浅谈企业产品档案电子化管理问题及发展方向

文/中航工业空空导弹研究院三所　陈爽

浅谈企业产品档案电子化管理问题及发展方向

文/中航工业空空导弹研究院三所陈爽

【摘要】随着企业档案信息化建设的不断深入，电子档案管理的思路和模式也在不断更新、优化和完善，本文就本单位某项目产品档案电子化管理的现状进行了梳理，并对其管理过程中出现的问题进行探讨和反思，认为企业档案管理最终归宿是以信息资源开发利用为导向的数中心的有效管理。

【关键词】电子化管理；PDM系统；档案管理系统

一、引言

企业信息化建设使得档案管理模式发生巨大转变，传统的纸质档案已逐渐被电子档案所代替，但随着企业档案信息化建设的不断深入，电子档案管理也出现了许多新问题，其中基于PDM系统和档案管理系统的产品档案电子化管理问题最为显著，无论从电子文件归档、业务系统功能设置、管理职能及利用方面都存在困境。这种局势下，要求档案部门及档案管理人员不断转换思路，及时更新、优化和完善电子档案管理思路和模式，才能更好地开展信息化环境下的档案管理工作，更好地为企业科研生产提供有效服务，对企业在激烈的竞争中长久、有活力的发展具有重要的现实意义。

二、某项目产品档案电子化管理现状

目前，本单位某项目产品档案电子化管理主要是现行文件的电子化管理和纸质档案的电子化管理。

（一）现行文件的电子化管理。现行文件的电子化管理主要是基于PDM及档案管理系统的产品技术状态的管理。从PDM系统中将现行有效的产品数据接收到档案管理系统中进行数据的整理、归档。资料如需下发供生产现场使用，在档案系统中挑选需要发放的归档电子数据，此数据以条目带全文的形式在系统中展示，并设定出电子数据的下发路线，资料接收单位进入档案系统进行电子数据的接收。目前由于本单位生产现场还需参照纸质资料进行工艺编写和生产加工，在接收电子数据的同时还需打印出相应的纸质资料发放给资料接收单位方便其使用。此外，如资料有更改，档案人员依据档案系统中发放历史记录进行更改单更改资料的追踪下发，及时将新的图纸、文件更换到位，旧的图纸、文件及时收回，确保生产现场使用的图纸、文件现行有效，从而实现产品技术状态的受控。

（二）纸质档案的电子化管理。需要归档的纸质文件，经档案部门审核接收后，立即扫描成TIFF格式作为原件进行保存备份，并同时转换成PDF格式作为利用稿供网上全文浏览。纸质文件扫描后，进行整理、分类、装订，入库，作为档案原件进行保存。发放同样采用档案系统进行电子数据发放，但同时也需提供纸质复印件发放到生产现场，也可提供以光盘为载体的电子文件到现场进行工艺编写及生产加工。

三、产品档案电子化管理取得的成效

自本单位某型号项目档案管理基于PDM系统进行图纸发放和更改控制以来，现已下发图纸约6万多份，更改单更改资料追踪下发7万多份，大大提高了生产效率，推进了工作进度，确保了技术状态的有效性、准确性和完整性，使产品质量得到有力保障。主要体现在以下几方面：

（一）归档流程简化。实时归档插旗，设计人员完成设计任务后，经相关部门审核批准后，即刻向档案部门移交，只要工作时间允许，档案人员可随时将图纸、文件归入产品管理数据系统中，即由原先大量纸张的搬动、清点、装订、入库保存到只需在系统中轻点鼠标即可完成归档，并规定设计部门的所有图纸最后必须有档案部门控制输出，实现集中出图。

（二）集中快速出图。设计在PDM系统中绘制生成图纸后，档案人员按照职能部门的出图指令，快速选图并提交打印申请，出图人员在PDM系统中看到档案人员要求打印的图纸数据项后立即出图。

（三）图纸下发的高效性。打印出的图纸经盖章并通知设计确认后立即进行下发，从接到指令到图纸下发到现场的周期最多不超过3天。就更改下发而言，接到更改单后，档案人员根据档案管理系统的追发记录进行追发，更改单更改资料追踪下发周期通常也不超过4天，大大提高了图纸到达现场的工作效率。

（四）图纸下发的准确性、有效性。由于PDM系统中实施的是版本管理，系统中同一数据有不同版本，档案管理系统实行的是版本、版次的追踪下发。因此，结合档案管理系统，档案人员根据追发卡记录，每一批次都可以进行准确的追发，保证现场使用最正确的版本。

（五）纸质文档与电子文档的一致性。现价段某重点型号产品图纸、技术文件、更改单统一都从PDM系统输出，盖“PDM”章进行受控，没有此受控标识的图纸不能下发，确保了设计人员的电子文档与纸质的一致性。

四、产品档案电子化管理存在的问题

但随着企业档案信息化建设的不断深入，电子档案管理也出现了许多新问题，其中基于PDM系统和档案管理系统的产品档案电子化管理问题最为显著，无论从电子文件归档、业务系统功能设置、管理职能及利用方面都存在困境。

