企业文书档案管理中存在的问题及应对策略分析

文/广东电网有限责任公司东莞供电局 邓茵

企业文书档案管理中存在的问题及应对策略分析

文/广东电网有限责任公司东莞供电局 邓茵

本文首先对企业文书档案管理中存在的问题进行了讨论，接着分析了问题产生的原因并提出了一些应对策略，最后总结了企业文书档案管理问题解决之后，文书档案管理工作所取得的进展。希望本文能够为企业文书档案管理工作的发展提供帮助和建议。

企业文书档案；管理问题；对策

档案是对过去发生的事情所做的记录和总结，档案由大量的与事件相关的信息和资料组成，能够为人们进行后续的工作提供借鉴和帮助。对于企业来说，文书档案管理工作的意义在于记录企业发展过程中的大小事务，使企业发展历史能够体现在一系列文件和档案当中，因此，探讨企业文书档案管理中的问题，寻求如何完善文书档案管理工作，对企业发展具有十分重要的意义。

一、企业文书档案管理中存在的问题

（一）文书档案文件收集问题。企业文书档案管理的文件及资料包括企业经营过程中各个部门的日常业务报表、企业制度改革文件、企业员工入职、员工职业发展过程档案（员工先进评定文书）等，因此，档案管理部门要收集的文件类型很多，文书档案资源来源分散且广泛，加之不同业务部门对档案材料的收集要求不同，导致了文书档案收集的标准不统一，材料不完整、不全面，给日后企业查考编研工作的顺利开展带来了阻碍。同时，由于不同业务部门对本部门所产生的文书档案重视程度不同，档案管理工作人员对同一时期产生的企业文书档案无法统一收取，使得档案收集工作整体推动较为困难，工作进度缓慢，影响了档案的及时归档。

（二）文书档案管理方式落后。企业文书档案管理工作中存在的另一个问题就是文书档案管理方式比较落后。很多企业目前还采用纸质文书为主要的档案形成方式，档案也由大量的纸张堆积而成，一旦这些文书档案入库，再次搬运和寻找就比较困难；另外，有些企业尽管已经在进行信息化档案管理建设，但也仅限于将纸质档案转化成电子文档形式，并没有形成全面的档案信息化管理，档案调用和分析工作进展缓慢。企业文书档案管理方式落后直接影响了档案管理工作的效率，也会影响档案管理工作人员的工作热情，使档案管理工作人员的职业能力迟迟得不到发展，进而影响文书档案管理的整体发展。

（三）文书档案利用率低。提供档案保管及调用服务，使企业员工重视个人档案的管理及利用，也是企业文书档案管理日常工作的一部分，这反映出企业档案管理工作对员工个人职业发展的服务性；同时，文书档案还能够为企业经营和管理提供第一手资料，例如，通过对企业财务档案的分析，能够总结出企业盈利的基本情况，为企业规避经营风险提供建议。但是，很少有企业管理者和员工会因为企业发展需要或个人发展需要来调用档案。经常出现的一种情况是，企业管理者对文书档案进行调取是因为政府工作检查或行业研讨会议的需要；而员工调取档案是因为离职。在企业中，很多员工对档案服务几乎一无所知，使档案管理的服务性减弱，文书档案的利用率也比较低。

二、应对文书档案管理问题的策略

（一）制定文书档案管理条例。企业文书档案管理中存在文件收集问题，其主要原因在于，企业对各部门各类档案的呈交并没有形成统一的规范，有些企业对档案文件提交进行了规范，但是这类规范的执行力度很弱，文书档案的收集效率始终难以提升。为了解决这一问题，建议企业自定文书档案管理条例，规范档案文件形式和文书资料格式。首先，企业档案管理部门应该按照以往档案工作总结下来的经验，确定企业各部门所要提交的档案的基本类型，以及这些文件的基本内容，制定固定的表格形式，下发给各个部门。针对特殊的档案，如企业项目开发档案等，则要求员工个人或各部门尽量提交完备的资料，以便进行档案文件资料收集。其次，企业档案管理部门应该确定企业各部门呈交日常经营档案的时间，将提交相应的文书资料写入部门管理细则当中，选定各部门的档案资料负责人，将提交文书资料纳入该负责人的绩效考评环节，对迟交、误交文书档案的行为予以相应的惩处，以此强制各部门按时呈交档案，提高企业其他部门对档案管理工作的重视程度。

（二）继续进行档案信息化管理建设。企业文书档案管理方法落后的主要原因在于企业档案管理工作的信息化建设不足。信息化的档案管理方式能够以较快的速度和较小的空间实现对企业各类档案的统一的、有结构的管理，能够使文书档案管理工作效率大幅度提升。要实现全面的信息化档案管理，首先需要增加对档案管理的资金投入，购置档案管理信息化所需要对应的软、硬件设施，如最基本的办公室常用设备，打印机、扫描仪、电脑等，档案管理部门必须及时了解工作需要哪些设备并按照实际要求向企业相关主管部门提出申请。其次，应该制定档案管理信息化的战略，包括档案工作软件的应用、公司档案库与政府档案库的联网、集团公司各子公司之间的档案联网等，并真正实施这些信息化管理战略，设立专门的监督部门对信息化过程进行全程掌控，以便信息化档案管理工作能够真正实施起来。最后，企业还应该重视对档案管理工作人员进行与信息化管理相关的职业技能培训，使员工能够应用信息化设备进行纸质文书档案的格式转化，将文书档案进行数据库归档，对文书档案中的重要资料进行数据分析，以便为企业发展提供相应帮助。

（三）进行档案工作宣传。企业文书档案的利用率低，其主要原因在于企业管理者和普通员工都不重视档案管理工作，也不能认识到档案管理对企业发展和员工个人发展的重要性。能够解决这一问题的根本方法是进行文书档案管理工作的宣传，通过宣传，使企业上下认识到档案对组织和个人发展的协助作用，使企业管理者和员工形成主动应用档案的意识。企业档案管理部门可以与企业文化发展相关的部门联合，在企业文化建设的过程中，以企业发展历史为主题进行企业文化宣传，在这样的宣传活动里，档案部门能够为企业文化建设活动提供强大的支持，也能够使企业领导重视文书档案管理工作；此外，档案管理部门还可以与人力资源管理部门联合，以每年优秀员工的选拔为契机，编制“员工个人发展鉴定书”，通过优秀员工个人工作经历和职业建树的总结，展现出档案管理对员工个人发展的强大表现力，以此促进普通员工重视个人档案的应用。

三、文书档案管理问题改善的实际作用

通过各种能够改善文书档案管理问题的策略，企业文书档案管理的工作效率会明显提升，表现在档案资料收集更全面、更迅速、归档更完善等方面；另外，企业档案服务水平也会明显提高，企业领导能够根据文书档案资料进行企业经营问题总结并提出解决对策，员工个人也对自己的职业发展状况了解得更加清楚。

四、结语

综上所述，企业文书档案管理工作虽然还存在一些问题，但是，只要档案管理部门主动寻求问题解决的方式，改变档案管理工作模式、积极进行档案服务宣传，文书档案管理问题就能够妥善解决，档案管理部门也能够在企业发展过程中发挥应有的作用。

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