浅谈医院人事档案的现代化管理

文／云南省昭通市中医医院　周茜



浅谈医院人事档案的现代化管理

文／云南省昭通市中医医院周茜

【摘要】实施医院人事档案现代化管理，充分发挥人事档案资源优势，为医院领导选拔、任用、培养人才提供更加真实、可靠的依据，从而保证医院各项工作的有序开展。

【关键词】医院；人事档案；现代化；管理

随着科技的发展，人事档案的管理已逐步网络化，科技化，目前大多医院已对人事档案进行数字化管理，其利用计算机、通信、网络等技术，通过统计技术量化管理医院人事相关资料和行为，进而实现医院研究、计划、组织、生产、协调、销售、服务、创新等职能的管理活动和方法。但由于在具体管理中，人事档案体系的构建主要以医务工作人员为主要导向，以最大限度服务公众为主要发展目标，尽可能满足人们的需求。因此，要加强人事档案现代化管理还需各医疗服务人员、部门多方位合作，让其形成以医院人事档案管理为主导、多种形式参与的档案服务机制。

一、医院人事档案管理的现状

医院人事档案管理是一项非常重要的信息资源管理工作，是其业务能力、工作表现等方面的重要反映，也是重要的人事信息资源。它记录着医院每个职工从学校到各个工作岗位的人生轨迹，是工作经历、社会实践活动的重要记录。

我院是一所功能齐全、设施完备，集医疗、教学、科研、预防、保健、康复为一体的综合型“三级甲等”中医医院，现有职工1100余人。在竞争日益激烈的现代医院改革发展中，我院领导高度重视对人才的培养、引进，但由于人事档案的管理较为落后，查询利用比较困难，开发利用效率低，不能为医院临床、科研、教学工作服务。因此，我认为人事档案管理必须实现现代化管理。

（一）资料收集不齐，且更新不及时。卫生技术人员档案包括：1.学历学位材料：学历、学位证明；继续教育及专业技术进修证明、证书；专业技术工作总结；参加各种卫生下乡等医疗、防疫工作证明。2.专业技术资格任职材料：专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表；专业技术职务资格证书、执业证书、聘任证书和合同。3.卫生技术成果材料：著作专题研究报告，学术论文(分级)，专业科技技术成果奖申报资料，典型病历、成功抢救的病案、手术事项分析等。4.其它材料：参加医院内组织的“三基”“三严”考核及医德医风培训、评价材料；选派到上级医院进修、学习的结业证明；参加各类学术会议，专题讲座的证书、证明；年度考核证明；各类获奖证书。

（二）档案材料内容重复，分类不明确。人事档案材料不仅要求需要排列有序，进行单独存放，还要求内容不重复，有专人进行保管。我院人事部门整理归档了所有职工的人事档案，但由于各种原因，导致工作地点变动的，随意更改姓名的，长期以来对人事档案的忽视，往往找不全以前的档案，职务、职称变化的，不能及时更新档案资料。为做好我院人事档案的整理归档工作，2014年，我院按照市人事局的要求，选派10名职工进行了为期6个月的档案整理归档，购置专门的人事档案盒，尽量收集、补全资料，进行严格的鉴定，把不属于归档范围的资料清理出来，但要做到鉴别清楚，归类准确，编排有序方面还需要下很大的功夫。目前，在查询利用方面仍不能取到预期的效果，因此，在很大程度上羁绊了医院人才的合理流动和科学化配置。

二、医院人事档案现代化管理的措施

（一）实行电子文档归档。首先建立了通过开展以现有档案管理人员为主，多科室协作的电子文档归档制度，依靠现有医院人事档案室纸质档案立卷工作骨干，由人事部门安排专人负责电子人事档案的管理，要求其对各类需要收集归档的资料进行鉴定、扫描、归档。特别是能真实地反映每一位卫生专业技术人员的学习经历、工作经历、社会关系、医德医风、业务能力、进修培训、学术科研、工资状况、奖励处罚等方面的情况进行真实记载。

（二）努力实现档案管理的微机化，网络化。以档案的原始材料为依据，由人事部门专人将职工所有需要归档的资料进行扫描录入微机，运用信息维护系统，定期进行维护，建立完整、准确的人事档案信息数据库。并根据职工在医院从事的工作不同，而将职工信息数据库进行分类。通过数据库对职工信息进行查询、统计、分析，实现人事信息资源共享。

（三）大力提高人事档案管理人员素质。人事档案内容繁琐，灵活性大，就要求档案管理人员有良好的业务素质，因此，要求人事档案管理人员加强学习计算机应用、图片处理等现代管理技术和管理知识。我院先后购置了电脑、人事档案管理软件、扫描仪、照相机、复印机等信息化管理设备，多次组织人事档案管理人员进行学习运用。同时，医院普通职工也积极参与和支持人事档案的工作，主动将自己的各种证件资料，特别是内容更新变化后第一时间交到医院人事档案管理处，使得档案管理工作有序进行。

三、结语

因此，实施医院人事档案的现代化管理，对人事部门的岗位调配、职称晋升、转正定级、退休、辞职、引进、培养等方面有着科学的指导意义，真正做到人尽其才，才尽其用，实现科学化、公平化管理，从而实现医院快速发展提供坚实的人力资源基础。

参考文献：

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