基于高校档案信息化建设的若干思考

张强

随着我国信息化程度地不断加深，我国信息技术的应用十分之广泛，大大地提高了工作效率，同时也提高了工作质量。目前，信息化技术，如网络技术、软件技术以及数字化技术等方面的信息技术已经进入高校教育教学、科研、行政管理之中，这就为高校档案管理工作带来了巨大的挑战和压力。信息化程度地不断深化，促使我国高校档案信息化建设迅速发展。笔者认为，当前时期下高校档案管理工作的迫切需要就是积极地加强高校档案信息化建设，这能够大大地提高高校档案管理工作的效率和质量。本文首先分析了当前时期下高校档案信息化建设的几点重要意义，提出当前时期下应该如何加强高校档案信息化建设。

1高校档案信息化的含义及意义

1.1 涵义

所谓高校档案，指的就是高校在科研、教育教学、行政管理以及其他各项活动之中而形成的具有一定保存价值的图表、文字、声像等不同载体的历史记录，是学校历史发展的掠影以及学校人才培养的真实写照。高校档案可以分为很多形式，如人事档案、学籍档案、教职工档案、资料档案等。通过如上关于高校档案定义的介绍可知，高校档案具有较强的经济、政治、文化以及社会历史等方面的价值，主要表现在高校档案不仅可以对学校发展的历程进行客观地、真实地反映，同时也为学校的可持续发展提供了历史依据。随着信息化程度地不断加深，高校档案管理工作也逐渐朝着信息化方向而发展，那么这就要求高校应该加强档案信息化建设，不断提高档案管理工作的效率以及质量。所谓高校档案信息化建设，指的就是运用现代信息技术，现代网络技术、信息技术以及软件技术等方面的信息技术，将上述信息技术融合并渗透于高校档案信息化管理工作之中。

1.2 意义

1.2.1 高校档案信息化建设是信息社会发展的内在需要

由上述关于高校档案以及档案信息化的涵义可知，高校档案信息化建设的主要目的就是能够实现高校档案管理工作的信息化，对档案信息资源进行很好地保存以及整理，它是提供网络化以及现代化服务的一种档案管理模式。高校档案信息化建设是高校信息化校园建设的一个重要部分，对于推动高校信息化建设具有十分重要的作用。加强高校档案信息化建设能够实现高校档案信息资源的共享，逐步实现高校档案资源的数字化以及信息服务网络化、电子文件与电子档案管理规范化。因此，高校档案信息化建设是信息社会发展的内在需要。

1.2.2 高校档案信息化建设是优化档案管理模式的必经之路

随着我国信息化程度地不断加深，信息化技术逐渐进入校园，这就促进了高校校园的数字化建设和实施。在这个过程中，各种软件也一一地开发出来了，并服务于高校档案信息化建设，这些软件可以对信息进行网上归档，并将处理完毕的文件资料进行上传，然后档案管理工作人员在终端进接收即可，那么这就改变了传统的档案信息管理工作的繁杂性，大大地提高了高校档案管理工作的效率以及质量。因此，高校档案信息化建设是优化档案管理模式的必经之路。

2 加强高校档案信息化建设的几点对策

基于如上关于高校档案以及高校档案信息化涵义、高校档案信息化建设的两点意义的介绍及分析可知，当前时期下加强高校档案信息化建设是数字化校园建设的一个重要组成部分，也是现代信息社会发展的内在需要。那么，究竟如何加强高校档案信息化建设呢？

2.1 加强档案业务理论方面的学习和研究，不断创新高校档案管理工作的思路

随着高校信息化校园建设程度地不断加深，这就促使了高校档案信息化建设的大力开展。可以说，高校档案信息化建设大大地拓宽以及实现了档案馆的各种功能。当前时期下，高校档案管理工作应该进一步转变工作观念，不断地进行工作手段的创新，对服务形式进行改革等，那么这就要求高校档案管理工作人员要对档案管理理论知识进行深入地学习及研究，对高校档案管理工作的思路进行不断地创新及总结。例如我国南方的一些高校的档案信息化建设起步的相对较早，这也与南方的信息化程度有很大的关系，那么这就使得南北方高校档案信息化建设存在着十分大的差异。笔者认为，这个差异主要还是在于观念上的差异以及区别。作为高校档案管理工作人员，我们应该以深化档案信息化为主要视角，在对高校档案传统管理工作模式的基础上对档案管理信息化建设进行高度地重视和总结，清醒地认识到档案信息化建设的基本任务和工作性质，加强这方面的意识，对高校档案信息化建设工作的服务机制以及方式进行不断地创新和改革。由于信息革命带来的冲击，使得高校档案管理工作不能仅仅停留在纸质档案的管理工作之中，对于电子档案的管理应进行高度地重视，因为这样就可以很好地与档案信息化建设接轨。这就要求我们档案管理工作人员应该以开阔的眼界及思路，不断对观念加以更新，顺应变革以及推动变革。要确立与社会进步和学校发展需要相适应的档案工作观念，树立服务学校的大局观、改革开放的发展观、面向社会的效益观，学习和运用现代信息技术、网络技术，管理和开发档案信息资源，为学校教学、科研和管理服务，真正实现档案馆的决策咨询、宣传教育、技术服务、信息传播、考证利用、学术交流等服务功能。

2.2 加强高校人事档案管理信息化建设，不断提高人事档案法规的宣传力度

随着数字化时代的到来，信息技术已被越来越多的人接受，也日益走进人们的日常生活，也逐渐被各个领域所应用，那么计算机技术及网络技术在高校档案管理工作中的应用也日趋广泛，这样就使得传统的档案管理的方法和模式发生了根本性的变革。当前时期下，我国高校档案管理工作面临前所未有的挑战和发展机遇。因此，在实际的人事档案管理之中，应该加强人事档案管理的信息化建设，那么首先就要将先进的计算机技术运用于其中。VPN技术运用于高校人事档案管理建设中的具体原理可以概括为：高校人事档案管理数字资源及数字管理系统首先在VPN服务器及路由的作用下，然后通过VPN隧道的信息传递作用，将人事档案库中的数字信息资源以及高校人事档案管理方面的动态消息传递至校外用户以及其他校区的客户端，具体见上图所示。

结 论

综上所述可知，随着我国信息化程度地不断加深，信息技术已经走进各个领域，一改这些领域的传统工作及管理模式，大大地提高了这些领域的工作效率以及质量。其中，高校档案管理就是这样的一个领域。高校档案信息化建设已经成为一个发展的必然趋势，因为它具有十分重要的意义，即高校档案信息化建设是信息社会发展的内在需要、高校档案信息化建设是优化档案管理模式的必经之路。因此，笔者认为，作为高校档案管理工作人员，一定要能够以开阔的眼界，不断创新档案管理工作，加强档案管理信息化工作理念的创新，更好地服务于高校档案信息化建设。

（作者单位：衡水广播电视大学）