浅析企业档案数字化与办公自动化融合的问题与对策

文/江苏省盐城市公路管理处 王静宜

档案，作为一种重要的信息沉淀，在现代生活中扮演着越来越重要的角色。档案的数字化是档案管理在信息化时代的一项基础性建设工程。企业作为当今社会经济中最活跃成分，其档案保管和利用的效率直接影响到经济发展的效率，要适应激烈的企业竞争环境就必须适应信息化时代的形势要求。当前形势下，企业实现档案数字化管理显得尤为重要。

办公自动化是企业适应当前信息化时代发展要求的一大表现，也是当前企业办公方式的一次革命。这项革命使得诸如办公机构、办公人员、办公设备高度整合成为一个有机整体，极大地提高了企业办公效率。企业要实现档案数字化就不可避免的涉及与办公自动化系统融合的问题，档案数字化与办公自动化的融合是企业档案管理工作利用现有平台进行工作质量提升的一大重要途径，研究并总结档案数字化和办公自动化融合的成果和经验对于提升企业档案管理水平和信息化水平具有重大意义和深远影响。

一、档案数字化与办公自动化的发展现状

档案数字化与办公自动化同为信息化发展的产物，两者存在着很多相同点。但是由于经济效益、技术水平限制等原因，两者在发展现状与发展趋势上也存在着一定的差距。

（一）档案数字化的发展现状。档案数字化技术是指利用信息技术、网络技术、扫描技术、数据库存储技术等手段将多种载体的档案转化为数字化档案的技术。近年，档案的数字化呈较快速度发展，一方面是由于相关技术的快速发展与成熟，档案数字化技术是伴随着相关技术的发展而发展的，技术的发展对档案的数字化进程有着强大的推动；另一方面，档案管理在发展过程中遇到的瓶颈，即一面是越来越多的珍贵档案随着岁月的推移而老化，一面是逐年飞速增长的档案数量逼近当前管理能力的极限。这就要求当前的管理模式必须更新，必须大大地提高管理能力以适应形势的需要。可能性与需要性的兼备造就了档案数字化的迅速发展，在全国范围内，档案数字化工程从试点走向普及，甚至出现了数字档案馆等新内容。

（二）企业办公自动化的发展现状。办公自动化强调办公的便捷方便，提高效率。办公自动化的发展主要得益于计算机技术与互联网技术的发展。作为一项相对经济且能够提高办公效率的技术，办公自动化发展势头迅猛。随着计算机的普及与互联网的密集覆盖，企业办公自动化由点及面，几乎呈爆发式增长。目前，大中小企业均有能力实现初步的办公自动化。但是总的来说，办公自动化的数字化程度还是比较低的，多数办公自动化只是建立在计算机以及互联网的基础性推广应用之上，尚未达到较高层次的办公自动化要求。主要原因是软件投入与硬件投入比例失衡，软件投入明显少于硬件投入。此外，办公人员办公自动化操作应用能力水平较低，办公自动化管理水平较低等原因共同导致建立高层次的办公自动化系统时往往投资过大而效果不甚明显。

档案数字化与办公自动化有着诸多相似的地方，又存在明显的差异。他们同为信息化时代的产物，有着相类似的技术，使用的目的都是为了提高利用效率。但档案数字化主要管理的对象是档案，而办公自动化管理的对象则较为丰富；档案数字化有技术标准，技术层次相对较高，且一般有系统性的整体发展规划，办公自动化则相对缺乏行内统一的技术标准，但其“因企制宜”的模式使得它实用性更强；还有，档案数字化在企业中的普及度较之办公自动化要低。

二、企业档案数字化中的问题与对策

企业档案数字化过程和数字化档案的管理和利用依赖于一套全新的管理模式，以往建立在实体档案保管和利用之上的经验对此并不完全适用。简而言之，档案数字化的过程以及数字化档案的管理和利用对企业档案管理提出了新的要求。这些新的要求也影响到企业办公自动化系统，并且办公自动化系统必须解决诸如兼容性、权限划分以及网络安全控制等几个大问题。

（一）企业档案数字化过程中产生的新要求。企业档案数字化为企业档案管理提出了新要求。这些要求不仅有硬件上的，也有人才和软件上的；不仅有具体操作上的，也有核心理念上的。

