以档案管理科学化促进机关管理高效化

文／吉林省四平市农业委员会种子管理站　杨洋



以档案管理科学化促进机关管理高效化

文／吉林省四平市农业委员会种子管理站杨洋

【摘要】对于事业机关来说，整体进行管理的高效化是无法和档案管理自身的科学化进行分割的，因此只有通过档案管理自身的科学化促进才能达到机关管理自身的高效化运作。本文主要探讨了这方面的内容，希望能够给同行以启发。

【关键词】档案管理科学化；机关管理；高效化

档案的最根本存在意义就是对其活动进行真实的记录和构建。档案的存在意义就在于它对机关单位自身发展轨迹和决策进行了系统的整理和归纳，是最重要的工作经验财富以及对未来进行重大事项决策的主要资料获取地。正是在这样的重要意义下，以至于管理就逐步成为了当前机关工作的最重要一步，并且对机关的效益产生了十分重大的影响，不仅可以帮助机关单位提高绩效等级，还能够间接促进效益的增加，最终帮助机关进行科学化管理。当前机关单位对档案管理的方式还存在一些不足之处，本文将主要探索这些不足之处的主要表现方面和针对性的策略。

一、当前机关单位档案管理工作存在的主要问题

（一）对档案的重视程度较低。对于机关单位的管理方面，一般来说大家重视的都是那些可以进行立竿见影收效的框架，比如人事管理或者组织管理，对档案管理方面重视的程度却不太够。但是这些管理这没有意识到的一点就是，作为管理当中处于基础地位的档案管理，是处在整个管理金字塔上的底座地位。很多单位没有意识到档案工作对单位的信息统计功能和决策功能有着重大的意义，把本单位的档案部门当成了冷衙门，如果单位进行精简的时候首先就是拿这里开刀。同时也是由于不重视，档案部门往往不会成为一个专门的部门，而是把这些档案分散到各个具体部分进行分类保管。在这样缺乏监督体系的保管制度下，一旦有关键人物离职，整个档案体系将变成一片混乱，各种机密文件、知识产权和信息的大量丢失将会给国家造成不可挽回的损失。

（二）档案进行科学化管理的程度十分低下。随着当前国家信息化的发展构建，办公自动化、电子版文件管理和文档的一体化等各种类型的新生高效办公手段对国家的办公效率有了极大的提高，因此所对应的档案管理手段也相应的发生了十分巨大的变化。这些基于互联网的电子档案管理模式和管理构架与原来传统的档案管理方式是有着截然不同的发展思路的，因此传统的档案管理经验并不可以完全生搬硬套到现在的档案管理制度上的。因为在电子化的格局之下，文件自身的起草、修改以及对文件的纸张实体化印刷都有显著不同的区别，其中最明显的就是其可复制性和公开性。这种特征让传统管理纸张档案的思路被迫进行全面升级和更新。同时因为通过电子媒介进行存储的数据具有容易被破坏的缺点，因此当前的管理方式已经严重落后于时代的变迁，电子档案的缺陷并没有被全面克服。

从上文可知，档案管理的科学化会对机关单位的运营效率造成显著的提高，而机关档案管理方面的诸多弊病也会对机关自身的管理造成很大的问题。因此下文将谈谈对档案科学化的管理对策。

二、如何对档案管理进行科学化和高效化的磨合

（一）要对档案意识进行自身层面上的强化。在进行强化的同时还要把这些观念牢牢运用在当前的档案工作当中和建设当中。要做的事情就是对档案意识进行提高。只有坚信档案管理和机关单位效率提高之间的有益正相关，才可以真正的把档案管理的强化意识融入到每天的日常工作当中，把档案管理的核心观念放到工作中的重要地位上。机关单位要对各种相关法律，比如《档案法》或者《〈档案法〉实施办法》以及本地的档案管理试行办法进行学习，对档案的重要性进行充分的研究和指导监督。只有这样，档案管理工作才能够从被动的消极管理转变成为主动的积极管理。

（二）科学使用高效信息化的档案管理工具。在对机关单位的档案进行信息化的改制和建设当中，档案部门要充分利用当前计算机的数据储存数量巨大、进行检索的速度极快等各类先进优势，大力进行针对计算机框架构建下的档案检索思路和实际的存储构建方式。同时，档案部门要在这种高速信息化检索的基础之上建立起最为严格的管理和研究制度，针对计算机的技术和管理这两个方面对其进行统筹和调配，确保档案本身和存储之间的安全保障，对于纸张形式的传统档案、数据形式的电子档案和两者之间进行过渡的档案的安全措施都要进行针对性的保证，确保网络档案的安全以及数据媒介存储的安全。同时要采用双轨制的构建方式，把纸张的档案文件和电子的档案文件进行分门别类的整理，对其进行档案编号的统一化和对应化，并在此基础上进行录著信息的整理和输入，方便查阅和整理。同时在此基础上还要对数据的备份工作进行整理和重视。如果单位自身条件比较好的话，则可以一步一步进行数字的档案馆建设，通过高度整合的信息处理核心进行处理，从而实现信息资源的共享。

三、结论

因为档案是国家十分重要的资源，所以对档案管理进行科学化和高效化的磨合也就成为了当前机关单位的重要课题。因此要从战略角度探索档案的管理工作，使得档案的管理科学化高效化。

参考文献：

[1]刘亚利.现代档案管理工作的思考[J].攀枝花学院学报,2007(4):35-37.