电子政务环境下的档案管理策略探析

文/泸西县电子政务管理中心 唐贵红

电子政务环境下的档案管理策略探析

文/泸西县电子政务管理中心 唐贵红

本文通过阐述电子政务环境下档案管理的意义，对其存在的问题进行了分析，并提出了几点有效的管理策略，望与业内人士进行交流。

电子政务；档案管理；策略

电子政务就是政府办公自动化在功能和范围等方面的延伸，是面向社会的政府自动化办公。在电子政务环境下，公文的起草、审核、签署和办理都在电子政务的操作平台中开展，这种归档以及管理方式并不是简单的纸质文件归档和管理能够实现的，它是于电子政务系统中嵌入电子档案的管理功能，使其全过程管理和文档一体化管理等方式得以实现。档案管理在我国是一项非常重要的工作内容，随着电子方案的普及，对其工作的要求也越来越高。我们应当针对档案管理中存在的问题进行分析，制定出具有针对性的改善措施，以使其作用得到最大的发挥。

一、电子政务环境下档案管理的意义

电子政务是政府机构部门运用现代化的信息、通信技术通过网络来实现服务与管理，并通过网络技术使政府机构的工作流程再造和组织机构的重组得以实现，超越时间、空间和各个部门之间的人为限制，使服务和管理都更规范、更优质、更全方位。档案管理的最终目的是使档案管理工作的质量和效益获得提高，因此需要采用先进的管理模式和信息管理技术，以便档案信息资源能为社会提供更好的服务。科学的管理模式对电子政务的发展具有积极意义，而电子政务下的档案管理可使档案信息获得长期储存，有利于查询和利用，可有效提高档案管理工作的效率。

二、电子政务环境下档案管理所存在的问题

（一）档案的原始性、真实性不够完整。原始性和真实性是电子文件档案的固有属性。纸质档案在实际工作中非常容易就可对其原始性和真实性进行确认，而电子文件档案在其形成和处理过程中，信息的可变性是非常大的，如果在处理过程中删除或者修改了原始文件，是不易被识破的。同时，在电子档案的处理过程中还具有与信息载体相互分离的属性，因此，电子档案很容易在形成的过程中被人修改，对档案的原始性、真实性和可靠性都造成了影响。

（二）档案难以长久储存。硬件、软件以及环境等因素都会在电子档案的生成、传输、应用等阶段产生影响。在储存过程中，电子档案对载体的性能以及环境的要求非常严格，加上其使用寿命并不长，储存载体无法对自然灾害或者病毒的侵蚀进行有效抵御，操作失误或者电压不稳都会严重损坏或者丢失信息内容。因此，档案信息难以进行长时间的储存。

（三）档案的安全性、稳定性不高。随着信息全球化的发展，世界各个角落的人们都能享受到网络技术所带来的便捷，由于因特网的开放性较强，覆盖于世界的各个地区，因此每个人都可自由进入因特网实现资源共享。在电子政务环境下，重要文件的传输大部分是通过因特网来实施的，在传输过程中，电子文件极易遭遇黑客攻击，导致文件内容被伪造或者泄露出来。电子档案在保存、管理和接收过程中极易受到病毒的影响，目前熟悉计算机技术的黑客较多，就算电脑中安装了防火墙，简易防火墙系统也易被其攻破。所以，电子档案在管理方面还存在较大的安全隐患，安全性和稳定性均不高。

三、电子政务环境下的档案管理策略分析

（一）建立健全的档案资源数据库。健全的档案资源数据可为政府提供更可靠、更全面的信息，有利于其查询与利用。确保档案信息的全面性、真实性和完整性是建立健全档案资源数据库的前提与基础，因为这样才能使档案资源数据系统与电子政务的需求相符。健全的档案资源数据库不仅能深度挖掘信息数据，还能提供更好的服务为政府决策。

（二）实施“前端控制”。档案管理在电子政务环境下的特点是整体性、连续性和现实性，要想使其作用得到良好发挥，就不能长时间地停留于“后端控制”的服务阶段，必须将这种传统落后的策略进行转换，实施“前端控制”策略。档案管理部门主动地提前接入对信息资源的整理、收集和利用工作中的方法就是“前端控制”，这种方法可实现自身管理工作和电子政务系统的同步发展。“前端控制”不仅是电子政务环境下的档案系统管理原理、档案即时归档和长期利用的要求，也是保障档案信息安全性的需要。

（三）加强信息安全与标准规范。档案信息的多样性和复杂性使其管理在电子政务环境下产生了很多问题，档案信息的安全和标准规范问题可保障档案管理顺利进行。由于电子政务系统的安全管理体制尚未完善，导致档案信息要面临的问题较多，为了加强在电子政务环境下的档案管理工作，必须对电子政务中内部网络的建设进行加强，这也是管理部门对档案进行有效管理的重要手段。网络安全的保证对电子政务下的档案管理工作具有非常重要的作用。另外，从根本上说，政府部门对

档案信息的安全管理也体现出国家对档案信息的建设。所以，政府中的档案管理部门应严格按照国家所制定的信息安全规范以及框架实施对档案信息的安全建设工作，从更深层次上解决信息安全中存在的问题。

（四）建立信用档案模式。在电子政务环境下对信用档案模式的建立可将某对象的信用情况进行及时记录、反映以及证明。在电子政务环境下的信用档案建设可为政府机构的联合监管提供更好的服务，不管是对政府档案信息所实施的公开决策，还是对档案资源数据库的建设以使其服务能力扩展于社会中，都是以信用档案为基础的。档案信息管理中的信用档案建设使科学、合理地管理信息资源的目的得以实现。因此，在电子政务环境下，信用档案的建立对我国电子政务的快速发展具有促进作用。

（五）政务档案信息实施公开服务。对国家机关的相关信息进行公开就是政务档案信息公开服务，公开国家所运行的行政权利，因为在电子政务环境下的档案信息是政务信息的主要组成部分，对其进行公开是非常有必要的。另外，政务机关应根据自身特点并结合社会群众的利益来公开、公示政务档案信息是实施政务公开的前提，这样可有效改善政务档案信息的质量。

四、结语

随着信息技术的发展，电子档案的数量也会越来越多，在实际的档案管理工作中也会遇到越来越多的问题，不利于档案管理工作的实施。在电子政务环境下的档案管理会涉及到各个社会发展领域，档案管理部门应充分利用电子政务的优势，为了保障管理工作的质量和水平，尽可能地使档案管理的效率和利用服务效果得到提高。

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