高职院校学生档案管理和利用途径分析

彭雪琴

摘 要：高职院校学生档案是学校管理学生的具体依据，同时也是学校培养、教育学生的第一手资料。在学生毕业之后也是各事业单位选用人才的重要依据。对学生自己而言，学生档案更是每个学生从学校走入社会的成长记录，所以高职院校在整理保存学生档案上一定要注意做好学生档案的开发利用工作，所以本文对相关的管理措施和利用途径进行了探索。

关键词：高职院校；學生档案；管理；利用途径

高职院校为社会提供了大量的专业技能型人才，高职院校作为培养社会人才的教育基地，学生档案管理工作非常的重要，但是在实际的工作当中，学生档案的利用率非常的低，学生档案重复的归档、管理、销毁。所以如何降低档案的闲置率，提高档案的实用性，是一个非常重要的问题，在具体的工作中，如何发挥档案的管理工作，让档案有效的为学校的教学科研发挥作用是亟需解决的问题。

1 高职院校学生档案的特点

1.1 周期性

高职院校学生档案具有非常明显的周期性，学生的档案随着高考结束进入高职院校，又随着学生毕业迁出学校，并且学生在学校期间学制短、流动性非常的强，稳定性很差。

1.2 广泛性

高职院校学生档案的内容与其他的档案相比具有非常大的差异性，学生档案在具体的内容上不仅包括了学生的基本情况，还包括学生在学校当中接受的教育和院校的管理情况，学生档案的涉及面非常的广泛，它和其他的文书档案相差很大，文书档案中是不允许有太多的内容出现在同一个案卷当中，但是学生档案包括了学生在学校的学生成绩，奖惩情况以及学籍变动等多个方面。

1.3 综合性

高职院校在学生档案管理工作当中需要记录的内容非常多，学生档案的内容非常的丰富，学生在学校当中的各种表现以及相关的证明材料，学生的入学情况，在学校的受教育情况和相关资料的变更等等都要有详细的记录，学生在学校参加的各种活动以及获得奖项和学生的思想品德和入党资料等等都需要有详细的记录，对于具体的学生而言，只有把这些情况综合的记录分析，才能全面展示学生在学校的学习情况。

1.4 动态性

学生档案的积累过程是一个动态的发展过程，高职院校对有关学生基本素质发展状况材料的收集和记载也随之分阶段进行。对于学生的学习成绩，我们大多采用一个学年或者一个学期进行一次记录。如升级、留级；特殊情况则随时记载，如过失、处分等。学生基本素质在发展变化，学生档案也在不断补充和完善。

2 高职院校学生档案管理中突出存在的问题

2.1 领导重视程度不够

由于社会的快速发展，高职院校的升学竞争力越来越大，学校的相关领导把重心放在学校的硬件设施建设和学校师资队伍的建设上，对于学生档案管理工作没有太高的重视，在学生档案管理工作中缺少专门的技术人才，大多数档案管理人员都是其他岗位的工作人员兼任，所以在具体的工作当中缺少完善的管理机制和必要的检查监督。

2.2 管理和利用不规范

高职院校的相关领导部门不重视或者漠视学生档案管理工作，以往的档案管理制度大都是从其他行业借鉴过来的，缺乏严格的与自身发展相匹配的档案管理制度，因此，现行的档案管理制度不能适应现在高职院校的发展趋势，日常的档案管理工作当中，管理人员无章可依，大量的非工作人员随意翻阅，涂改学生档案，造成学生档案的严重损坏和失真，在学生档案的利用过程当中，由于管理不规范，造成机密信息的泄露等等问题。

2.3 学生档案材料质量不高

从目前情况来看，学生档案基本上都是一些主观性的资料填写，学校在对这些资料进行认定的时候只是简单的以上情况属实或者是同意以上观点等等，缺少分析性的客观的评价部分，这就导致高职院校学生档案在社会上的认同率比较低，特别是在即将毕业的时候，出于就业方面的考虑，学校将学生的处分以及惩罚情况大范围的撤销，这就严重影响了档案的真实性，导致学生档案的利用率大大降低。

2.4 学生档案利用价值普遍偏低

学生档案伴随着学生的一生，因为学生档案具有着原始性和真实性，但是在高职院校当中，学生不能接触自己的档案，学生档案信息也一直存放在档案管理室中，学生档案只藏不用，这就导致学生档案的利用率非常的低，学生档案的优势和价值无法显现出来。

3 高职院校学生档案管理和利用的有效途径

3.1 提高素质，强化档案管理意识

任何工作只有从人的思想意识上彻底的重视，才能真正有效的提高工作质量，高职院校的学生档案管理情况要想改善，首先要从领导层真正的重视学生档案管理工作，领导层重视档案管理工作，并且有意识的不断对相关的工作管理人员进行业务培训，强化其工作意识，培养工作人员的计算机能力，使相关的工作人员尽快掌握网络化技术，尽可能的提供业务交流学习活动，增强工作人员的业务能力。

3.2 完善制度，规范档案管理利用

高职院校应该根据自身的实际情况以及学生档案的使用情况制定适合自己院校的档案管理工作制度，彻底的改变档案管理只藏不用的原则，保证学生档案能够得到合理有效的利用，由于原有的学生档案管理制度不够完善，这就需要相关的档案管理工作人员及时的发现问题并且努力寻找相关的改善措施。

3.3 丰富档案内容，提高档案利用价值

高职院校的社会职能是为社会培养专业技能型人才，所以在教学特点上非常的重视学生的实际动手能力，这样在整理学生档案的时候学校也应该注意更多的去搜集学生的各种技能证书以及参加活动的荣誉奖励，在学生求学期间，严格客观的记录学生在学校的一举一动，包括学生因何种错误受到何种处分，以及在随后的学习当中通过自己的努力让学校撤销相关处分等等，这些都需要如实的记录，因为这样一方面反映了学生最为真实的成长记录，另一方面也对其他学生有警醒作用，通过记录学生在学校的全方位情况，如实反映学生的成长历程，丰富学生档案，这样在学生毕业之后，社会各单位也能从档案当中看到最为真实的学生情况，为社会提供最为真实的选材依据。

3.4 加快档案数字化、信息化建设

随着大数据时代的到来，高职院校的学生档案数字化建设和信息化建设显得更加的重要，开发并且提供网上查询系统，让学生能够及时掌握自己的档案信息，学生毕业之后各单位在录用人才的时候查询信息更加的方便快捷。对学生档案的信息化管理是未来的发展方向，也是档案管理的必由之路，信息化档案建设必将成为以后档案管理的主体。

4 结语

综上所述，学生档案是学生信息的最为直观真实的呈现，从事档案管理工作的人员必须要有强烈的责任心和社会责任感，严格遵循相关的档案管理规定，认真做好档案管理工作，，为高职院校的档案管理工作和档案利用工作贡献自己的力量。

参考文献

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