大连理工大学：面向服务对象的高校迎新系统

文/张巍 李降宇 郭晓明

大连理工大学：面向服务对象的高校迎新系统

文/张巍 李降宇 郭晓明

当前，数字迎新已经成为很多高校迎新工作的模式。采用数字迎新模式，可以为全体新生和学校各相关职能部门构建多维交叉一体化的协同迎新业务流程，实现数据的高度共享和流动，有效降低相关业务部门工作协调时间，规避信息交换效率低及数据不一致等问题；学生信息提前采集，实现了新生报到信息和职能部门业务信息的交互透明，保证新生入学报到工作的高效和有序，提高学生和家长的满意度；同时，通过为校领导和各相关职能部门、辅导员提供实时准确的新生数据及报到情况查询和统计，使迎新工作更加科学和严谨。

需求分析

迎新系统涉及新生入学管理的各个环节，包括迎新前的数据准备、现场迎新环节办理、迎新数据后续的统计等。迎新系统的用户主要有全体新生、新生辅导员和相关职能部门三类用户，各类用户的需求各不相同，迎新系统的设计必须同时满足三类用户的需求。

新生的需求主要包括：了解学校的总体情况、入学注意事项、报到要求；获得个人的学籍信息、住宿信息、班级信息、同行信息；部分业务提前办理，如电子邮箱申请、绿色通道申请等。

新生辅导员的需求主要包括：新生的分班、分寝等；获得新生的基本信息、学业信息、家庭信息、联系方式、申请困难补助信息、报到和延期报到信息等；新生现场报到情况的查询和统计等。

学校相关职能部门的需求主要包括：新生的基本信息、住宿信息、接站信息、户口迁移信息、党团关系信息、照片邮箱信息等。

图1 掌上迎新

图2 迎新准备工作流程

建设内容

大连理工大学迎新系统的建设要满足学校三个校区各类用户的需求，为新生提供方便、高效、一站式入学报到环境，为新生辅导员和各相关部门提供及时、准确的新生个人信息和报到信息，提高学校各相关部门的工作效率。因此，我校迎新系统的建设由迎新网、迎新系统、“掌上迎新”三部分组成。

迎新网：学校介绍和迎新工作信息发布、新生信息采集和查询的网站平台。

迎新网是迎新系统的门户网站，介绍学校的各类信息和发布迎新相关信息，同时为新生提供信息采集功能。

迎新系统：新生数据准备、数据共享及迎新各项工作查询统计的管理信息系统。

迎新系统为新生辅导员和相关职能部门提供综合、准确、实时的新生信息，实现分班、分寝、统计、查询等功能，实时反映新生报到情况。

“掌上迎新”：迎新系统的移动端App。

“掌上迎新”包括ios、安卓两个版本，为新生提供基本信息、我的班级、我的寝室、迎新通知、报到地点、路线导航等信息的查询；为新生辅导员提供学生基本信息、报到信息、绿色通道信息、接站信息的查询等功能，如图1所示。

图3 迎新现场工作流程

业务流程设计

迎新前准备工作

迎新前准备工作包括新生数据准备（新生数据导入、班级数据导入、宿舍房源信息导入、新生数据采集）、院系分班、院系分寝等，准备工作的流程设计如图2所示。

迎新现场工作

迎新现场的工作包括新生身份证扫描识别、新生一卡通发放、未交费的学生现场交费、绿色通道及报到率实时统计等。学生报到采用身份证扫描，系统自动识别出学生相关的个人信息，对申请绿色通道的同学系统给予相关的提示信息，对没有提前申请住宿的同学可以现场申请，快速办理。现场工作的流程设计如图3所示。

迎新后期数据共享及统计分析工作

由于新生的数据会被多个业务系统所使用，需要与校级公共数据库交换，需要与研究生院、招生就业处、教务处、财务处、学生处、后勤处、网络与信息化中心、保卫处及各院系共享新生数据信息，所以迎新的后期数据共享和新生数据统计分析工作显得尤为重要。新生数据迎新后续工作的流程设计如图4所示。

