档案信息化建设的发展趋势

王浩光

内蒙古自治区基础地理信息中心 内蒙古呼和浩特 010010

档案信息化建设的发展趋势

王浩光

内蒙古自治区基础地理信息中心 内蒙古呼和浩特 010010

信息技术的诞生，深刻地改变了人类社会日常的生产生活，对于档案的信息化建设也是如此。本文立足于次，首先分析了档案日常管理中常见的问题，然后从信息化建设在档案管理中的发展趋势进行分析。

档案；信息化；建设；发展

社会的迅速发展带来了一个信息化的时代，当前档案信息化建设的广泛应用为新时代的文秘工作打造了一个便捷的途径。随着信息化的发展进程，档案信息化逐渐成为了人们办公的重要途径。档案信息化使得办公更加的便利，对于数据、信息的收集渠道更加宽广，同时也大大的提高了数据信息处理的速度，从而加大了办公的效率。

一、档案信息化概述

1、档案信息化的应用现状和成效

我们当今时代是信息化的时代，而档案的信息化也被人们越来越重视，信息化的发展是人们生活的一个重大的进程。档案的信息化处理方式和办公方式为人们的工作、生活提供更多的便利。就办公而言，档案信息化的发展提高办公效率，拓展了人们获得信息的渠道和信息的宽度。档案的信息化除了办公领域的使用之外，还被用于学校图书馆的管理运营，城市的管理运营之中。

2、档案信息化的优缺点

档案信息化使得管理工作更加的快捷方便，在很大的程度上提高了工作的效率，档案信息化使得信息和数据的获取途径更将宽广，但是完美的事物是不存在的，任何的事物都是具有两面性，具有一定的优点的同时也存在着一定的不足。档案信息化具有着数据资料的存储，客户信息的管理、公司内容信息的管理、进销存资料的存储及管理，员工绩效考核、签到、员工日常工作汇报，会议通知，网络会议，会议记录等与办公息息相关的多种功能，可以说只要有一个档案信息化，企业负责人就可以在家里完成对公司的所有监督管理的工作。但是档案信息化的便捷式的特点，使得人们的日常办公和存储都过于依赖于档案信息化，这就造成了一旦由于网络故障或者是电力供应等原因造成的事故将造成企业工作的瘫痪，数据可能会造成流失。而企业的机密数据、客户资料、资产情况等也都由档案信息化进行存储管理，当企业的档案信息化被黑客等攻克后则会面临着巨大的客户流失和经济上的损失。

二、档案信息化的发展趋势分析

1、完善资源管理，提高工作效率和质量

（1）公文管理。档案信息化的应用很大程度上提高了公文管理的工作效率，档案信息化的产生是在数字化的基础之上的，首先数字化进程使得秘书的办公方式产生了巨大的变化。传统的办公方式是依靠着众多的文件袋分类保存着各类公文，还需要众多的文件柜用来收集文件，当需要用到某个公文时查询工作是巨大的。但是信息化时代的到来，使得电脑和互联网成为办公的好帮手。秘书可以将公文通过扫描，拍照等方式储存到电脑之中，在需要使用时可以根据文件的命名直接搜索使用。而数字办公平台则是为秘书的工作提供了更加便捷的管理方式，秘书可以将公文直接存储在数字办公平台中，需要时可以更快捷的调取，大大的提高了工作效率。

（2）日程管理。档案信息化对于秘书工作中日程的管理也更加的细化，在档案信息化中有对应的功能区，秘书可以根据工作的重要性，紧急程度，经济效益等不同的指标为依据对日程进行安排，不仅可以安排自己的日程还可以安排其他的部门负责人或者是员工的日程。档案信息化还可在相应的时间对秘书和相应的人员进行提醒，在提高工作效率的同时还避免了因为人主观因素而被遗忘的问题。

（3）表单管理。档案信息化对于表单的管理也有很大的帮助，秘书可以在档案信息化利用相应的工具制作表单，保存和转发。并且对于其他的表单也可以通过扫描和拍照等方式进行储存到统一的功能分区或者是目录下。根据表单的类别进行分类储存，从查找时更加的方便。

（4）档案规划。档案信息化对于秘书工作的另外一个积极影响就是档案的管理规划，秘书可以在档案信息化中对于公司的档案进行规划管理，例如公司的背景、创始人档案、公司研究成果、税务情况、贸易情况、员工资料、客户资料等根据实际情况进行规划，建立档案并进行管理。这样对于公司的全部情况都可以及时的分析，对人事的管理工作和会计的工作都具有很大的帮助，对公司整体的运作而言都提高了效率。

2、提高秘书服务意识

（1）开发服务方式。档案信息化的发展使得秘书的工作更加开放化，秘书的工作范围更加广阔，与员工的交流合作更加频发。对于公司员工各部门的需求能够更大程度上的满足，而不仅仅是被动的处理问题。通过档案信息化能够主动及时的发现需求和问题并且能够第一时间的解决。

（2）拓展服务范围。档案信息化使得秘书的工作服务范围得到了扩大，秘书的工作内容也不仅仅是收发文件，记录信息，整理材料等。秘书的服务范围向网站的营销，公司的推广方面拓展。例如网站的CEO优化，微信公众号的管理工作等，都将逐渐成为秘书的工作范围。另外对于销售的业绩进行统计和考核也将成为秘书的工作内容，监督管理员工的考勤情况，并进行奖惩也将成为秘书的工作内容。

3、促进办公管理一体化

（1）文字管理。档案信息化促进了秘书办公的一体化，秘书的工作将不仅仅是负责文字、文案的管理工作。而是要三位一体，从会议工作的内容撰写，到会议通知的撰写和发布，对于会议领导发言稿的准备，会议内容的记录和管理等都需要秘书从头到尾的完成。另外对于活动的组织、策划、反馈等都要全程参与完成。

（2）会议管理。传统的秘书工作因为其工作内容的复杂性，所以在会议管理中往往只负责一部分，例如会议内容的记录、整理、存储等工作，但是档案信息化的发展使得秘书的工作更加细致，利用档案信息化可以形成一个完整的会议工作体系。根据上司的意图总结整理会议内容，写作会议的发言稿，通知函等都可以在平台完成，根据档案信息化的信息共享等特点可以直接发送给公司员工，并就会议内容进行总结，建档都可以系统的完成。档案信息化建设，既是新的机遇，也是新的挑战。档案信息化本身也是存在着一定的矛盾，既能够提高人们的工作效率，又容易造成一定依赖，从而对工作缺乏主观能动性，自主性等。一方面提高了工作的效率，但是另一方面则会造成安全问题，如信息泄露等问题。档案信息化是一把双刃剑，取其精华，去其糟粕，正确的认识和使用档案的信息化是企业发展的必然趋势。

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王浩光.1961.男.蒙古族.内蒙古呼和浩特.内蒙古农业大学本科.测绘.