研究生管理中的沟通技巧

顾慧

摘 要：研究生的教育管理工作与本科生截然不同，无论是年龄特征还是知识构成，研究生已明显区别于本科生。对研究生进行有效的管理有助于其更好地完成学业，提高管理效率是管理者必须要面对的难题。管理离不开沟通，行之有效的沟通有助于提高工作效率，体现管理水平。因此，良好的沟通技巧是管理者必备的技能。

关键词：管理;沟通;效率

中图分类号：G647   文献标志码：A   文章编号：1002-2589（2015）30-0133-02

研究生的教育管理工作與本科生不同，研究生基本已形成自己的世界观与价值观，有一定的社会经验，因此在对研究生进行管理时不能采用上行下效的传统管理方式与模式，而是要通过更多的渠道来组织、协调、传递消息，进行更好的交流与沟通，提高管理效率。

作为管理者，尽管天天都要和学生打交道，但是真正进行沟通的机会并不多，更多的是例行公事，将上级安排的任务转达给学生，学生也只是接受指令，与老师没有实质性的接触。长此以往，不交流的弊端显而易见，既无益于学生，也无益于管理者。

一、沟通中存在的问题

普遍现象之一就是管理者与研究生缺乏沟通与交流。由于研究生具有相对成熟的世界观和认知能力，他们并不会事无巨细地向管理者汇报，而管理者也不会像本科管理那样琐细，各自的立场导致他们习惯以自己的思维方式处理问题，忽略了沟通的作用和价值。他们之间更像是一种信息传递者与信息接收者之间的关系。双方都不会主动找对方沟通，长此以往，便会呈现出一种“冷暴力”的状态，如果双方都缺乏加强沟通的意识，势必造成沟通障碍。长期的缺乏交流必然不利于管理工作的进行，对于研究生个人的成长也没有好处。管理者需根据信息的轻重缓急，有针对性地选择不同的方法与被管理者进行交流。

院系二级管理人员不仅承担着管理、服务、协调、信息传递等职能，同时担任着研究生辅导员或班主任的角色。这意味着二级管理人员与学生不仅仅是管理者与被管理者的关系，还存在着师生关系。与其他专任教师相比，更需要强调人际间的互动、思想的交流、情感的互换以及信息的交互。管理者需要协调的不只是自身与研究生的关系，还有导师与研究生的关系。就目前各高校现状来看，现存的师生关系不容乐观，无论是研究生与辅导员，还是研究生与导师，本该融洽的关系正在转向漠然。导师由于科研压力大，教学事物多，没有精力与时间主动找学生交流;学生出于多方面原因考虑也很少主动找导师，目前很多高校的师生关系呈现出不正常的状态。如理工类的师生呈现出“老板”与“员工”的关系，导师拿到课题或项目，让自己的研究生帮忙完成，支付其工资;文学类多是“放养型”，导师布置任务，学生自行查阅资料，定期完成阶段性论文或成果;艺术类则是“自由型”，学生自己练基本功，自己创作作品，阶段性拿作品向导师汇报，导师给出指导意见……这样的状态在各所综合性高校屡见不鲜。无论是哪种类型的师生关系，普遍呈现出一个共性的问题——沟通不够。

二、沟通的必要性

沟通可以增强个人的归属感，增强自信心。沟通的目的不在于利益共赢，也不在于说服，而是一种能量感染、一种形象展示，有助于人与人之间采取更好的相处之法。沟通渗透于管理的各个方面，管理离不开沟通。如果沟通渠道长期堵塞，管理者与被管理者之间便会缺乏基本的信息交流，不仅会影响工作效率，还会导致双方感情不融洽、关系不协调。美国著名学府普林斯顿大学对一万份人事档案进行了调查分析，发现“专业技能”“智慧”“经验”等因素只占成功因素的25%，其余75%决定于良好的人际沟通。良好的沟通可以达到事半功倍的效果。瑞士咨询集团首席执行官托马斯.D.兹韦费尔曾撰写了《管理就是沟通》，书名即简明扼要地突显了沟通在组织管理中的重要性。教师与学生所处的立场不同，自然会经常遇到一些摩擦或误解，沟通与交流显得尤为重要，不交流会提高犯错误的概率。管理者作为学校管理阶层的代言人，需及时传递相关政策、信息，体现组织关怀。

2015年5月18日中南大学机电学院硕士研究生姜东身跳楼自杀的惨案还历历在目，从网上流传他所留的遗书中我们可以看到他满腔愤恨，言辞中也可以看出在平时的学习、交流中，他与导师的沟通一直都存在一些问题，缺乏合理的沟通方式。双方都站在自己的角度，并不能相互理解。导师本该为人师表，在学习上悉心指导、在生活中关心照顾，学生也应体谅导师对自己的严格要求。缺乏沟通的途径，必然不能相互理解。

沟通是任何一个组织都不可忽视的问题，学校也不例外，管理者需要在研究生中建立良好的人际关系与和谐氛围，除了传递正常的信息外，还需传递鼓励性信息，以确保传递的目标得以实现。这就需要管理者了解研究生的需要，关心研究生的衣食住行，切实站在他们的角度为他们考虑，以他们能够接受的方式或渠道将信息传递给他们，在适当的环境下把自己的想法、对问题的看法、自己的难处透露给学生，力求得到他们的理解和支持。如果只是生硬的传递信息，很难得到学生的理解，即使是美好的构想、成熟的战略在无法得到回应的前提之下还是无法实施。主动为学生考虑，在传递信息的同时传递自己的关心与支持，更容易化解矛盾，增进团结。让学生知道管理者的想法有助于目标的顺利实现，也有助于学生流露自己的真情实感，及时提出自己的建议，结合双方的观点与立场，群策群力，形成良好的沟通氛围。不仅有利于消除误解与猜忌，还能增进彼此的了解。

