提高工程档案管理科学化水平的方法

文|徐春艳

提高工程档案管理科学化水平的方法

文|徐春艳

工程档案是在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体材料，它真实地记录了工程建设项目的全过程，是极为宝贵的信息资源，为工程建设工程的顺利开展提供了不可或缺的重要参考。

工程档案管理的现状分析

首先，人们对工程档案管理的认识不足，普遍存在一定的偏见，认为这项工作只是简单地对工程档案进行收集、整理、归类，而没有认识到工程档案管理对工程建设与经济效益所产生的重要作用，对这项工作缺乏足够的重视，导致工程档案管理的工作质量不高，效率低下。其次，工程档案管理方式较为落后，仍以传统的纸质档案管理方式为主，管理的重心仍以实体管理为主，没有切实实现工程档案管理的电子化，档案管理信息化水平不高，没有实现工程信息资料的有效查询、检索、筛选、排序、分类、汇总，档案管理的效率不高。再次，工程档案管理的制度不够健全，没有行之有效的规章和体制为档案管理提供参考，档案管理工作人员通常是根据以往经验展开管理工作，容易导致工程档案资料的分散和遗失，得不到及时地收集、整理和归档，也极易出现工程档案管理上的弊端和死角，档案管理的质量得不到保障。此外，工程档案管理人员配备不足，仅有少量的专职管理人员，管理人员对现代档案的价值认识不清，有的管理工作人员甚至没有进行较为系统档案知识与技能的学习，导致工程档案的管理水平多停留在低水平的层面上，不利于工程档案管理工作水平的提高及档案管理事业的可持续健康发展。

提高工程档案管理科学化水平的意义

工程档案管理是一项系统性的工作，其工作的内容及范围比较宽泛，且要保证各类工程档案资料有效地记录、归类、保存、标注，并在需要使用这些档案资料时得以实现快速查询、取得，是一项极为繁琐复杂的工作，因此需要借助现代化的手段及科学化的管理方法，对工程档案进行科学有效地管理，使之更好地为工程建设及社会经济发展服务。我国工程建设发展速度的日益加快，规模的日益扩大，为工程档案管理工作带来了新的问题和挑战，工程档案管理工作日益繁重复杂，而电子档案的兴起与发展也为工程档案提高了新的发展契机，可以说，提高工程档案管理的科学化水平，是工程档案管理发展的必然要求。

提高工程档案管理科学化水平的相关举措

完善工程档案管理机制。行之有效的工程档案管理机制是提高工程档案管理科学化水平的重要保证。首先，工程建设单位应在遵循国家档案管理法律法规的基础上，依法建档，加强对单位内部档案管理各项工作的规范化、合理化，构建多层次、全方位的档案管理机制，使工程档案资料的收集、归档、保管、鉴定、统计、考核、汇总、查询、借阅等各项管理工作能科学有效地进行，有效提升工程档案管理的质量及效率。其次，工程建设单位应根据自身实际，制定切合实际的档案管理实施细则，明确工程档案管理、整理、保持、查询的基本要求及内容，明确工程档案管理的规章制度，并完善单位内部的档案管理责任机制，根据本单位的档案管理需求及发展特征完善岗位责任制度，将工程档案管理分类落实，责任到人，形成齐抓共管，层层把关的良好氛围，保证工程档案收集的完整性和及时性。此外，将公平合理的竞争激励机制引入工程档案管理工作中，结合岗位的重要性，依照业绩考核等级确定工作人员的奖金、津贴标准，将工作人员的工作表现和业绩直接与收入挂钩，充分挖掘档案人员的工作激情和潜能，调动其创造精神，激发档案人员不断提升自身的核心竞争力，以提高档案管理的工作效率和质量。

强化工程档案管理的信息化。从实际出发，根据工程档案管理的工作需要，探索实践出适合本单位使用的档案信息管理软件，整合工程建设内部资源，运用新思路及新方法，在档案管理工作中引入档案数字化，可以将网络技术作为数字化档案的重点，逐步完善工程建设单位内部的档案管理系统及电子档案室，使电子档案管理走向科学化、专业化、规范化地管理，逐步建设适应工程单位工作需要及发展的网络化档案管理应用系统，不断提升工程档案管理的网络化、信息化、数字化及自动化水平。还可利用先进技术，不断压缩工程档案的体积及储存空间，不仅便于档案的存储，扩大工程档案的储存量，还能有效提高工程档案原件的保护水平。为保障工程档案的信息安全，工程单位还应在不断强化工程档案管理信息化的基础上，完善安全管理制度，采取行之有效的安全保护措施，规范工作人员的操作行为，提高其警惕性，最大限度地规避人为方面的安全隐患，同时不断提高自身的网络技术水平，加强技术层面的安全隔离，根据内容将工程档案划分为不同层次的保密等级，进行密级界定，确保档案信息化系统的安全运行。

提高档案人员专业素质。提高工程档案管理科学化水平，档案人员专业素质是关键。工程档案管理不是简单地对工程建设档案资料进行收集、记录、整理和归档，而需要档案管理人员对整个工程建设的脉络进行完整梳理，并准确地记录下工程建设的点点滴滴，因此一名合格的工程档案管理人员不但需要具备专业的档案学知识与及技能，还需了解一定的工程专业知识，掌握互联网技术，只有具备一定的工程建设相关知识，才能切实结合工程的特点，做好不同工程阶段档案收集、整理、归档、保管等各项管理工作。工程单位应定期组织档案管理人员参与形式多样的业务知识及技能的培训及参观交流学习活动，优化档案管理人员的知识结构和专业技能，档案管理人员自身也应通过诸多途径加强专业知识、理论实践知识与技能、新媒体网络技能的自我学习，不断提高自我管理的能力，为工程档案事业的健康发展贡献力量。

惠州市白盆珠水库工程管理局）