简析协同办公管理平台在企业日常工作中的应用与效果

张晓君

摘 要：办公自动化使传统的以手工为主的办公方式，向规范化、科学化、高效化的现代化办公方式转变，它对企业全面提升行政管理效能起着关键性的作用，同时也为企业树立了新的形象，建立了良好的企业文化。协同办公管理平台在日常工作中使用的效果是明显的。它打破了时间、空间的限制，实现了分布式、跨地域的办公管理模式。极大地提高了企业的信息化水平和管理水平。

关键词：办公自动化；协同办公；应用；效果

一、前言

随着时代的发展，办公自动化能够有效地提高工作效率。办公自动化简单说就是运用自动化软件，搭建数字化综合办公平台，使传统的以手工为主的办公方式，向科学化、规范化、高效化的现代化办公方式转变，它对企业提升行政管理效能起着关键性的作用。

笔者单位使用的协同办公管理平台已正式运行了三年时间。其主要功能有公文在线处理，包括文件发放及各类日常事务的处理、邮件、短信平台、网络传真、即时通讯工具GOCOM等。

通过三年时间的学习、实践和体会，协同办公管理平台充分体现了其高效、快捷的优势。平台在日常工作中使用的效果是明显的。它打破了时间、空间的限制，管理人员无论是在国内还是国外，白天或是晚上，都能够在协同办公平台完成日常的工作，大大提高了办公效率。

二、传统的办公模式

在协同工作管理平台使用前，几乎所有的文字处理工作都是用手工完成的，包括文件的发放、接收、报表上报、会议通知、出差审批等等。二级单位每周的一、三、五下午要有专人去公司总部收取公司各职能部室下发的各类文件，平时还要随时领取公司临时下发的紧急文件，有时“一纸”文书也需要跑上一趟。一份普通公文的流转时间基本都要在两天以上，碰上领导出差流转时间就更长了。多种因素导致公文流转周期较长，影响办公时效。

三、使用协同办公管理平台的效果

启用协同工作管理平台后，最直接的效果就是我们的工作方式发生了质的改变。很多人从最开始的不适应到现在的依赖和习惯。

1.不用专人每周多次前往公司总部取文件，节约了人力和管理费用。各管理部门可以随时发文，办公流程里只要有了新的待办事宜，系统会向用户发出通知邮件，同时GOCOM会在第一时间弹出一个提示框告知用户，收文单位可随时处理来文。

2.电子文档的使用减少了纸张的消耗量。按我单位近几年年底装订好的文件来估算，我们一家单位从公司取回的纸化文件每年有4000到5000张A4打印纸的用量，待到文件处理完毕后，复印给各相关办理单位的文件用纸量还要大于上述的文件用纸量。现在所有发文、报表现在全部都从办公平台上走流程报送，有效降低了办公费用。

3.显著提高公文的处理速度。对于公文的处理，传统的方法需要两天以上的时间流转完一份文件。现在只需轻点鼠标，在很短的时间内就可以处理好一天全部的公文。

拿一份递交公司的报告为例，传统的办公流程是起草报告、请科室长审核签字、再请主管厂长签发，最后盖章递交。有时碰上领导不在办公室，一份报告就要多跑几趟。如果还有抄送单位，有几个抄送单位就要跑几个地方送文件，费时费力。而在协同工作管理平台中办理，工作人员根据事先定义好的流程起草好报告，提交到下一环节即可。公文的流转速度完全不可同日而语。

4.信息传递高速有效。例如每到高温季节，单位都会给员工发奶票。以前发奶票都是打电话挨个通知各单位，如今使用GOCOM群发功能，工作一下子变得简单而且快捷。

5.有效杜绝责任推诿。一份文件的每一个处理环节，系统都会分秒不差地记录在案，如果出现文件传达疏漏，很快就可以查到问题所在，有效地避免了相互扯皮的现象。

6.协同办公管理平台不仅覆盖了公司在本地的各级单位，还覆盖了国内外的驻外单位，实现了分布式、跨地域的办公管理模式。极大地提高了公司的信息化水平和企业管理水平。

四、使用中的困难和不足

当然，平台在推广应用和功能上还面临着一些不可避免的困难和不足：

1.不少人难以接受新观念，特别是工作时间较长的人，习惯了白纸黑字、当面汇报的工作方式，对网上办公、网上审批等运作模式一不放心，二不习惯，影响了综合办公平台的推广、应用和办公效率。

2.用户的计算机操作水平参差不齐，加之不善学习新知识，导致难以用好、用活我们现在使用的协同办公管理平台，在很大程度上限制了平台的有效使用，制约了工作效率的提高。

3.公文归档与平台中的档案管理模块关联不畅，使用不够便捷，一些细节处还缺乏人性化的功能设计。

4.虽然有GOCOM和邮件提醒待办事宜，但工作人员不可能八小时一分不差地坐在电脑跟前，新事宜不一定会在最短的时间内得到办理，同样影响办公效率，如果有手机短信的即时通知，办公效率还有潜力可挖。

5.部分人员对办公自动化的本质作用认识不够，简单地把办公自动化理解为办公过程中使用先进的技术和设备，进而提高工作效率，实际上，办公自动化建设的本质是提高决策效能。是在提高工作效率的基础上，增强协同办公的能力，强化决策的一致性，最终实现提高决策效能的目的。

6.有限的技术条件和硬件配置制约了办公自动化的广泛推广。我们的大多数用户无法把协同办公管理平台和手机、因特网有机地结合起来使用。基层单位的硬件配置有些尚不能满足办公平台的运行要求。这些都制约了协同办公平台的高效使用。

五、结束语

综合办公平台发展到今天，已经进入到以知识管理为核心的办公自动化时代，目的是把企业长期保存下来的信息资源，连同专家、知识员工积累的实践经验和创新思想进行有效地整理、挖掘、共享和利用，让企业了解自己所独自拥有的知识，以及如何利用这些知识来进一步发展、壮大。我们必须不断引进先进的管理理念和技术，因地制宜地全面提升企业行政管理效能，使企业在市场竞争的大潮中立于不败之地。