为社会生活的一个必不可少内容，有着非常重要的功用，信息作为经济发展极为重要的资源之一，信息化建设成为公司管理工作基本内容。信息化程度普及后，档案管理以及无法够采取传统的管理模式，必须要使用信息化模式进行档案管理，致使数字化档案的管理利用在档案管理工作中所占的比重非常大，因此档案管理同时面临着工作中的巨大挑战。新机遇面前，档案管理部门应将工作重心放在如何处理原始的档案信息，比如文字、图片等等，让其转变为信息化档案资源，为需求者提供服务。

一、转换档案管理的传统模式，以信息管理取代实体管理

档案的传统管理模式，是以实体，如纸质、照片、录音、录像等载体进行档案管理的，对于档案的收集、整理、鉴定、编目、编研、统计、保管和提供利用等过程则以手工操作为主完成各方面的档案管理，其步骤之繁琐导致工作量极大。鉴于储存量巨大，档案管理部门对已经归档的资料难以再次实施加工和提炼，致使档案信息资源因此被浪费，没有得到合理的利用。在现代管理技术发展以及现代设备使用后，客观环境得到了改善，计算机、多媒体的普及让现代化档案管理工作得以展开。现代技术同时也使档案管理模式面对更加多样化的挑战。当今档案管理需要适应数字化管理工作需求为主，把实体档案管理转变为信息资源管理，这样可以对档案进行数字加工，借助现代技术手段来进行重复利用，档案资源被信息化后，能够获得巨大的利用价值，它及依赖于现代技术和科技，同时也为现代技术和科技服务，为社会创造效益，为企业创造经济利益，促进国民经济的增长。

二、创建有效信息系统，以合理、安全、充分地利用电子档案

完成档案信息化工作，需要创建计算机系统的文件档案管理，因此，档案部门需搞好以下的工作：首先，在运用计算机条件下，改进并规范工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，根据文件处理流程需求设计档案信息化系统软件的功能；再次，在信息系统中设立完善的内部监控制度，确保档案的安全。

电子档案的使用首先应该重视其安全性。迅速发展的计算机网络化，使电子档案涉及的领域不断扩大，数量爆炸式增长，尤其是计算机网络化之后，计算机病毒和黑客攻击等一系列问题随之产生，并因此威胁到电子档案的安全性。其次应关注电子档案的完整性及可靠性。日常工作中，电子文件从创建到归档都是系统间接链接的，所以对电子文件数据的完整性和原始性无法保障，很多电子档案都是采取和纸质档案一对一对应的管理方式；电子档案存储的载体也有耐久性的因素存在，所以对档案的完整和可靠性存在一定影响。三是电子档案的法律效力问题，传统档案的法律效力都是靠其载体等相关因素来确定，电子档案因其无固定载体，以致在制定相应的法律认定条文时就存在各种困难，导致光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案无法被法律认定。

三、档案信息化创建过程中必须再次思考档案管理的理论、方法和原则

鉴于现代信息技术在档案管理工作中的普遍运用，诸多方法、理论相继出现，有很多档案学基本理论中尚未涉及的问题被提出来。譬如档案工作体制的变化和档案管理机构的职能问题、档案管理人员的业务素质问题、数字档案馆（室）建设问题、电子文件数据管理问题、电子档案的鉴定问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。基于上述在档案信息化建设中因新技术应用引发的一系列理论问题，档案管理部门都必须做出科学与理性的思考。四、提升档案工作人员的专业素质，实现科学化档案管理。

现代化设备要由高素质的人来操作，档案信息化同样要人来完成。档案管理者要求知识储备丰富，现代化知识对于档案工作人员来说是必备的一个要素，该要素对整体档案队伍也会产生影响，所以必须要有高素质的档案管理队伍为基础。建立一个高素质的档案队伍必须做好以下几点。首先，档案管理着自身的素质水平要有保证，能够有多元化的知识结构，可以对档案事业提供帮助，特别是计算机、网络等现代高新技术。其次，掌握全面的档案专业知识，如具备档案学、文书学、目录学、档案管理学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、修裱、复制、编研等档案相关基本技能与专业知识。再次，据当今的档案管理发展情形式分析，未来档案工作人员必须具备提供高层次档案信息服务与咨询、进行档案信息分析与研究、档案管理现代化技术等三方面的能力。档案管理者要不断充实自己，积极的学习，上级管理部门也要为档案管理者提供学习条件，提供培训深造机会，由优秀管理者带领新的档案管理人员工作，传递经验。

五、提升档案工作人员的信息安全素质，提升档案管理的安全化

作为信息社会的档案管理工作人员，信息安全素质包括在网络环境中管理电子文件的信息安全的意识和能力。档案信息安全成为当今档案管理工作的生命线，探究档案管理人员的素养，便于档案管理保护领域的拓宽、档案管理学理论的发扬，进而使档案信息安全管理体系得以完善。促进档案信息化建设的有序、健康、可持续发展，体现档案管理事业重要的现实意义。

信息化的现代社会，诸多领域持续开拓，进而衍生了新的门类和载体的档案，因此给档案工作带来了挑战，要求档案工作者的素质水平比较高，并且，档案工作是重要的基础工作，档案事业的发展应该着力于未来，着力于服务，能够形成完善的服务管理体系，体现档案管理综合功能，拓宽服务领域，更新观念，为社会的发展提供帮助，为经济的增长提供条件。

六、档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务的水平

在推动信息化发展的时候，人类以建立良好信息基础设施为理想，让信息能够被公开利用，这也是档案信息化建设的一个目标。档案信息化建设目的是对档案信息进行利用，提升档案信息资源的价值，为需求者提供服务。在这一过程中，随着信息技术水平的提升一级应用程度的改变，目的也会有变化，应该要随时调整。所以，建设档案信息化要求着眼于未来，解决当前的各类问题，处理和各方面的关系。

总而言之，当前信息化档案管理建设是必不可少的，也是非常重要的，更是势在必行的，他是未来档案事业的方向，在档案管理工作中应该作为最重要的使命来完成。档案部门的传统档案管理思想必须要转变，使用计算机信息系统，为档案信息化建设提供帮助，让档案管理工作满足当前时代的发展需求，促进经济的发展，为社会发展提供服务，让我国的档案事业可以进入世界先进水平领域，为其他的部门以及社会的发展提供必要的帮助。

参考文献

[1] 红梅.？？对新形势下加强档案管理的思考[J].？呼伦贝尔学院学报.？2010（03）

[2] 李壮晖.？？电子文件及档案管理刍议[J].？广州大学学报（综合版）.？2009（04）

[3] 杨建玲.？？民族学会的档案管理亟待加强[J].？贵州民族学院学报（哲学社会科学版）.？2011（02）