浅谈慧智档案软件在基层档案室的开发与利用

顾凌冰

(上港集团张华浜分公司,上海 200940)

浅谈慧智档案软件在基层档案室的开发与利用

顾凌冰

(上港集团张华浜分公司,上海 200940)

本文分析了慧智档案系a统软件在基层档案室的开发与利用,分析了计算机作为档案管理的辅助设备对现代化档案管理的重要性以及慧智软件在档案管理中的实际运用,并对基层档案室实现较为系统、完整的科学化、与时俱进的管理模式提出了自己的建议,提出了自己的思考。

慧智软件 档案室 开发与利用

作为一名基层的档案管理员,在基层档案室工作也经历了春夏秋冬十五多年。也亲眼目睹了档案从单纯的手工记录方式到现在实现较为现代化的计算机与纸质档案并存的管理模式。在堆着各式各样文件资料的库房里,我深切感受到如果档案工作不能实现计算机对档案资料的管理,那么这项工作将永远是没有前途的。随着时间的推移,它将不能适应时代的发展,不能成为一个实用性、系统化的专业会被社会所淘汰。在平时的日常工作中,我对档案的收集、整理、立卷、归档和提供利用,通过计算机辅助管理,明显感受到计算机具有手工管理所无法比拟的优势,它使得本专业的管理更为现代化、科学化、系统化。而一款适合本企业工作的档案软件更是优势中的优势。如使档案的分类较为齐全、案卷条目清晰、台账新颖别致、保存数据存储量大,可靠性高,保密性好。这些优点能极大地提高档案管理的效率及利用工作的水平,也是这项工作与其他兄弟部门合理化接轨的重要条件。当然,基层档案室的工作条件是较为清苦平淡的,很多管理设想,更新升级,也是需要有一名聪慧并且对这门事业付出热情的工作人员。

在从事档案工作的一整套工作流程中,我也时常留意自己的工作。哪里是主要的,是这项工作的核心所在。就比如现在的档案信息化管理,我就注重档案软件的运用。在前八年的工作中,我主要从事技术档案的归档。在工作中用POXPRO这个数据库软件。这个软件也是我们上港集团(SIPG)的一位技术工程师一个人开发的。对他来说,这也相当不容易。后来,随着集团的发展,我们整个档案系统也有了质的飞跃。包括在软件上的使用,我们引进了专业的软件服务商上海慧智计算机技术有限公司的PERCA档案管理系统。这套软件在档案管理系统上不但涵盖了档案管理,还具有独特的行业针对性。

1 什么是PERCA-AMS

PERCA-AMS的研发是基于对港口物流行业的深入需求调研,充分了解了该行业档案管理相关的国家标准和规定。受到了行业内专家的指导,特别符合实际操作,并且完全与各企业现在仍使用的档案管理系统对接,轻松实现数据转移。PERCA-AMS包含文书档案管理、科技档案管理、财务档案管理、全文检索功能、系统配置模块、用户权限设置等。这套系统能大大提高档案管理的工作效率,加快档案检索速度,提高档案的查找准确率。这三年用下来,我明显感到档案室的管理更加规范化、现代化。

2 文书档案管理和技术档案管理是慧智软件系统的一大特色

2.1 PERCA档案系统采用的立卷管理模式(见图1)

归档必须先建立案卷,文件的存放以卷存放,必须建立统一的案卷格式和目录。一批文件一个组卷号,以序号区分各个文件。文件最终是有序号的。

2.2 文书、科技档案管理

慧智软件可实现收文、发文、合同等电子文件信息的归档,新增档案信息的登记入库,文件原文的扫描和人工引入,档案数据的修改,删除,归档文件和档案文件的自动排序,编号,档案编目、检索,原文调阅,档案入库、利用、统计、鉴定、销毁、档案数据的接受、移交、档案盒背脊标签的打印等。并且可以对文书档案传统组卷方式的案卷进行管理。

2.3 档案全文检索查询功能

在档案的利用中,档案的检索、查询是一项既重要又实用的工作。故而对档案的查询提出了越来越高的要求。档案管理的检索功能以友好、美观的界面和完善、实用的查询功能实现档案文件的安全、方便、快速查询。

综上所述,慧智软件在整个宏观的档案管理中具备了如下特点:

减少简单重复劳动。

提高档案集中统一管理、控制单位各门类(各载体)档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等各个环节。