功能设计

迎新网：主要包括信息服务和新生数据采集

信息服务包括走进大工、学在大工、入学攻略、学生组织、数字校园、绿色通道、盘锦校区信息等介绍栏目；相关业务部门发布的迎新工作通知公告等。

新生数据采集包括我的信息、基础数据、照片上传、绿色通道、户口迁移、党关系迁移、注册邮箱、“掌上迎新”安装、延期报到申请、我的班级、我的寝室、结伴同行、院系通知等功能。

图4 迎新数据共享工作流程

图5 实时报到率展示

为保证新生数据采集质量，系统在数据采集模块设计上做了逻辑判断限制，只有在新生完整填写所有必填信息，才可以查看寝室同学信息、班级同学信息。

由于招生信息中的新生照片规格、样式和分辨率不一，无法用在学校公共数据库和制作校园一卡通，因此新生需在系统中上传统一规格的标准照，学校提前制作校园卡后,在新生报到现场发放，避免了新生报到时采用临时卡过渡，报到后学校统一组织拍照、制作正式卡的问题。

此外，系统还设计了“结伴同行”的功能，新生只要选择希望结伴同行，就可以查询到与自己同一地点出发的新生的信息，联系结伴一起报到。

迎新系统：主要包括迎新前准备、迎新现场管理和迎新后续管理

主要涉及功能包括新生数据准备、分班管理、分寝管理、现场服务及后续管理、迎新工作进程管理、信息查询、学生名册打印、统计分析、系统管理等，其特色应用如下：

1.分班管理

图6 新生辅导员“掌上迎新”

分班管理涵盖班级名称管理、班级权限分配、自动分班、调班管理、班长分配等功能。系统的自动分班功能，新生辅导员可按照性别、户口及其他条件进行设定，系统按照要求优先级进行自动分班，同时，可针对个别学生进行手动调班，系统将按设定的条件判断并提示调整是否合理。

2.分寝管理

分寝管理涵盖房源管理、特殊分寝、自动分寝、手动分亲、调寝管理、寝室信息发布、报到后申请住校管理等功能。系统的自动分寝功能，辅导员可按照省份、户口等其他条件进行设定，系统按照要求优先级进行自动分寝，并可针对个别学生进行手动调寝。此外，系统提供了床位预先分配和预先锁定功能，保证指定学生住在指定床位。

3.信息查询

信息查询涵盖基本信息、分班情况、住宿情况、户口迁移、组织关系、绿色通道、照片邮箱、接站信息、未报到学生、未上传信息、延期报到等查询功能。系统可准确统计新生到站信息，便于有针对性地安排接站车辆；系统还提供名册打印功能，新生辅导员可自定义打印所需信息的新生名册，供迎新现场及后期使用。

4.统计分析

统计分析涵盖报到情况、身体情况、绿色通道、接站信息、生源信息、党员信息、照片邮箱统计等功能，主要为各业务部门掌握新生数据采集情况和相关信息，根据新生实际情况提前做好迎新准备工作，如图5所示。

5.数据共享

新生报到后，其个人基本信息、家庭信息、班级、住宿信息、照片邮箱、党团关系等信息将直接交换到校级公共数据库中，并与教务系统、研究生系统、住宿管理系统、党员信息系统、一卡通系统等进行数据同步，相关业务部门无需再次进行数据处理；对于新生入学阶段业务部门所需的如家庭经济困难学生、户口迁移、新生军训服装尺寸等信息，业务部门可以直接在系统中下载使用。

“掌上迎新”：基于移动设备的App应用

“掌上迎新”是基于移动校园“i大工”平台的掌上应用，为新生提供个人信息、辅导员、班级同学、寝室同学、迎新工作安排等信息查询以及迎新地点导航等相关功能，极大方便了新生的报到工作，如图6所示。

迎新系统是大连理工大学信息化建设的一个重要应用，于2014年的迎新工作中启用，为迎新工作带来了耳目一新的感觉，提高了各职能部门的工作效率，规范和简化了迎新报到流程，得到了各方的认可。

（作者单位为大连理工大学网络与信息化中心）