2016唐山世界园艺博览会档案管理浅析

王磊

2016年5月至10月，唐山将以“都市与自然·凤凰涅槃”的主题举办一场集绿色环保、低碳生活，都市与自然和谐共生的时尚园艺——2016唐山世界园艺博览会。

唐山所举办的博览会属于专业类世界博览会，其形式为参展国家在主办国为其提供的展馆中自己负责在展馆内进行装修及展品设置的博览会。其展出的产品具有专业性。世界园艺博览会历经百余年的发展，同时伴随着时代的变迁，已经不再只是商品和技术的展示会，它将是以海纳百川之势，汇聚了人类所有的科技创新，并加以丰富多彩的文艺表演以及精彩纷呈的园林园艺景观，集科学研讨、学术交流、休闲娱乐、旅游观光的一次盛会。世园会的举办，不仅将给唐山的城市面貌、基础设施建设带来较大幅度的改观，也在相当程度上通过带动产业链，促进唐山的经济发展。

2016年恰逢唐山抗震四十周年，在唐山举办世界园艺博览会，可以向世人展示震后新唐山重建的奇迹和城市现代化发展的成果，表明了唐山人民坚韧不拔、重建美好家园的决心以及自主创新，自力更生实现资源型城市转型和可持续发展的战略目标。正是由于“世园会”能给我市带来巨大的国际影响和综合效益，所以我们档案工作者要积极服务全市工作大局，做到记录精彩、传承历史，让唐山世界园艺博览会的档案管理跟得上大局，更上一层楼。

要想使档案在世园会中发挥更好的作用，笔者认为应做到以下几点：

一、要建立健全档案规章制度，明确工作职责

建立健全规章制度，有助于世园会实现科学管理，提高工作效率和经济效益，能确保世园会各项组织活动的正常顺利进行，是加强管理，推动发展的可靠保证。

以2014 年青岛世界园艺博览会为例。当时青岛世园会执委会专门成立了档案工作领导小组，研究并制定档案工作计划，落实了档案工作任务。最终通过青岛世园会执委会对档案工作的严格执行，青岛世园会承接了1，100万人次的参观流量，园区及周边产生了约22.4亿元人民币的消费。根据以往大型展会对举办城市综合指标的档案数据测算，青岛世园会对当年的城市综合经济贡献约为201亿元人民币，对青岛市当年GDP的带动高达1.5%-2%，经济效益显著，意义重大。通过参考青岛世园会的经验，笔者认为首先要明确唐山世园会执委会为世园会档案工作的管理机构，负责制定和实施档案工作管理办法;并同时要求其他机构统一开展档案工作，安排专职或兼职档案工作人员，建立以执委会为中心的档案工作模式。同时执委会也要建立有关唐山世园会的档案工作规章制度，如《唐山世界园艺博览会档案管理办法》和《唐山世界园艺博览会档案工作意见》等一系列档案工作的规章制度，因为届时将有30多个国家和地区来唐参展，唐山世园会预计参观人数超过1500万人次，园区及周边将产生超20亿元人民币的消费。在唐山经济转型之际对唐山的GDP拉动至少在1.3%以上。所以建立健全档案的规章制度，使其在管理上有条不紊，有章可循，将使唐山世界园艺博览会的收益大大增加。

二、提早规划，全程管理世园会筹建档案

唐山世园会场馆工程共10个项目，基础设施工程和景观绿化工程共各为22个项目，国际园10个，国内园9个，唐山动物园项目配套路网、地下管网也正在紧张施工，18个场馆和3个配套服务设施主体结构已完工，绿化工程正在同步进行，全园累计栽植乔木4300余株。世园会工程规模浩大，我们必须深入实际，同时建立与各项工程紧密结合的档案归档范围。为全方位记录唐山世园会筹办工作做好基础准备：

1.唐山市档案局应组织专业人员深入执委会各部门和每个承建单位，逐一调研，根据其具体的工作任务及流程制定出具体的归档范围和要求。

2.要将施工建设所形成的文件材料归档纳入各项业务工作的流程中，同时建立定期检查机制，从而使档案工作与各承建单位业务工作紧密结合起来，成为各项工作的有机组成部分。

3. 安全保管方面要常抓不懈。在这方面笔者认为应对兼职档案人员进行培训，对其详细讲解各项档案的归档范围、整理标准以及保管期限和档案机密等级，对其在安全意识方面加强培训，为各工作部门文件材料完整归档和规范整理打下基础。同时市档案局工作人员要定期开展档案工作监督检查。重点监督各部门档案归档、整理及保管情况，并及时为兼职档案人员解决档案工作中的实际困难。

三、有效利用，提高档案工作效能

提高档案管理工作效能是唐山世园会顺利举办的重要保证，同时也是执委会提高工作质量和工作效率的必要条件。笔者认为唐山世园会执委会需将档案工作的主要标准、工作流程模板化，制定并规范各类档案的整理要求及程序。就如青岛世园会执委会那样，制定了《青岛世园执委会文件材料归档制度》，用以指导档案人员按照统一的标准开展档案工作。这样做不仅降低了档案人员的工作强度，而且提高了工作效率，直接为青岛世园会节省开支近亿元。

在有效利用档案方面，唐山世园会执委会也应充分发挥档案的特性，充分利用各种媒体和机会，主动向外地游客及本市市民推荐和宣传各种与唐山世园会有关的参考资料和世园会简介，以及唐山市的史料档案汇编和震后城市重建及现代化建设的大事记等。让全世界和全国人民进一步了解2016唐山世界园艺博览会以及震后新唐山的现代化发展。从而达到资源共享有效利用档案资源的目的。

经历了凤凰涅槃般地震洗礼的唐山，是一个创造奇迹和能实现中国梦的地方，2016唐山世界园艺博览会是唐山建市以来举办的规格最高、规模最大、展期最长、客流量最多的一次国际性展会。唐山人民定会圆满地举办这次盛会，向世人展示唐山抗震重建的奇迹和生态治理的成果，表明唐山人民保护环境、修复生态、实现资源型城市转型和可持续发展的决心。

（作者单位：唐山市中医医院）