1.企业档案数字化对档案的科学分类提出更高要求。企业档案丰富多样，但是由于管理人员素质和管理水平的限制，分类相对比较简单化或者简单套用事业单位的模式。这样的分类方式不适应自身企业的实际情况，不符合现代档案管理的要求，更不适应档案数字化保管利用的要求。因此，档案的数字化要求企业档案的科学分类。一是企业档案的分类应该以科学合理为首要目标。档案分类必须科学合理，与企业的实际情况相结合，更加务实，更符合企业的各项生产、经营以及管理活动，以便于保管和利用；二是企业档案的分类必须更加注重经济化，坚持经济适用原则。鉴于企业的盈利性机构这一基础事实，企业档案的分类在注重科学合理的同时必须同时考虑经济效益，坚持经济和实用的原则；三是企业档案的分类必须适用办公自动化系统。档案数字化需要通过办公自动化系统来进行管理和利用，因此，在分类过程中，尤其是遇到分类交叉、重叠等情况时必须考虑到与办公自动化系统的适用性，寻求合理的解决办法。

2.数字化档案对档案管理人员的素质提出新的要求。数字化档案需对档案管理人员应当具备的素质提出了新的要求。一方面是技术要求。数字化档案需要通过办公自动化系统来实现其保管和利用，这就要求档案管理人员具备相应的专业管理能力。在一般的中小型企业中，诸如财会档案等一般由会计人员、行政人员监管，但在数字化背景下，专门的档案管理人员是不可免的。对于一般办公人员，也应当提高他们对档案数字化的认识，增强其办公自动化系统的操作水平，以适应新的要求；另一方面是责任要求。从自觉性来讲，数字化档案的管理需要全体办公人员的集体参与，这就要求大家必须具有高度的责任心；从制度化来讲，必须尽快建立和完善相关的责任机制，并且落实到位。

3.企业档案数字化要求档案保管工作积极介入档案生成环节。在信息化的环境中，数字化档案具有较高的动态性和流动性。档案管理人员必须能够对企业的整个信息系统进行监管，并且积极主动地介入档案的生成环节，做到“形成即入档，产生即保管”。否则，在信息化的大背景下，失去源头控制，档案管理者势必无法监管企业信息系统的核心，造成重要档案内容的遗失和疏漏。在具体操作上，档案管理人员应该监督档案的形成过程，主动督促各部门形成的档案及时入档，按时核对已入档的数字化档案。

4.企业档案数字化使得档案工作重心发生变化。档案的利用是档案保护与管理工作的基础，也是根本目的。以往，档案保管工作出于一系列技术等方面的缘故，一直以保护为主。档案数字化使得档案的使用更加便利，也不会对档案原件造成破坏和损耗，因而使档案的高强度使用成为现实。简而言之，档案数字化改变了档案的利用方式，打破了以往档案利用过程中的种种局限性，使得档案的利用变得安全便捷，从而也就使得档案工作的重心从保护转向了利用。

（二）企业档案数字化与办公自动化系统融合中存在的问题及对策。企业档案数字化与办公自动化尽管有着诸多的相似点，但两者的融合仍然不可避免地存在几大问题。

1.档案数字化与办公自动化系统的兼容性问题。相对于办公自动化而言，档案的数字化有着较为统一的相关标准与技术规范。办公自动化一般是“因企制宜”，追求高效、实用性，但是缺乏统计的标准与规范。因此，档案数字化与办公自动化之间存在着兼容性问题，兼容性问题主要包括软件、文件格式、文件规格、存储方式、传输标准等。

尽管在档案数字化与办公自动化融合的过程中，兼容性问题广泛存在，但是它的解决方式也是多样化的。其中，最根本的解决方式是系统升级，将两者整合到同一系统之下，使档案数字化成为办公自动化系统的一部分。但是这种方式成本过高，过于繁琐，不适合中小型企业。最经济的解决方式就是格式转换，使用数字化档案时将其转化为办公自动化系统可以识别的方式，这个过程可以通过将办公自动化系统作适当局部升级即可轻松实现，而且有着许多成功的案例。尽管它并不能完善解决两者之间的全部兼容问题，但是足以应付绝大多数问题。更重要的是，这样的做法非常经济实用，适合多数企业。

2.在办公自动化系统中管理和利用数字化档案的权限划分问题。企业的档案类别较多，且很多都是重要数据和商业机密。因此，对数字化档案的管理和使用权限划分也有着较高的要求。数字化档案权限划分的基础是对办公自动化的用户进行角色划分，从而形成用户、角色、权限三级体系。每一个用户都有一个或者几个角色，每个角色都对应着自己固定的权限。

权限主要包括用户的管理、档案文件的管理和档案文件的利用三方面。用户的管理包括新增用户、删除用户和设置用户权限。档案的管理包括新增文件、删除文件、修改文件、浏览文件、下载文件等。档案的利用包括浏览文件、下载文件等。档案使用权限的划分方式多样化，但基于企业的特点，目前被较多采用的是一种部分加等级的权限控制方式。即每角色均具备部门和等级两个属性，每一角色只能对自己所属部门的不高于自己等级所对应层级的档案进行管理和使用。