（一）业务系统流程设计不合理，电子文件归档效率低。PDM系统电子文件归档流程设计不合理，导致档案部门参与到PDM系统中进行电子文件的归档审批存在诸多问题，本单位PDM系统流程审批将档案部门设置在电子数据审批的最后一环，但又设定专家、用户批准后档案人员审批前数据一律不需修改，如档案人员发现问题，直接将归档数据退回到审批流程起点，重新进行审签流程，以往纸质文件归档审查，不符合档案归档要求只是将资料退回将不符合归档要求处修改，大多都是资料页数，模板、格式、文件号、图号、更改标记等问题，归档者不需要重新进行多级签署，不影响归档效率，但电子审签虽从流程上提高了审签的效率，省去了设计人员因跑腿签字浪费的时间，但就是由于档案在最后一个审批环节，不符合档案归档要求却不存在技术指标问题的文件被退回审批原点，让设计人员多次重新审批，不仅降低了归档效率，同时也使设计人员整天忙于走流程而无法专业于本职业务。

（二）系统接口不完善，归档电子数据不准确。由于信息技术部门在提前规划电子文件的元数据项及其捕获节点和电子文件归档过程、归档存储格式，信息系统所形成电子文件的归档范围、归档方式、归档周期等事项方面没有充分考虑档案部门的需求，导致两系统间接口不完善，归档的电子数据经常出现推送不进档案系统，部分数据不能实时进行推送，部分数据推送进档案系统所对应的属性和实际数据不符，或是推送来的电子数据本身内容缺项等现象，造成的后果就是归档的电子数据不全，数据属性不准确，内容不完整，严重地影响了数据的完整性、准确性、有效性以及作为档案的真实性和可用性。

（三）系统关系不明确，侧重点不清。产品数据管理（product data management）简称PDM，用来管理所有产品相关信息（包括零件信息、构型、文档、CAD设计文件、结构、权限信息等）和所有与产品相关过程（包括过程定义和管理）的技术。产品数据管理系统是用于产品数据管理的软件系统称为产品数据管理系统，又称为PDM系统。而档案管理系统主要功能表现为产品信息的记录、整合、分类、整理以及信息的检索和资源开发利用，是对包括来自PDM系统中产品数据的信息以及所有具有保存价值信息的管理系统。

因此，从功能和业务上看，PDM系统和档案管理系统都是对产品数据进行管理的系统，两者有相似之处，导致在档案信息化建设的前期规划，需求调研及建设过程中始终没有明确两者间的关系及各自的职责和业务，目前档案部门在进行电子文件管理时需要在两个系统间进行，业务穿插于两个系统，即数据归档流程审批在PDM系统中，档案人员参与到PDM系统中对产品电子数据的归档进行审批，整理、发放、利用在档案管理系统，打印输出又在PDM系统中。这样产生的管理问题，档案人员在PDM系统中审核批准后的电子文件到底属于档案还是现行文件，如是档案，运用PDM系统完全可以单独胜任电子文件归档、发放、利用等工作，而无需再转到档案部门的档案系统中进行，毕竟在一个系统中进行数据的管理更加能保证数据的唯一性和有效性。如是现行文件，认为推送到档案系统经过整理、属性维护后的电子文件才是档案，那档案人员是否可以不参与到PDM系统中的进行审批管理，认为只要是实时推送到档案系统的就是有效可利用的电子数据，经过属性维护、整理分类后才定义为档案，所有利用者都应以档案系统的数据为最终有效数据，而PDM系统仅仅被用于企业产品研发设计、审批、版本控制。总之，正是在信息建设初期没有理清二者关系，导致目前各系统业务流程设置不合理，优势功能弱化，发挥不了系统专长，档案人员的工作职责不明确，管理中困难、阻力重重，电子文件管理制度的编写也存在困境。

五、产品档案电子化管理建议及发展方向

（一）产品档案电子化管理建议。一是在业务系统建设过程中，应让档案部门参与信息系统的需求分析、设计、实施等工作，研究确定业务系统所形成电子文件的归档范围、归档方式、归档周期等，确保电子文件可归档。二是开发电子文件归档接口时要充分调研并考虑档案部门的建议和需求，提前规划好电子文件的元数据项及其捕获节点和电子文件归档过程、归档存储格式等事项。加大对电子文件归档工作的检查与考核力度，不管是档案行政管理部门开展的档案执法检查，还是企业总部对下属单位的档案业务检查与考核，均应把电子文件归档作为重点内容。三是在信息化建设规划过程中，应充分调研，借鉴和学习其他同行业对于电子文件管理的经验，定位好各业务系统的业务功能，尽量合并简化业务系统和流程，减少业务系统间的集成，并要考虑系统的可升级、可优化性，使档案管理业务能在独立的业务系统中完成整个电子档案的管理工作。

（二）产品档案电子化管理发展方向。事实上，PDM系统侧重于产品结构的数据管理，电子文件的流程审批，更加关注现行文件的更改及版本标识，档案系统侧重电子档案的静态化管理，因此，档案人员不应参与在其他业务系统中进行现行文件的管控，而应专注于收集企业内各业务系统中批准后固化有效的电子文件到档案管理系统进行产品档案的管理、利用及信息资源开发。档案部门将各系统收集来的产品数据进行属性维护并整理分类，根据业务需要将有效电子档案快速传递给利用者，同时将各类相关信息资源进行提炼、挖掘、整合并使之具有关联性，使得档案系统的搜索功能更加优化强大，以吸引更多用户主动进行产品相关信息的搜索和利用。此外，档案部门可组织专业人员根据企业需要进行电子档案编研，建立多种专题数据库，将系统中所有资源被充分利用，而不仅仅是资料的保存。只有这样，才能更好地发挥档案部门作用，各业务系统功能才能发挥其优势，档案管理职责更加明确，更加有利用电子数据的有效利用，也更能发挥档案系统作为信息资源中心的功能优势。