对高校后勤档案管理工作的几点思考

重庆工程职业技术学院 余志方

对高校后勤档案管理工作的几点思考

重庆工程职业技术学院 余志方

档案是最重要的信息资源，它在各项工作中起着越来越重要的作用，而高校档案管理是一项集机密性与专业性于一体的后勤工作，尤其是在当前信息化时代的大背景之下，高校后勤档案管理工作不再是单纯的手工管理，更重要的是要向数字化方向迈进，这在一定程度上更增加了档案管理的专业化。本文主要就高校后勤档案管理工作的相关问题进行了研究和分析，希望每一所高校都能够切切实实做好后勤档案管理工作，发挥出档案的最大效用和价值。

高校；档案管理；思考

引言

高校档案详实的记载着学校教学管理活动以及各项科研活动的真实资料，是一所学校宝贵的精神财富，高校档案管理是高校后勤管理活动中不可或缺的重要组成部分。做好高校后勤档案管理工作，不仅有利于后期查找和使用相关资料，进行校史教育、传统教育活动的开展，而且有利于进一步完善学校后勤管理体制，提高高校后勤管理工作的效率和质量。因此，高校后勤档案管理至关重要，我们一定要高度重视起来，真正认识到高校后勤档案管理的具体内容，正确面对档案管理中存在的问题，并采取有效措施积极解决好，促进我国高校后勤档案管理工作的顺利开展。

一、高校后勤档案管理的内容

高校档案主要涉及到师生个人档案、重要纸质材料以及数字化材料等，高校档案管理是一项十分复杂的工作，是高校后勤保障工作中最为繁杂的工作之一。总体说来，高校后勤档案管理的主要内容有以下几方面：

（一）高校后勤档案的整理与分类。高校后勤档案的整理与分类是档案管理的最基本的内容，不管是高校在招生方面，还是在教学科研方面，抑或是在教学管理活动方面，只要是对以后学校的发展有价值的信息，都要进行一定程度的整理与分类，可按照图像、文字、声音等不同载体来分类，也可以按照教师、学生、职工等不同的主体来分类。不管是按照何种标准进行整理与分类，都需要从一而终，避免混乱使用，导致以后查找的混乱。

（二）高校后勤档案的归档与保存。档案的归档保管是高校后勤档案管理员的日常职责，为了确保档案的完整性，高校应当设置专门的专柜进行档案资料的归档保管，并由专门的档案管理员定期检查与管理，同时要做好档案的防火、防盗、防潮等工作，避免档案损坏，影响以后的使用。

（三）高校后勤档案的运用。分类管理与归档保管的最终目的就是为了档案的运用，只有积极地将档案运用起来，才能够凸显出档案管理的生命力。在实际的高校档案管理活动中，高校后勤部门要积极为档案使用者提供详实的可查资料，以体现出档案的活力。

二、我国高校后勤档案管理中存在的问题

（一）档案管理制度方面。俗话说：无规矩不成方圆。没有合理的规章制度就没有一定的章法可言，档案管理制度不健全就容易导致管理工作的混乱。在实际工作中，很多高校领导不注重档案管理制度建设，没有形成一个科学合理的、符合高校实际情况的档案管理制度，档案管理工作仅仅停留在整理和保存的初级阶段，更不用说充分利用了。

（二）档案管理人员方面。在实际的高校后勤档案管理工作中，一些档案管理人员包括领导都存在着误区，认为档案管理工作只是单纯的整理资料和保管资料，甚至觉得这项工作可有可无，这种轻视档案管理工作的思想必然导致在日常工作中形成懈怠懒散的状态。

另外，很多高校档案管理员都是高校领导、教师的家属担任的，很多在岗的档案管理员并没有经过正规的档案专业知识方面的学习与培训，导致一些档案管理员对档案管理的认识不够，档案整理的具体流程操作不规范，甚至还有的高校后勤人手不够，临时抽调学时不多的教师担任档案管理工作，兼职式的工作状态必然影响档案管理的效率和质量。

三、我国高校后勤档案管理的可行性建议

档案管理是高校管理工作中的重要组成部分，档案管理水平的高低是衡量高校管理水平的重要尺度，也是高校后勤保障工作的最基础的工作之一。近年来，随着我国社会主义市场经济的发展，信息化时代已经来临，在新的历史时期，我国高校后勤档案管理工作应从以下方面着手：

（一）建立健全档案管理制度。高校必须建立健全档案管理制度，才能够保证档案管理工作的有效运行。首先，高校后勤领导应重视档案管理工作，充分认识到档案管理工作的重要意义，建立健全档案管理制度。其次，档案管理制度的制定要科学合理，符合高校的实际管理与发展的需要，也就是说档案管理制度的制定必须要有实际操作性，使用起来简单实用。

（二）定期培训，制定奖励制度。档案管理工作是一项枯燥繁琐的工作，需要投入大量的时间和精力，并且需要认认真真的工作态度才能够完成好。很多的档案管理人员长期在一个工作岗位上重复着相同的劳动，往往会出现职业倦怠。这时，高校后勤管理部门可以根据实际情况实施物质奖励与精神奖励相结合的方式，通过各种激励方式调动档案管理人员的工作积极性和主动性，还可挑选后勤部门学习能力强的员工加强档案管理的培训与学习，实行轮岗制度，以工作的新鲜感使档案管理员保持积极向上的工作热情。

（三）引进先进的档案管理手段，实现数字化管理。如今，高新科技高速发展，信息化是社会发展的必然趋势，以纸张、录音带等为存储介质的传统高校档案管理工已经难以适应用户的多样化需求了，高校档案管理也要在传统手工劳作的基础上，引进先进的科学管理手段，运用科技发展的新成果提高档案管理水平，实现档案的信息化管理，只有适应了社会趋势，才能获得更好的发展。

现代信息化技术在档案检索、档案统计、档案编目、档案登记、档案管理、档案使用中具有十分明显的优势，为了满足用户的多元化需求，高校后勤档案管理可通过扫描、转化、压缩等技术手段将原始档案资料转换成便于用户使用和传递的图像资料，形成数字化档案库。高校后勤档案管理员还可根据用户需求与高校的要求，将部分常用档案资料发布到校内局域网上，方便用户存储、检索、传递、下载和使用。

四、结束语

综上，档案是一所学校的发展历程的最好见证，是具有保存价值和参考价值的资料信息，档案管理作为高校后勤管理中非常重要的一个组成部分，其档案管理工作的水平直接影响到后勤管理的成效。就现阶段而言，我国高校后勤档案管理的制度、人员以及方法等方面尽管存在着诸多问题，但是，只要积极健全高校后勤档案管理制度，进一步调整好管理方式，就一定能够促进我国高校后勤档案管理工作的持续健康发展。

[1]李鹏.学校档案管理中存在的问题及对策探析[J]，黑龙江科学，2014（07）

[2]马建媛.“以人为本”推动高校后勤管理文化建设与科学发展[J]，才智，2014（24）

[3]李萍.浅析高校学生档案管理存在的问题及对策[J]，教育界·下旬，2014（05）

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