然而需要指出的是，档案是一种对保密要求和安全要求都比较高的文件，因此，一些档案的管理和使用权限，如删除、修改、下载等应当被收归高等级权限之列，只能视情况授予少数高等级管理员，并要求其承担相关责任。

角色基本可以分为两大类，即管理者和使用者。管理者又分为高级管理者和普通管理者。高级管理者可以享有诸如用户管理等高级权限，而普通管理者则不具备，他们更侧重档案文件的日常管理。而使用者则可以划分为诸多角色，其具体权限则根据企业实际需要而定。

3.办公自动化系统下数字化档案的保管与利用的网络安全控制问题。办公自动化系统是一种基于网络的系统，网络安全一直是其重点。随着数字化档案的融入，这一方面的要求也随之提高。

网络环境下的档案管理存在的不安全因素有很多方面。第一，计算机病毒通过网络传播，时刻威胁着网络安全。而且，“道高一尺，魔高一丈”，计算机病毒永远都比杀毒软件更新的快，这就导致没有任何绝对安全的互联网环境存在。计算机病毒可以潜入服务终端，破坏文件，导致严重的档案管理事故；第二，数字化档案的一种电子文件，这就意味着只要获取，它可以任何时间、任何地点由任何人浏览；第三，网络犯罪层出不穷。档案中有很多都涉及商业机密、技术、产权等，这就吸引了很多网络罪犯的目光。数字化档案一旦被窃取，就会给企业带来无法计算和难以挽回的损失。

为了尽力控制网络威胁，最大限度地保证网络安全，必须采取一系列防范措施。一是对档案进行分级加密，根据档案的涉密程度确定公开程度，对核心机密严格保护；二是加强防病毒技术，及时更新防毒软件，定期查杀病毒；三是加强对有用户的身份认证，严防黑客入侵；四是加强员工素质，强化他们的技能，提高他们的道德意识与防范意识。

三、档案数字化与办公自动化融合的意义

从大局讲，档案数字化提高了企业的信息化水平，从而也提高了企业的竞争力，使之更加适应当前的信息化与经济全球化趋势。从具体讲，两种系统彼此整合，互相影响，档案的数字化丰富、充实和完善了企业办公自动化系统；反之，企业办公自动化更加务实便利的整体架构也为数字化档案的管理提供了值得借鉴的经验，推动了企业档案的管理工作发展。

（一）推动企业档案管理工作重心由保护向利用转变。档案数字化管理所涉及的相关具体技术一般要比办公自动化系统涉及的层面要高，但是办公自动化系统的整体系统架构却更为成熟、实用，办公自动化系统存在的初衷就是高效便捷，以方便利用为直接和最高目标，利用也是档案管理的最高和最终目的。如果考虑将数字化档案的管理系统更广泛地效仿和借鉴办公自动化系统将能够大幅提升其利用效率。届时，人们可以对各种公开的档案实现利用诸如移动查询，异地浏览等功能。档案的利用方式更加便利化与多元化，利用率也将大大提高。

因此，两者成功融合将能为企业档案管理领域带来可以借鉴的有益经验，推动档案管理的工作重心由保护向利用转变，从而更加适应当前发展的现实需要。

（二）巩固了实体档案的地位，增强了原件的保护。档案数字化完成之后最直接的结果之一就是绝大部分直接利用的档案将是数字化档案而非实体档案，数字化档案虽然在利用环节很大程度上替代了实体档案，但这也只是对保护的一种形式。事实上，档案的数字化对于实体档案的地位并非削弱，而是一种巩固。

1.安全备份作用。实体档案作为数字化档案的来源，它是数字化档案的本体，可以视为一种自然备份。即使当数字化档案成为主流，其仍然具有非常重要的地位。档案数字化系统尽管自身有备份功能，但是考虑到网络安全、意外事件等因素，实体档案的安全备份作用作为一种双重保险仍然是相当重要的。

2.凭证核查作用。数字化档案在日常的使用中已经显示了它的凭证作用，但是单独的电子档案和实体档案都存在着破坏的可能。因此，一方面，要不断加强实体与电子两种档案的保护，增强其安全性；另一方面，也是重视实体与数字化档案相结合、相补充的凭证核查手段，来加强档案的凭证核查作用。

（三）提高企业档案管理水平，增强企业竞争力。档案数字化与办公自动化是重要的两项信息化技术，档案的数字化系统和办公自动化系统各自具备不同的优势。两者的有效融合能够大大地提高企业信息化和企业档案管理水平，缩小我国企业在档案管理方面的信息化水平与国际水平之间存在的差距。从而提高企业的竞争力，使企业在竞争中取得优势，能够顺应信息化与经济全球化的趋势，走出国门，走向世界，拓展海外市场，与世界接轨。