三、沟通的技巧

1.善于倾听

尽管管理者更多的是信息的传递者，但是沟通是双方面的行为，是双向的信息对接。在传递信息的同时也需要去倾听学生的需求，在了解别人的需要之后才能更好地提供服务。现在很少有人愿意静下心来听别人讲话，好的听众拥有广阔的市场。尤其是作为管理者，不能给人一种高高在上的姿态，在听学生讲话时要专心致志，礼貌性地用眼神或者身体语言告诉对方自己确实在倾听。作为老师，很重要的一点就是要做到一视同仁，不能对某些学生心存成见，这种状态下容易做出武断的评价，表现出不耐烦或者不理解，这样会使对方不愿意吐露真实的想法，不利于沟通的效果。

与学生沟通，不仅仅要会听，还要会说，会将学校的意见或管理者的意见用合适的语言表达出来。实践表明，正确的启发、鼓励的话语、恰当的提问等方式都有助于达到更好的效果。即使是意见不统一，在表达自己的观点时也要谦虚谨慎，过于直白地表明自己的目的不易让学生接受，即使是为他们考虑，也容易让学生产生戒备和反感的心理。在沟通的过程中发现學生心不在焉或不耐烦时，应该适时转移话题或者以委婉的方式结束本次沟通，始终保持良好的氛围。在表明自己的观点后应与对方有眼神接触，以征询的目光确认其是否能够接受，尊重学生的意见。

2.换位思考

由于老师与学生所处的立场不一样，面对不同的问题可能会出现对立的情况。管理者作为双方沟通的主导者，应该具备一定的思维能力、解读能力、表达能力、倾听能力、说服能力、策划能力等等，其中思维能力在沟通的过程中起着至关重要的作用，思维能力的本质就是换位思考。

在与学生交流沟通的过程中通过换位思考，改变原有的思维方式，解决常规思维下难以解决的事，通过换位思考，更多地了解学生的心理需求，体会学生的思想情绪，在此基础之上，才有机会走进学生的心灵，得到他们的理解与信任。互相理解、信任的前提之下更加有效地进行服务定位，为其提供更为优质的服务。也只有相互理解之后，双方都能积极主动地参与到事情的过程中，双向的付出更易节约沟通资本。

3.拓宽沟通渠道

传统的沟通渠道是面对面交流，这种交流方式有助于情感沟通，有助于实时得到对方的反馈，可以根据对方的表情、身体语言等信息及时调整沟通内容，不易产生误解。随着信息化的快速发展，多媒体技术被广泛运用，也越来越被广泛接受。现代化沟通渠道逐渐替代传统的沟通形式。面对日臻完善的新媒体技术，管理者也需创新管理模式，及时适应新媒体沟通渠道，节约时间成本。

新媒体公众平台的运用，有助于实现管理者与学生之间的平等沟通。现实生活中，管理者容易局限于教师的角色，在学生面前难以放下教师的身份，害怕丢掉老师的身份之后没有威严，无法做到令行禁止。在虚拟环境之中，更易实现角色的转变，更易用自己真实的一面与对方沟通，这种方式也满足了学生的心理需求，不用直接面对老师，在一定程度上鼓舞了学生的自信心，大大提高了凝聚力。同时由于大家时间都比较紧张，这种沟通方式大大节省了双方的时间。

同时新媒体信息平台可以推进事务公开，所有信息公开、透明，不易产生不必要的矛盾。这种方便、快捷的形式也有助于第一时间得到学生的反馈信息，各项事务上情下达、传递及时，在沟通过程中起着促进作用。除此之外，信息公众平台可以拓宽沟通的范围，实现多维度共同沟通，不受时间、空间的限制;在不直面某些尴尬的问题时也有助于加强沟通的深度，过于敏感、无法当面启齿的问题或建议可以通过这种途径得以实现。

4.巧用沟通方式

在与学生沟通时应把握正确的沟通态度，做到公开、公平、公正，建立互相信任的心理基础，采用合理的沟通手段与方式，从而获得良好的沟通效果。

合理的沟通方式是管理者进行有效管理的重要手段。管理者应根据不同的沟通问题选择不同的沟通方式与沟通环境。如传递学校政策、相关文件时，应选择较正式的场合，在办公室、会议室或课堂用正规的方式传递给学生，以示事件的重要性，并且要求学生及时回复，确保信息能够及时准确地传达。在进行信息采集，调查情况时，应采取横向沟通与纵向沟通相结合，多种方式并用，全面搜集信息，避免信息的遗漏或失真。在进行心理辅导或组织谈话时，可选择非正式渠道，在非正式场合进行交流，制造轻松、愉悦的沟通氛围。环境发生变化，沟通效果也会产生相应的变化。根据不同的事件选择不同的沟通方式，将会达到事半功倍的效果。

管理与沟通是分不开的，也是相辅相成的。有效沟通的前提是尊重、信任与理解，同时，沟通又促进彼此的尊重、信任与理解。增强教师与学生的沟通意识，不仅可以加强双方的信任，有助于达成共识，同时满足双方得到尊重和自我实现的需要，满足心理需求。始终将理解贯穿于沟通过程中，可以增进双方感情，更容易体会到价值感，也更符合管理需要。