如何推行档案工作规范化标准化

曹玉芬

齐齐哈尔市富拉尔基区房产产权市场管理处 黑龙江齐齐哈尔 161000

如何推行档案工作规范化标准化

曹玉芬

齐齐哈尔市富拉尔基区房产产权市场管理处 黑龙江齐齐哈尔 161000

档案工作实现规范化以及标准化是其发展的必然要求，推行档案工作规范化标准化的措施有很多，其中最重要的就是建立并且完善档案管理制度，档案工作之所以有很多漏洞，主要原因就是在实际管理过程中，没有可以遵循的规章制度，或者是有些规章制度的制定并不符合现实档案工作的要求。本文主要介绍了六种档案管理工作规范化的措施，仅此提供借鉴。

档案工作；规范化；标准化

1、引言

档案工作规范化标准化，源于对档案管理工作质量的重视。要想做到标准化规范化，在前期就必须将公文制定和颁发的程序进行严格要求，这是保证质量过关的首要条件。众所周知，公文执法的整个环节都要求我们用高标准和严要求去面对，正所谓细节决定成败。把握好纸张的质量及规格、段落及落款方式等多处细节，才能为做好档案管理工作打下坚实基础，从而促进档案工作的标准化进行。

2、推行档案工作规范化标准化的措施

档案工作的规范化是一项需要我们长期坚持并不断进取的综合目标，档案管理工作要想得到长久发展，推行档案工作标准化也是必不可少的一项措施。从整个社会发展的宏观角度来观察，我们不难发现中国当前的档案工作仍然有待提升，尽管前进路上存在着些许阻碍但并不会阻挡我们推行档案工作标准化的前进的步伐。随着档案工作标准化和规范化对人们的深入影响，档案工作走向标准化的路途并不遥远，值得我们去深思并付诸行动。以下措施可以作为参考。

2.1 完善档案管理制度

档案管理工作虽然通俗易懂入门简单但步骤却纷繁复杂，档案管理人员在实际工作过程中会遇到诸多意想不到的问题，因而建立完善的管理制度是势在必行的。同时，制度的建立要立足于当前档案工作的切实情况，制度要全面合理。尤其强调在档案管理过程中要注意防火防盗防潮等类似的细节工作，极大程度的考验细心和责任心。要规范管理人员的具体责任并落到实处，避免责任推诿的现象出现。同时规定档案的严密性及借阅程序，要个控制避免出现档案流失等问题。

2.2 公文制发程序严格要求

现今使用的档案，其格式和样式源于公文，因而档案管理的质量离不开公文制发的质量。若我们能尽最大程度的将公文制发的质量控制在一定标准内，按照相关程序和文件对质量进行严格把关，那么推进档案工作标准化也就更进一步，这其中要求我们戒骄戒躁，稳步前进。提高公文管理水平要从多角度出发，其一是要注重纸张质量。符合国家标准并且优质的纸张质量能够为保证公文制发质量打下坚实基础。并且优质的公文都是按照国家规定进行装订，一般情况下没有特殊要求都是左侧装订，其排版形式也比较规定，没有特殊说明，通常是横写横排；其二，优质的公文无论从细节还是从整体来看，都是符合国家审批标准的。不仅要注意签发手续完善，还要着重观察签发日期以及落款等容易忽视的问题，不可一时大意而导致档案工作出现不可补救的疏忽。其三，优质的公文一定是整洁规范具有正式性的，字迹清晰是不可忽视的。那么在经历长时间的保存之后会出现褪色等问题，因而在注重字迹清晰的同时，要尽量保证其在保存一段时间过后仍然具有高度价值的实用性。其四，尽管公文的格式种类繁多，在选择时，要根据具体情况选择适合的公文文种，避免出现文种滥用的情况贻笑大方。这些细节在推行档案给做标准化规范化的路途中起到了至关重要的作用。

2.3 做好文书以及电子文件的处理工作

历年来通过实践我们发现，文书处理与档案工作既相辅相成，又有相对的独立性，它们有着各自的工作任务，却又在相关文档工作环节中紧密联系在一起，这就要求我们要构建一个系统性规范化的思维模式，推进文书处理工作的标准化和规范化，遵循有力的指导思想，握住文书处理工作的命脉，及时准确的将推行档案工作标准化规范化的任务落到实处，主要矛盾和次要矛盾相结合，实现共同进步。

在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，因为潮湿会使光盘片基霉变，所以环境空气相对湿度应该控制在40%～65%，温度应该控制在14～24℃。这样对于电子文件的保存是十分有利的，而且为今后我们查找和借阅提供了便捷的渠道，避免磁盘在遭到腐蚀后使资料和文书等内容缺损影响其使用性和价值性的发挥。

2.4 实施“以我为主”的立卷归档原则

“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握并严格遵守立卷归档的时效性和规范性。能够立卷或归档的，必须是已经完成当前阶段任务的，对于未完成当前阶段任务的，则坚决不可立卷或归档。这不仅是考验信用的问题，更重要原因是虚假立卷或归档会极大的造成档案系统的混乱以至于后期管理困难缺乏依据，难以着手处理。二是划分立卷归档的重点和难点，以便合理分工，有利于立卷归档的工作效率提升和工作成果的规范化。

2.5 提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以利于档案规范化管理。

2.6 加强人才培养和人才储备

人才是历来社会所不可缺少的重要元素，社会的发展，时代的进步，科技的创新，哪一项都离不开人才。毕竟由无数人才在各自岗位的默默奉献才促进了时代的进步。同样，档案工作也离不开人才，时代的进步也更新了工作内容和工作方式，管理模式和服务对象也发生了变化，这就要求档案工作人员尽快用知识和技能武装自己，使综合素质得到大幅度提升，以尽快适应并迎接挑战。除了对现有人才的培养，还要引进高层次人才，以便共同进步。

3、结语

在信息化网络化的社会，推行档案管理的标准化和规范化是一项重要的任务，通往这条道路需要我们高度重视档案管理人才的培养和发掘，将人力资源最大化的合理利用，从而有助于工作的顺利开展。相关部门对于人才的培养方案也应更适应时代所赋予的内涵，注重运用奖惩制度，赏罚分明，充分调动档案管理人员的参与积极性，将更饱满的热情投入到工作当中去。

[1]陈蔚.如何推行档案工作规范化标准化[J].科技资讯，2008年19期

[2]何敏汉.用科学发展观统领档案工作[A].2010年全国档案工作者年会论文集（广西卷）[C].2010年

[3]积极开展档案学术研究活动主动展现高校档案工作价值和作用[A].广西档案，2010年第5期(总第101期)[C].2010年