探究档案保密工作需要处理的几种关系

文/深圳市公园管理中心 李娟

档案是国家历史的储备，是国家信息资源的集合，其重要性可想而知。档案不仅涉及国家机密，也涉及商业秘密和个人隐私等内容。如何更好地管理档案信息资源，保证其在保密的基础上合理开发利用，是档案工作者永恒的课题。从长期的实践工作中分析总结，可知要做好档案保密工作，需要处理好以下几种关系。

一、处理好“安全保密”与“开放利用”的关系

档案的安全保密工作，要紧紧围绕改革开放和经济建设这两个中心开展，必须正确处理好“安全保密”和“开放利用”的关系，“开放利用”不等于无密可保，涉密档案必须严格保密措施并有条件的利用；“安全保密”也不是珍藏档案，只单纯地保密不利用，在一定程度上档案就失去了保密的意义，也失去了档案的价值。“安全保密”与“开放利用”是矛盾的两个方面，而不是一对矛盾，在实际工作中要做到“安全保密”与“开放利用”相结合，保而不死、放而不乱。在处理“安全保密”和“开放利用”的问题上，要严格按照国家《保密法》有关规定，对各类档案资料，逐份清查，划分密级，进行标密，通过标密，划清秘密与非密、内部资料与外部资料的界线，做到是密就要坚决保住，非密就要一定放开。

二、处理好制度和措施的关系

严格的管理制度和完善的管理措施是做好档案保密和利用工作的必要保障。只有制度没有措施，就不能将制度落到实处；只有措施没有制度，就缺乏措施执行的依据。只有将制度和措施有效地结合起来，才能相辅相成，取得最大实效。以笔者单位档案工作为例，建立了档案员岗位责任制、归档制度、档案保管和保密制度、档案借阅制度、档案鉴定和销毁制度、库房管理制度等，使档案各项工作有据可依、有章可循。在此基础上，指定专人负责档案收集、归档、装盒、借阅、移交、销毁等管理工作，并依照岗位责任制进行年度考核。同时，加强档案工作的组织领导，成立了由单位主要领导任组长的档案工作领导小组，并定期检查档案工作。由于制度完善、措施得当，确保了档案各项工作有条不紊地开展，收到较好的效果。

三、处理好“死”与“活”的转化关系

为了更充分地利用档案，让档案在保密前提下发挥最大作用，也为档案工作者保管涉密档案提供法律依据，我国《保密法》将涉密档案分为秘密、机密、绝密三个等级，同时规定涉密档案除了一些特殊规定，秘密级档案保密期限不超过10年，机密级档案保密期限不超过20年，绝密级档案保密期限不超过30年。涉密档案一旦达到保密期限，就失去了保密价值，不再受《保密法》保护，也就可以解密了，这部分档案便实现了“死”与“活”的转化。在实际工作中，只定密不解密、“一密定终身”的现象十分普遍，不仅增加了档案工作的成本，也严重防碍了档案信息的开发利用。因此，档案工作者要依法管理涉密档案，严格保密期限，及时确定“死”与“活”的转化。明确哪些档案已经解密可以充分开发利用，哪些档案需要在一定范围内利用，哪些档案还不能够提供利用。使档案充分发挥它的作用最大限度地利用。

四、处理好“重点”和“一般”的关系

好的制度和措施需要档案工作者去遵守和执行。在日常工作中，档案安全保密工作要突出重点，有意识地注意抓重点问题。在市场经济和改革开放的新形势下，档案保密、档案利用工作的领域拓宽了，尤其是外部交往的增多、档案信息交流范围的不断扩大，部分档案工作者对谁是“重点”，谁是“一般”辨别不清，在个别人员中出现了一抓安全保密，就出现“草木皆兵”的现象。所谓突出重点就是突出抓档案利用者、要害部门、领导和涉密人员这些重点。档案部门要正确处理好领导干部与一般档案利用者、要害部门与一般部门、核心秘密与内部非秘密资料的关系，对于接触秘密多、接触密级高的涉密人员、重要岗位工作人员要作为安全保密工作的重点保护对象，对于要害部门产生秘密多，密级集中的重要岗位重点进行保密教育。只有抓好这些部门、这些人员的安全保密工作，才能保障涉密档案的安全利用，才能使涉密档案更好地为改革开放和经济建设服务。

五、处理好纸质档案和电子档案的关系

随着办公自动化的普及，计算机技术在档案工作中广泛应用，档案载体也发生了变化，电子档案作为后起之秀，与传统的纸质档案并驾齐驱，档案管理进入纸质档案与电子档案共存的“双轨制”时代。电子档案具有不可识别性、信息存储高密度性、信息共享性、载体多样性等特性，利用快捷方便，实现异地远程调阅，但其在真实性、可靠性方面存在风险，纸质档案始终处于无可替代的重要地位。档案工作者要与时俱进，在严格管理好传统纸质档案的同时，不断提高计算机应用水平，特别是提高计算机网络保密技能，并完善与之相对应的管理机制。重点加大涉密软盘、光盘、U盘、移动硬盘等磁介质以及涉密文件、资料等纸质档案的管理，认真处理好这些载休的使用、保管、清理、归档、销毁，确保不流失、不泄密，并定期监督检查。使纸质档案和电子档案这两种不同载体的档案相辅相承、相互补充，在做好保密工作的同时共同为社会提供服务。

六、处理好政治保密与经济保密的关系

一提到安全保密，大部分人认为是政治上的保密，对于经济信息的保密工作至今还未能引起足够的重视。也有部分人认为经济工作“无密可保”，或认为“有密难保”,这种错误的认识及其不利于新形势下安全保密工作，更不利于经济建设的发展。事实上，安全保密与经济活动有着深刻而且广泛的联系，为了获得更大的经济利益、在竞争中取得优势地位，各利益方想方设法争夺各种经济资源尤其是稀缺资源，并设法获取竞争对手的经济秘密。这样，经济利益上的竞争和对立表现在对自己经济秘密的保护和对竞争对手经济秘密的窃取之间的斗争。因此，必须在抓好政治上安全保密的同时抓好经济建设安全保密工作，才能适应新形势下市场经济建设的需要。

七、处理好档案部门与业务部门的关系

要有效开展档案保密和档案利用工作需要依靠档案部门与其它各业务部门的合作，通过多部门的协调配合提升档案管理工作的效率和质量。因此，档案部门要主动与各业务部门联系，发挥各自的积极作用，实行全方位协作配合。一方面档案部门要指导业务部门积极开展安全保密工作，做好业务部门在利用保密文件时的教育工作。另一方面，对大量产生秘密文件材料的业务部门和保管这些材料的档案管理部门，都要自觉接受上级保密部门的监督、检查和指导。所以，档案部门同其它业务部门接受保密部门的指导是搞好新时期安全保密工作的根本途径。只有依靠档案部门与业务部门的同力协作，并接受保密部门的指导，才能把新形势下的安全保密工作做好。

八、结语

综上所述，档案保密工作一定要明确思想，变被动服务为主动服务，树立为经济建设服务的思想，努力提高从业人员的政治素质和综合能力，认真贯彻新时期保密工作的指导思想、工作方针、政策、法规和履行保守国家秘密的义务，涉密档案在做好保密工作的同时为经济发展服务。

[1]赵迎红.浅谈档案的保密工作要处理好五方面的关系[J].兰台世界,2013(Z2).

[2]马驰.档案的保密工作要处理好哪几方面的关系[J].农村实用科技信息,2013(08).

[3]王蕾.浅谈档案工作与保密工作的关系[J].档案天地,2011(08).