论地质勘查文书档案管理措施及应用

马玉梅

摘 要：地质勘察和开发工作会形成大量的、丰富的地质档案资料，这些地质档案资料包含丰富的信息，而且还具有重要的潜在价值。本文就档案管理现代化工作中存在的各种问题进行分析和总结，提出相关的管理工作要点。

关键词：地质勘查；文书；档案；管理

随着我国的经济快速发展及西部的大开发，地质勘探档案变的尤为重要，在工程、科研、水文、交通、境界等方面发挥着越来越重要的作用。尤其是一些年代久远的档案，历经多年，对于每个地质勘探地区具有较高的历史价值。目前我国地质档案资料的管理工作需要严格依据地质资料管理条例进行，这有效的确保了我国地质档案资料管理的规范性和法制性。但这也对我国地质档案资料管理工作提高了更高的要求，做为地质档案资料管理部门，需要努力提高地质档案资料的管理水平，从而促进地质档案资料的开发利用。

一、我國地质勘查档案管理的意义

1.地质档案是地质信息的重要载体，是开展地质工作、总结工作经验的主要信息源。地质档案是指对地质工作活动的记录和成果，它是在地质调查研究、矿产勘探等活动中形成的科技档案。因此实现地质档案管理的规范化显得尤为重要，更是加强档案管理的重要方式。

2.地质档案管理工作不仅关系到地质单位每一位员工的切身利益，更是关系到每一位员工工作情绪及积极性的重要工作。在对地质档案进行管理时，应当尽可能地将所有材料及时收集及时整理归档，并注意对档案进行检查整理，保证其完整性，并根据档案中展现的各项信息积极为地质工作的开展进言献策，使其成为地质工作的重要信息来源。

3.地质档案资料是地质勘探开发过程中取得和形成的原始地质资料、成果地质资料及信息载体，是地质工作不可缺少的重要基础资料。它充分反映了矿产的发现过程、勘查规律、取得的成就、经验教训及地质工作的全貌，是现在和今后地质工作的重要参考。

二、影响管理质量的主要因素

1.档案管理系统。在档案管理中由于缺乏系统化的管理方式，良好的地质档案管理，可以促进地质企业工作方式的转变，为地质勘查工作的提供重要的工作参数。长期以来我国多数的地勘档案还处于手工管理阶段，查询系统不方便，地勘档案管理的落后现状与地勘生产的先进技术极不协调。档案查用仍使用原件，速度慢、费人费工、原件易破损，而且频繁进出挡案室，影响整个档案室的存储环境，降低了所有原件的存储寿命。

2.管理人员的素质。由于管理不重视，管理人员工作能力及责任心的原因，造成地质档案批量归档的地勘技术资料不能及时建账、建档，日积月累，造成目前地勘技术档案数量和种类不清，无法满足经济发展和社会建设服务要求，更是无法适应时代发展的要求，所以在档案管理中应该制定适用于本单位的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责。

3.档案管理中配套设施。力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命和保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。是档案管理必备的条件，由于，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、等设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

三、优化地质档案资料管理质量的措施

1.工作与文件材料的归档同步进行。在具体实施过程中，在相关规则和标准下，可以在项目实施现场指派地质技术人员作为兼职的项目资料管理员，对项目进行过程中所形成的文件资料进行收集和积累，确保计划任务能够与文件材料的归档同步进行。在野外工作过程中，在项目中需要根据样品的不同来分别填写送样单位，同时还要确保每一个工程记录表要分开，使每个工程都要有一个素描图和工程记录表相对应，这样可能为材料归档提供便利的条件。对于项目实施过程中形成的材料，需要根据立卷分类来将其按一定类别分别装在资料积累袋内，为后期立卷和分类归档奠定良好的基础。通过对地质科技文件材料进行分类、整理和立卷，并进行原本地质档案明细账的填写，进行归档，确保原本地质档案材料的准确性和完整性。

2.建立地质档案数据库。地勘单位可结合原本地质档案的具体构成，尽快对原本地质档案进行著录，以建立相应的目录数据库，开发适合本单位原本地质档案目录检索系统，实现原本地质档案的计算机管理。地质勘查单位应加强对这些数据库资料的收集、整理、归档和管理，尽快建立完善的基础地学资料数据库。同时可根据相关标准要求，对新的地质勘查项目形成的原始地质资料，除收集保管纸介质资料外，还应收集与之相对应的电子文档，并且地勘单位要对原本地质档案进行图文数字化，即将已有的纸质档案采用计算机扫描、编辑等方式，将地质资料信息以数字记录方式存入计算机，并建立相应的电子文档号，这不仅保持了纸质档案的原貌，更易于利用者查阅利用，从而实现新地质项目原本地质档案的双套制管理，为计算机检索奠定基础。

3.实现档案管理制度化、科学化。健全完善档案管理网络，以信息化推动档案管理规范化。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作发展的方向。在搞好硬件建设的同时抓好基础数据的录入工作是实现档案工作信息化的重要基础工作。 同时加大投入，改善保管条件，添置现代化的地质档案资料管理设备，推广应用密集架存放资料，使库房整齐，达到三防的目标。

4.提高管理人员能力。地质档案资料管理是一门专业性很强的工作，它不仅要求管理人员既要有良好的职业道德，又要有扎实的档案管理知识，还要掌握一定的计算机应用知识。因此，档案管理人员既要加强管理意识，又要掌握现代化管理技能，还必须了解一定的地质专业知识，如地质勘探、物化探、遥感、英语等，加大知识更新度，做一个既懂地质、档案专业又熟悉信息技术的复合型人才，才能适应档案管理现代化的要求。

四、结语

综上所述，地质档案属于科技档案，地勘单位要做好地质档案的管理工作，从源头上做好控制工作，从而使地质档案资料的准确性、完整性和系统性能够得到有效的保证。

参考文献：

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