浅析利用信息化手段管理传统档案

刘丹

黑龙江省宁安市人民政府房地产管理处

浅析利用信息化手段管理传统档案

刘丹

黑龙江省宁安市人民政府房地产管理处

档案是社会发展的基础，针对传统档案进行管理，需要依据时代的变化而变化，在当今信息化不断发展的时期，合理的采用信息化手段来对传统档案进行管理，可以有效的使得传统档案得到更为优化的管理，确保传统档案能够得到长久的保存。本文主要就针对传统档案管理流程的变化进行了简要的分析，并针对利用信息化手段进行传统档案管理进行了综合性的分析，希望通过本文的探究，能够为相关的人员提供一定的参考和借鉴。

信息化手段；传统档案；管理方式

档案是社会各界得以发展的重要依据，档案的管理涉及到社会的发展，所有遗留下来的档案都需要档案管理部门进行合理的管理，以实现档案的充分利用。相关的部分针对传统档案还采用着传统的管理方式，这样的管理方式在一定程度上使得档案管理中存在的问题逐渐暴露出来，导致传统档案无法得到高效的保存。而随着信息化技术的发展，合理的应用信息化手段来对传统档案实施有效的管理，不仅能够解决传统档案管理中存在的问题，还能够使得档案损失降到最低，最终可以实现档案的高效保存。

1、变更管理流程的必要价值

传统档案通常是以纸质档案的形式存在，在对这种纸质档案进行保存的过程中，需要做好相应的整理工作和收集工作，针对档案要按照次序进行排列，并合理对档案进行排查，充分的利用档案，实现档案价值的凸显。传统档案都采用的是手动管理，这样的手动管理不仅耗费较大的人力资源，而且在服务量上也较大。加上检索程序的落后，在检查方法上应用不得当，使得传统档案的管理存在很多的问题，这些问题的存在，使得传统档案无法进行高效的传送，无法实现共享，针对传统档案的开发和利用力度不足。

从上述的观点就可以说明，针对传统档案进行管理的过程中，沿用传统的管理模式，无法使得档案管理工作效率得到有效的提升，因此，就需要依据现今时代的发展要求，来对传统档案管理模式进行改进，而现今时代是信息化的时代，借助信息化手段来对传统档案进行管理，可以起到如下几种作用。

1.1日常调阅频率更高。信息化的发展，推动了各个行业的进步，随时产生的市场竞争也变得更为激烈。因此，相关部门对于日常信息的查验量也开始不断增多，最后出现了信息变更速率被提快、决策时段被缩减的局面。针对于这一现状，要求相关人员在进行档案查验时必须调用有关联的一切材料，才可做出决策，以便全面解析。

1.2 留存的总份数更多。伴随微机的普及，办公凸显了自动化这一总倾向。从目前情况来看，手写的文件被缩减，更多份数的文档都要经由打印才可制备出来。有序留存文档、调用这类文档，成为了工作之中随时都会出现的难题。电子类的、纸质类文档显出了并存的态势，电子文档占比明显提升。

1.3 变更纸质文件。归档留存下来的旧式文件，多属于写的某一规划、总结类的、实施查验类的文件。此外，红头文件也应被慎重留存。现今时段内的科学管理，要预设最为缜密的搜集流程、数据管控流程。决策被规范化，固有的归档文件数目递增。在客观形势下，需要加强信息管理。

1.4 创设电子文档。电子文件被留存至某一数字设备，设定数码形式。储存的形式，既可以是光盘也可以是磁带。借助于微机，相关的数据均可被查验和使用，同时还能在网络路径下进行资源的共享，为后期相关工作的开展提供便利。从本质上看，电子文档独有的特性如下：经由微机生成，设置二进制特有的代码，用代码去表达，叫做数字文件。这种情形下，电子文件被区分于平日常见的多类文件。

电子文档也被划归为文件，有着文件特性。从这一视角看，电子文件及旧式常用文件有着近似点。电子文档整合了新颖的数字特性及传统路径下的文件特性，两类特性融合，它含有新时期的信息特性。借助于计算机，电子文档成为数字化文档，借助于通信路径、远程传递，来达到信息共享的目的。当然还有一点需要注意，即电子文档被设定成直观特性的代码，记录于载体上，必须经由相关设备才可读取。

各类档案由于被需要的程度以及重要性等方面都具有特异性，在保存时间等方面也都会有所差别。因此，针对档案保真、私密信息保留、日常的读取等，都要拟定规程。当然，对于一些需要进行长久保存的档案，由于中间间隔时间较长，后期信息能否被完整读取，也是一大难题。

2、运用信息技术管理的侧重点

2.1 拟定清晰详细的标准。信息档案一旦缺失统一的规范和标准，那么其数值格式及更大范畴的体系架构都会出现偏差，造成异构状态。例如，某些软件没能被通用、适用范畴并非很广；微机附带着的数码相机、扫描设备自带的型号都有着差异，层级水准也有差异，很难划归到同一硬件范畴。还有一种情况，就是分类留存的档案没能拟定明晰的编码。想要有效解决以上问题，就必须有相同的标准，来保证信息方面的互通性。

2.2 接纳新颖手段。在社会发展的进程中，各种档案管理技术手段也逐渐的得到了创新和改进，在对传统档案进行管理的过程中，合理的应用一些新型的管理技术，如信息化手段等，根据这种手段来对传统档案管理中的各项功能进行合理的改善，并规范传统档案管理的操作流程，针对传统档案进行加密处理，加大接受的力度，根据传统档案管理的实际发展需求来对各种新颖的手段进行接纳和应用，从而使得传统档案管理的效率可以得到有效的提升。

2.3 搭配必要的硬件。各类档案的管理，其目的是实现日常信息的共享以及调用。因此，对于档案配套管理环境的要求就更为严格。根据管理对象的不同，建立起来的环境可以分为内、外网两种类别。很显然，网络环境是否良好与其配套设施有直接的作用，所以必须借助物理隔离，细分独立网络，强化日常范畴的网络管控，保证初始开发流程的适宜性。

增设配套硬件，是信息化依托的根基。选购硬件时，要具备前瞻性，而不是一味的进行投入。充分运用金额，选购最适宜的配套硬件。便利日常情形下的网内检索，多层分享及交流。优化调配资源，提升综合管理的成效。

3、结语

通过本文的探究可以充分的了解到，传统档案均是以纸质档案的形式存在，这样的档案很容易因为各种因素的影响而出现破损的问题，而且这样的档案在保存的时候，所占据的空间相对较大。而利用信息化手段来代替传统的档案管理手段，利用计算机来对传统档案进行管理和保存，不仅能够有效的缩减档案存储的空间，而且也可以使得其免受一些因素的影响，保障了其完整性。将传统档案存储在磁盘中，能够方便对档案实现查找。在数字化设备的支持下，能够使得传统档案被有效的分类。从而本文的分析中就可以看出，信息化手段的应用，使得相关工作人员的工作强度降低，从而进一步的推动了传统档案管理事业的发展。

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