浅议初级中学档案信息化建设现状及对策

许颜林

近年来，我国初级中学档案管理信息化进程，在全面信息化技术浪潮的带动下，取得了显著的进展，然而从目前的情况而言，仍然不能适应学校管理的发展要求，需要大力地进行完善。

一、初级中学档案信息化建设过程中存在的问题

（一） 档案信息化建设缺乏应有的重视。

相关学校领导对于档案信息化建设的重要意义没有清楚的认识，缺乏足够的重视。认为档案管理信息化工作只是管理保存一些材料，是档案管理员的事情，对于学校的整体工作不重要，没有意识到学校档案管理信息化工作的价值和意义。学校的档案管理信息化工作缺少政策上的支持，人力财力投入不足，这就导致学校的档案信息化建设无法顺利有效地开展。

（二）档案信息化基础设施建设比较落后。

很多学校对档案信息化管理的资金投入薄弱，很多硬件设施老旧，根本无法满足基本的档案保管的要求。虽然一些学校也配备了一些基本设备如计算机、打印机、扫描仪等，但多是一些被淘汰或老化严重的设备;档案数字化工作滞后，多数学校未建立室藏档案数据库，目录数据库不健全，不少学校只有单一的文书档案目录数据。查找利用手段落后，不能适应学校现代化管理的需要。

（三）档案信息化人员素质不高。

许多档案管理的人员管理观念比较落后，依然按照传统的管理模式对档案进行管理。相当一部分学校仍然只重视对纸质文件的整理而轻视电子文件，从而导致一些重要的电子文件丢失。多数学校缺少专门的档案管理人员，大部分是由从事其他工作的教职工兼管。

二、初级中学学校档案管理信息化建设的几点对策

（一）强化对档案管理信息化重要性的认识。

随着大量的电子文件和电子档案的涌现，已经对学校档案工作形成了巨大压力。档案管理的理念、体制和工作方式都面临重大的挑战。因此初级中学必须迎接挑战，适应电子文件归档管理的迫切需要，着眼于档案工作的可持续发展。社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。面对挑战，广大档案工作者必须要增强档案信息化的紧迫感，提高档案信息化的自觉性。学校档案信息化建设是全学校档案建设的共同工作，对于学校发展等各项工作都有极大的促进作用。要加强对档案信息化建设的领导规划，从学校领导方面来看，要将档案信息化建设纳入学校的现代化建设的整体规划上来，明确专职的档案管理人员，定期听取相关部门的意见和建议，及时解决档案管理信息化过程中出现的各种问题。有关领导部门要充分认识到学校档案信息化建设的重要性和必要性，在强化思想的基础上，指导信息化建设。

（二）加强档案信息化管理人才的培养。

优秀的档案工作人员必须具有较高的政治思想素质和职业道德修养，还必须做到业务精通。档案管理信息化飞速发展，必然对档案工作人员提出更高的要求。对档案管理人员而言，既要具备专业的档案管理知识，又要能够熟练掌握计算机应用基础知识、网络技术知识，提高其综合素质。要加强对档案管理员的长期培训和再教育工作，使其具有较好的基础知识、较高的专业知识、相关的学科知识、较高的个人修养和责任心等，要不断掌握新知识和新技能，促进档案管理信息化的建设进程。要充分认识人才队伍建设在档案工作中的关键性作用，为档案信息化人才的成长进步和施展才能创造有利条件。

（三）加大档案信息化管理的软硬件建设。

长期以来由于缺乏足够的重视，造成了在这方面投入的财力经费都不够，导致学校档案信息化基础设施严重落后，即使想建设档案信息也没有扎实的基础保障。硬件设施是档案管理信息化建设的基础，也是保障档案管理质量的重要条件。各学校要克服一切不利因素，投入尽量多的物力、人力、财力，采取有效措施保证档案管理信息化建设工作的顺利进行。要加大对档案信息化建设的投入，设立综合档案室等，配备相应的管理设施和必要现代化办公设备，使档案工作从落后的手工操作走向信息化的规范管理。

（四）实现档案信息化管理的资源共享。

随着网络化、信息化进程的加快，对于学校档案管理来说，信息化、网络化成为了今后档案管理发展的必然趋势。要充分利用网络技术推进文档一体化的管理，克服学校各部门之间归档材料衔接不紧等问题，通过网络技术对文件、档案的全部信息进行统一管理。要加强横向联合，实现多部门的资源共享，使学校档案室不仅是管理部门，更是一个信息供应中心，利用现代化管理手段将管理档案信息及时提供给学校领导和有关部门，提高查阅利用率，使他们亲身体验到档案信息化的便利。充分发挥整体优势，实行一体化的统一管理。通过建立校园局域网系统，可以实现资源的充分利用和优势互补，避免不必要的重复和浪费。

（五）强化电子档案信息的安全管理。

学校既要维护传统载体档案的安全，也要维护数字档案信息的安全。要加强宣传教育，提高电子档案保密意识。通过组织学习保密法律法规及计算机安全保密知识，进一步增强涉密人员的防范思想，减少认识上的误区和盲区。要健全电子档案保护制度，明确电子档案安全保护责任制。档案文件的形成者、管理者还是利用者，都必须赋予安全责任，明确保密义务。要制定切实可行的网络系统安全管理措施，加强对内部系统、内部使用的涉密计算机及涉密载体的安全保密。把强化安全保密教育，提高计算机网络知识和防御技术作为一项长期内容来抓。

（作者单位：井陉县小作中学）