基于韩礼德元功能理论下的会议纪要分析

王盼盼 王茜

【摘  要】会议纪要是一种特殊的公务文书，旨在记载传递公司会议情况与商定事宜。本文通过韩礼德的元功能理论从概念功能、人际功能以及语篇功能等“三大元功能”展开了对某公司2014年某次会议纪要的分析，揭露此类公务文书传递信

息的方法及语言的运用手段，为研究此类文本提出了新思路与方法。

【关键词】会议纪要;韩礼德;元功能

一、会议纪要及元功能理论简介

（一）什么是会议纪要

会议纪要是一种特殊的文体形式，内容可分为：标题，开头，正文，结尾。会议纪要的正文是纪要的主题部分，要求客观、概括、精准等。结尾一般提出希望和号召。从以上对会议纪要的简单介绍可以看出，它是一种具有鲜明特色的公务文书，而功能语言学作为影响力较大的语言学派之一，强调语言功能使用者的社会性。本文选取了某公司2014年某次会议纪要对其展开分析，旨在透过会议纪要中存在的表面性，揭示其格式、语态、词汇等多种形式对语意传达的影响，体现会议纪要这种特殊文体的深层意义。

（二）三大元功能

著名语言学家韩礼德教授提出了“三大元功能”核心思想，即概念功能、人际功能和语篇功能，概念功能主要通过及物系统、语态系统和肯否定系统得以实现，其中及物系统是核心系统，它将人类认识世界的方式分成6大过程：物质过程、关系过程、言语过程、存在过程和行为过程。人际功能则通过语气和情态这两个系统完成，语气系统主要包括限定成分和主语;情态系统则按照情态动词的特性分成高、中、低量值。主位结构、信息手段和衔接手段则是语篇功能的体现方式。

二、分析与讨论

对于企业来讲，会议纪要是记录、传达核心思想最为重要的手段之一。企业领导者的经营理念在会议纪要中以文字的形式显现，而员工是企业领导者经营理念的执行者，也是通过会议纪要来了解、实施企业战略计划以及公司文化的。因此，了解会议纪要是如何传达企业战略计划及企业领导者的经营理念是十分有必要的。同时，也能通过韩礼德的“三大元功能”理论分析公务文本的书写，对了解此类文体如何实现其功能有着一定帮助。

（一）及物性分析

在MTAG公司2014年某次会议纪要中，据统计共有86句小句，其中各部分分布如下：

表1 句型统计

从表1中可以看出，物质过程小句最多，共有51句，占59.30%;其次是言语过程，共有14句，占16.28%;接下来是关系过程，共有9句，占10.47%;其他存在过程、行为过程、心理过程，共有12句，共占13.96%。从上述分析结果来看，在此会议纪要主要采用物质过程和言语过程这两种及物性系统，而物质系统显得尤为重要，占据了59.30%的篇幅。这很符合语场的需求，物质过程反应的是客观世界中所发生的一切。会议纪要是记录会议过程中参会人员所作出的行为以及未来将要做出的动作，物质过程恰恰能客观地反应与会人员的行为、思想和观点。

（二）物质过程分析

物质过程体现了与会人员在参会过程中所发生的一切，他们的行为、思想等。如本文中存在的物质过程：

表2 物质过程

通过对51个物质小句的统计可以得出，动词gave， make， relate， include等词表达了不同的物质过程。

此公司本次会议召开的目的是为了解决Highway 407建设中遇到的种种问题，以及解决公司近期出现的未解决问题。公司会议一开始应由会议主持人或是公司高管等说明本次会议主要研究事宜、达到预期目的等。会议开始后由与会人员提出公司近期工作问题，再有相关人员回答原因或工作进程，因此大量使用“work”、“start”等词，表明会议纪要的客观和务实。

三、人际功能

（一）情态动词

情态动词是表达说话人观点、态度、提议、要求、意愿等的方式之一，在会议纪要中可以体现出该工作的轻重缓急，清楚的告知与会人员接下来工作的重点。具体情态值表如下：

表3 情态值

据统计，此篇会议纪要中出现的情态动词有：will， may，would，could，have to，其具体分布值如下表：

从表3中可以看出，整篇中使用的最多情态动词是“will”，其次是“would”和“have to”。从统计结果表明，这篇纪要使用的最多是中量值“will”和“would”以及低量值“could”和“may”情态动词，而肯定值较高的高量值情态动词“have to”使用的较少。这符合会议纪要传达会议情况、记载工作计划安排的文体特点，另一方面，也体现出与会者对未来工作计划严谨、认真的态度，把未来不确定的变数问题也考虑在内。

表4 情态值分布

（二）人称代词

人称代词的选择体现了动作的执行者和未来工作计划的承担者。从此公司某次会议纪要的人称代词统计结果来看，主要人称代词分布如下：

表5 人称代词分布

从统计结果可以看出，第一人称复数“we”及第三人称“they”所占比例较大，都为37.5%。当使用“we”时，暗示听众即所有的与会人员都被包括在语篇之内，说明此项工作是全员都需要注意的问题，有助于进行工作计划执行者的安排，提高与会人员对该项工作的注意力。“they”则详细区分了工作的执行者，同样也有利于使得与会人员明确提及工作的执行者。此外，从人称代词使用总数上来看，全文共1145字，使用人称代词共8个，所占比例为0.7%。为什么会议纪要会出现这么低的人称代词使用比例呢？究其原因，是因为会议纪要是一种公务文书，需要详细标明每项工作的确切执行者，使得与会人员明确自身职责，同时，在工作未按期完成或是完成有误时，也方便能够找到责任人，这样公司工作才能明确化、制度化、责任化。

四、语篇功能

（一）主位结构

标记主位，顾名词义，就是说话时选用某些词作为标记，目的是突出强调的

（上接第105页）成分，层次分明。据统计，本篇会议纪要共有86小句，出现标记主位共10处，充当标记主位的成分有连词8个和关系词2个。进一步分析则发现充当标记主位成分中的连词全部为时间连词：in the meantime，at the time， at this time， at last等。会议纪要中大量使用时间连词，时间连词就成为这一系列事件发生的线索，将时间作为主位标记，起到了强调作用并能清晰的抓住工作时间安排的焦点。

（二）衔接手段

文章使用衔接手段才能已成为一个前后连贯的语篇。本文为会议纪要，文本采用的格式与普通文本大不相同，采用的衔接手段也十分特别。如在语篇会议开始前，有对一下文字进行说明的文字：The question asked， and comments made by attendees are noted in italics. The response is written below each question or comment. Genera comments are noted in bold. 此句话是说会议过程中提出的问题和与会人员所做评论都采用斜体处理，问题的回答都写在每个问题或评论之下，而一般性的评论用加黑处理，以下的文本则都严格按照此规则进行书写。这样的处理方式使得会议纪要中各个部分一目了然，清晰明了。作为公司工作指导性文件，可以使得没有参加过会议的员工也能明确的知晓会议中发生的一切。

五、结论

本文以韩礼德的元功能理论为框架，从概念功能、人际功能以及语篇功能三个层面分析了某公司2014年某次会议纪要内容。通过运用物质过程、情态词、人称代词、标记主位以及衔接手段的分析，揭示出会议纪要这种特殊文本传递信息的巧妙之处，为我们分析理解此类公务性文本提供了新的方法和思路。