全程有效管理、控制单位各门类(各载体)档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等各个环节。

使单位各载体、各门类的档案始终保持准确性、完整性、系统性;基建和设备档案保持成套性;改进单位的形象。

在确保安全的前提下,最大程度地实现各类档案信息的跨部门的资源共享。

为决策层提供及时、准确的各种专题档案汇编。

3 结合慧智软件EXCEL导入导出功能实现数字化检索和档案库房实物调卷相匹配

在一般的中小型企业,很多档案库房与档案人员的办公室是分离的,如何实现计算机的检索,使得档案人员快速拿到实物档案,这是我曾经一直在思考的问题。大多数企业的基层档案室无法与档案馆或者图书馆等较为先进的专业管理机构相提并论,因为它们的检索是由计算机信息系统和专业密集架成套配置的,具有电子化网络全程控制的特点。企业对这一成本的支出是一笔相当昂贵的费用。但如果运用计算机现成的档案管理软件来实现这一套全程控制,比如在一个面积为200平方米,档案柜数量在三百只左右的基层档案室并无可能。只要通过慧智软件模块的EXCEL导出功能,对每一个案卷进行档案柜的序号标注,那么实现计算机对档案实物的全程控制就不是一个异想天开的白日梦了。而且这样的检索方法也相当简便,只要档案工作人员平时做好一定的积累,在计算机中做好注录工作,那么一旦提供某一件档案的利用,就无需纸质台账。只要通过计算机检索文件的档案柜就能直接找到这份文件的存放位置。文件的存取对档案的利用是很关键的一步。慧智档案系统这一模块的开发与利用摆脱了日常档案人员通过纸质台账进行调卷而费时费力的工作方法,实现了小型档案室数字化检索而为企业降低了生产成本,提高了工作的效率。

从慧智软件的事例中,我也充分感受到了以下几点:

首先,档案管理应用计算机技术是档案现代化发展的要求,也是档案工作持续发展的动力。计算机技术被广泛引入日常的档案管理工作中。其中最为突出的是表现在档案检索工作上,即利用计算机的超大容量和运算快捷的特点,将档案检索系统输入计算机之中。以提高档案检索的质量与速度。

其次,由于电子档案的大量涌现,同时人们为了方便利用又把传统的固态档案录入计算机,建成数字档案馆。像我们这种中小企业,通过计算机的辅助,同样也能把档案室建成数字档案室。这种借助于新技术建立的档案实体为档案管理工作开拓了一个全新的领域和课题。

再次,档案数据库是以档案的实体管理为基础,兼顾数据库设计和应用发展的需要,将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合。在长期实践中,数据库以其独特的优点已经证明它是信息资源组织、管理、共享的最佳方法,在数据冗余度,管理效率、数据完整性控制等方面都有良好的表现。事实上,档案数据库是各类档案信息系统正常运行的核心组件,是档案信息化不可或缺的基础工作之一。先前写到的慧智软件EXCEL导入导出模块功能实现数字化检索和档案库房调卷相匹配这一档案利用的典型案例也是利用了档案的数据库这一原理的开发。

最后,随着电子文件几何式递增、对电子文件的超前控制、及时收集、有效管理与开发利用以及数字化技术的推广,服务范围的拓展,管理手段的革新都要求档案管理人员的计算机知识和技能必须与时代同步。要树立适应新形势要求的全新的服务理念,把现代化计算机技术与我们积累的工作经验、档案利用的典型案例结合起来,参与到这场文案管理的变革中来,在变革中求生存,在变革中求发展,不断改进工作方法,提高工作效率,增强服务意识,改善服务环境,使档案信息得到更好的利用,顺应时代的要求。

综上所述,随着档案事业快速发展,随着办公自动化程度的不断提高和计算机在档案工作领域的广泛应用,档案管理从管理思想,管理方法,管理人才和管理手段等方面必须要紧跟时代的步伐,不积硅步,无以至千里,不积小流,无以成江海。因此,我们在平时的日常管理中要多思考,善于学习与总结。作为一个港口企业服务于基层工作的档案管理员,也只有不断的思考、探索、总结、再思考…,才能在档案这个工作岗位上不断提升自己,才能卓越的服务于我们这个现代化的国际港口企业。

[1]徐志敏.计算机技术对档案工作的影响[J].办公室业务,2000.

[2]乐利珍.浅谈事业单位档案管理现状及对策[J].科技风,2008年.