浅析新形势下档案管理工作的规范化

刘晓杰

（哈尔滨市第六十九中学校 黑龙江 哈尔滨 150001）

浅析新形势下档案管理工作的规范化

刘晓杰

（哈尔滨市第六十九中学校 黑龙江 哈尔滨 150001）

档案管理工作的内容繁琐，信息处理量大，一直是我国行政管理工作的重点之一，特别是近些年随着计算机技术与网络技术的兴起，档案管理数字化、信息化工作也如火如荼地开展起来，本文将针对新形势下档案管理工作规范化遇到的实际困难进行分析，并提出切实可行的解决方案。

档案管理；规范化；档案资源

随着我国社会主义市场经济体系的建立，档案管理工作性质也已经从政治性开始向经济性、服务性方向转变，档案资源的充分利用已经成为经济社会发展的重要内容，其利用单位也已经从党政机关开始向企事业单位乃至整个社会过渡。因此，如何提高档案管理水平、实现档案管理信息化以及管理的规范化已经成为整个社会的共同关注的问题。

一、档案管理规范化的必要性

档案资源一直是被人们忽视的重要资源，做好档案的管理、开发和利用，可以实现企事业的行政管理水平的大幅提高、人才资源的合理利用等，因此建立科学的、规范的档案管理体系，对于企事业单位乃至社会的管理意义重大。一方面，档案是所在组织机构的发展的真实再现，是其文化、价值观的传承的重要载体，是其精神象征，完善档案管理工作，就是对历史的重视；其次，档案记录着组织的错误与正确的决定，具有重要的借鉴意义，规范的档案管理可以为组织运营者提供准确、快捷的参考信息，有利于正确决策的做出。综上所述，档案管理规范化是为了更高效、充分的利用档案资源，更好的为整个组织的管理工作服务。

二、档案管理工作在规范化过程中存在的问题

虽然社会包括各大企事业单位已经开始重视档案管理工作，但由于历史传统积留的问题和新形势下社会的快速发展对档案管理提出的新的要求，档案管理工作规范化的整体水平明显还难以达到令人满意地步，在具体执行过程中存在着诸多弊病，主要体现在以下几个方面：

（一）档案管理工作人员认识水平低

这是档案管理工作规范化进展缓慢的思想根源所在。但究其根本，这并不是工作人员自身的职业素养不足造成的，而是整个社会不重视档案管理工作的大环境和传统导致的，无论是档案管理工作的从业者还是企事业单位的管理层都将档案管理看作是简单的信息录入与保管工作，缺乏对该项工作的深入了解和认识，思想上的懈怠导致具体工作过程中的懒散，正是这种低水平的认识导致管理工作的不规范性。

（二）档案管理工作信息化水平低

尽管网络技术已经普及，但由于缺乏重视，档案管理工作的信息化建设没有紧跟时代步伐，各地档案管理的信息化建设程度参差不齐，特别是在一些管理理念落后的的企事业单位中，档案管理还很大程度上依靠纸质管理的方法，很难适应当代高节奏、高效率的发展要求。同时，传统档案管理比重较大带来的另一个严重问题是，占据当量的存储空间，且存储年限不如虚拟数字化信息的长，严重制约了档案管理的水平。

三、档案管理规范化的对策分析

尽管我国当下档案管理规范化工作进程令人担忧，但只要有针对性的进行解决，相信可以很快提高上来，为充分利用档案资源、促进经济社会发展做出应有的贡献：

（一）提高管理意识，实现档案管理工作的规范化、标准化

态度是一切工作的出发点，要想切实提高管理工作的规范化，首先应提高规范化管理的意识。在新形势下，档案管理不仅要求严谨性，更要求时效性，这是时代发展的特性。在这样的形势和要求下，重视档案管理就要制定规范的制度和章程。对档案录入直至保管，最后到档案资源开发利用，应该建立起严格的工作流程和管理制度。明确对各阶段工作做出规范性的要求，前期的档案资料的录入、采集工作要细致、严谨、全面，随后的归档与立卷工作要科学、合理、高效，档案的保管要注意安全。具体工作流程应责任到人，提高工作人员的工作严谨性和责任感。同时，由于缺乏相关的统一法规是导致全国档案管理水平参差不齐、通用性差的根本所在，建立统一的管理制度也是十分必要的。同时加大对档案管理工作重要性的宣传教育，营造出全社会重视档案管理的氛围，只有这样才能充分实现档案管理的规范化。

（二）加快现代化进程，实现档案工作的规范化、标准化

为了适应信息化时代高节奏的发展要求，充分实现档案资源的高效利用，必然要对传统的档案管理工作及工作理念方式进行升级，早日实现现代化是提高档案管理规范化程度的最佳途径。首先，在档案管理工作的展开中可以更多的融入现代数字化技术和网络技术；其次，可以借助许多针对档案管理开发的管理软件，来提高档案的管理、利用效率。通过档案的现代化建设增加管理工作的透明性，以减少管理过程中的违规操作，促进管理工作的规范化。

（三）提升档案人员素养，落实档案工作的规范化、标准化

提升管理人员的道德素质和专业素质是实现档案管理规范化的重中之重。首先要开展相关的科普宣讲活动，使从业者意识到新形势下档案管理规范化的必要性以及管理工作对专业技术的新的要求，使其产生危机意识；其次，进行相关职业技术的培训工作，使从业者可以熟练运用相关设备进行信息化背景下的档案管理工作；最后，加强从业者的职业道德教育，一方面意识到工作的重要性，另一方面了解工作的保密性质，保证档案资料的安全性。

四、结语

想要充分利用档案资源，更高效的进行档案管理工作，更好的实现全国范围内的档案资源流通，实现档案管理工作的规范化是必然选择，但由于当下我国档案管理工作还存在着制度不完善、工作人员责任意识差、管理方式陈旧落后等诸多问题，实现规范化管理还有很长的路要走，这就要求我们从制度建立、人员培养等诸多方面双管齐下。相信随着全社会的重视和努力，新形势下的档案管理工作实现规范化就在不远的将来。

[1]黄喆.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].经济与社会发展研究.2014(07).

[2]杨晓霞.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].黑龙江史志.2014(23).

[3]杨燕.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].中国高新技术企业.2015(05).