浅谈基层单位档案管理工作

文/河北省唐山市丰润区交通运输局　高佩红

浅谈基层单位档案管理工作

文/河北省唐山市丰润区交通运输局高佩红

【摘要】本文就基层单位档案管理工作中存在的问题进行简要的分析，并提出了相应的解决措施，希望通过本文能够给相关人员带来帮助。

【关键词】基层单位；档案管理；员工素质

基层单位是档案管理工作的前线，也是档案事业发展的重要组成部分，随着社会经济的快速发展，基层单位档案管理工作发挥的作用也越来越大，档案管理的规范化、标准化和制度化，有利于促进基层单位档案事业的发展，如果管理不好，很容易导致档案资源的丢失，给事业单位带来巨大的损失，因此，加强基层单位档案管理工作具有重要的意义，档案管理可以分为档案资源管理和档案信息管理，档案资源管理又叫做档案实体管理，具体包括档案的收集、整理、鉴定和保管等内容，通过有效的资源建设来进行档案管理工作。档案管理的具体工作包含了信息的输入、存储、加工和输出等一系列过程。

一、基层单位档案管理工作存在的问题

（一）管理效率不高，档案建设滞后。近年来，我国科学技术发展较快，信息化水平日益提高，企事业单位的工作效率也有了很大的提高，然而，很多基层单位的档案管理工作方法和工作模式仍然比较落后，缺乏先进档案设施的投入，仍旧以账目记录、书本记载为主要方法，档案信息化建设程度偏低，无法有效的对基层单位的信息量进行快速的存入档案库，不利于档案信息的收集、整理和保管，信息化技术没有得到充分的应用，依然利用人工操作进行档案管理，这样就严重的影响了档案管理工作人员的工作效率。

（二）对档案管理的重视程度不够。基层单位档案管理人员没有充分的认识到档案管理工作的重要性，因为档案管理工作并不会给基层单位带来直接的经济效益，将档案管理工作看作是一份简单的文件管理和保管工作，相关的领导人员缺乏对档案管理的认识，没有明确的档案管理规划，致使档案投入设备的不足，各项经费支出得不到保障，信息化管理水平不高，文件材料的收集工作出现断档，影响他人查阅档案的查阅效果。

（三）基础设施差，保管不到位。对于大多数基层单位而言，基层档案很少有适应需要的档案库房，没有专用档案室，而是与办公室合为一体，这样不仅影响了正常办公，而且也不利于基层单位的档案管理，保管条件差，档案管理软件设施不配套、不健全，对发生褪变和破损的档案也没有采取任何补救措施。档案资料像垃圾一样堆放在某一角落，而且收集的仅是红头文件、上级文件，缺少本单位工作活动形成的文件及相关的资料，势将造成档案资料的严重毁坏和遗失，忽视了档案服务功能的开发。

二、加强基层单位档案管理工作的措施

（一）加大宣传及监督力度，增强基层单位档案管理意识。基层单位应积极贯彻落实《档案法》和《档案管理法》等法律法规，鼓励相关的档案从事人员努力学习相关的专业知识，加大档案管理工作的力度，对档案事业发展进行合理的规划，为档案工作营造良好的工作氛围，进一步增强档案管理工作的责任感和使命感。

（二）健全基层档案管理机制，程序化开展工作。没有规则不成方圆。科学的档案管理体制将规范档案工作管理，促进档案管理工作水平的提升。要不断完善档案管理机制，结合基层单位的具体情况，建立健全各项管理制度，具体业务方面如档案收集、保管、利用、鉴定等方面，注重抓好责任落实。要认真梳理档案管理相关制度规范，有针对性地学习掌握，制订出台切实可行的档案管理规范标准，促进档案管理规范化。要创造良好的工作环境，保障档案管理工作的程序化开展。

（三）加大档案工作资金投入，提供档案管理专项经费。为了满足档案管理工作的电子化、信息化和办公自动化要求，需要相关的管理层加大对档案工作的资金投入，为档案管理方面提供必要的办公设备，改善档案管理人员的薪资待遇，加强档案管理员工的专业队伍建设，积极推进档案科研工作进程，提高档案管理水平。同时，可以积极争取将各项保障措施列入制度建设中，促进基层单位对于档案工作的投入，使之逐步走上规范化和常态化。

（四）创新档案管理手段和方法。近年来，我国移动互联网发展迅猛，大数据时代对基层单位的档案管理工作也提出了更高的要求，因此，需要档案管理部分不断的解放思想，积极的创新工作方法和手段，树立服务意识，提高档案管理工作在基层单位中的作用。档案管理的创新具体还表现在思想观念上的创新、档案管理方法的创新和档案管理手段的创新，在信息化时代，要求档案管理人员灵活的运用互联网思维，学会运用计算机技术、传感网技术、声像档案的管理等，将单一的档案管理变成信息资源，通过网络进行档案的归档，实现档案信息的实时检索，从而更好地为基层单位提供服务。

三、结束语

综上所述，针对基层单位档案管理中存在的管理效率不高，档案建设滞后、对档案管理的重视程度不够、基层单位档案管理能力不足等问题，应积极的采取相应的解决措施，如加大宣传及监督力度，增强基层单位档案管理意识、健全基层档案管理机制，程序化开展工作、创新档案管理手段和方法和加大档案工作资金投入，提供档案管理专项经费等措施，从而提高基层单位的档案管理工作效率，促进档案管理事业的健康快速发展。

参考文献：

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