新形势下人力资源和社会保障局档案管理工作探讨

□ 刘晓卓

档案包括国家机构、社会组织和个人的各种活动的总和，不论是政治、经济还是文化、教育活动，只要其有保存价值，都可以以文字、图表或声像的形式记录下来。档案管理是对这些资料的整理和保管工作，主要用于服务国家政策需要，合理利用档案为各项事业提供便利。

一、新形势下人力资源和社会保障局的档案管理问题

1.忽视劳动保障档案管理

我国人口多数量大，相对来说，劳动人口数量巨大、结构复杂，劳动保障档案数量多且工作程序烦琐。现实的档案管理工作中，缺乏必要的硬件支持，有些档案管理处室没有及时将档案进行归档或者保存时出现失误，最后导致档案丢失。

2.缺乏完善的管理机制

社会保障档案管理涉及多个领域，多数档案管理模式是将社会保障档案分为不同的类型，由不同的部门保存和管理，这种传统的档案管理模式沿用了许多年。该模式有一定的合理性，但是由于社会保障档案的多方分配管理，为了实现档案信息的共通性，要求各个部门高效沟通、互相配合，但现实情况却是每个部门相互独立、缺乏沟通，所以社会保障档案管理困难。同时，这种模式将一个人的不同档案分开管理，增加了工作人员的工作量，也为单位的社会保障管理带来了不便，不适应新形势下社会发展的需要。

3.缺乏先进的管理模式

我国几十年来一直沿用传统的档案管理模式，将档案按照卷数整理，具有一定的科学性，但是也存在许多问题，随着档案数量逐渐增多，巨大的工作量导致档案管理工作极易出错。同时，档案由多人经手且保存卷内容不够明确，为后期使用带来不便，也增加了工作交接量。目前，全国范围内的人力资源和社会保障局的档案管理工作普遍缺乏先进的管理模式，档案管理效率普遍较低。

二、人力资源和社会保障局档案管理工作的重要性

从宏观方面而言，档案管理工作是国家治理的重要基础工作，为各项事业的发展提供了人力保障。档案管理也关系到民生发展、关系到党和国家的各项事业、关系到社会的和谐与稳定。从微观层面来讲，档案管理工作可以帮助企业员工实现晋升，帮助学生展现自我，也可以帮助农民找到合适的岗位，并帮助劳动人口获得薪酬和各种社会保障。近年来，随着经济社会的迅猛发展，国家人事制度改革不断推进，档案管理工作发展迅速，档案管理人员以现代科技手段为技术支撑，以各种标准对档案进行分类，使档案工作成为一个成体系的档案管理系统。新时期的档案管理工作具有新的时代特征，现代化设备的使用和档案种类的增多对档案管理人员的专业素质提出了更高的要求。档案管理新形势要求创新档案管理模式，加强档案管理人员的业务知识和综合能力培训。

三、人力资源和社会保障局做好档案管理工作的对策

1.转变观念，重视档案管理工作

人力资源和社会保障局要做好档案管理工作，需要转变观念，从思想上重视这项工作。首先要做好档案管理的宣传工作，积极争取政府相关部门的支持，加大人力、物力和资金的投入力度。其次要建设综合档案室，不仅便于档案信息的收集和后期完善，也有利于确保档案的完整度达到标准，同时为组织工作提供便利，有利于形成档案管理系统并促进档案管理工作的规范化，使人力资源和社会保障局的档案管理工作成为一项制度性工作。

2.落实好机构建设工作

人力资源和社会保障局的档案管理是一项复杂烦琐的工作，需要大量的专门人员。档案部门应该严格按照需要配备足够的专业档案管理人员，专门负责人力资源和社会保障局的档案管理工作，并且要实现分工明确、分岗分责，避免因人手不足导致工作不顺畅甚至发生失误的现象出现。除此之外，人力资源和社会保障局的档案管理工作要严格按照档案管理工作的具体需要设置档案室，并且要配备各种必需的设备和管理用具，科学合理地分配档案管理的物资资源，充分利用好电子档案信息系统，坚决杜绝人力物力资源的浪费。

3.提高档案管理人员的专业素质

新形势下，计划经济时代沿用下来的传统的档案管理模式过于陈旧，无法适应社会发展的需要。档案管理人员普遍年龄较大，知识体系陈旧，不具备先进的管理理念和管理方式。随着档案管理先进设备的引进和业务的增多，档案管理人员的素质显然已经跟不上时代发展的需求。所以，各地人力资源和社会保障局必须组织档案管理人员学习新的档案法律法规，同时提高管理人员的责任意识和法律意识，更新管理理念，学习先进的管理技术和管理方法，提高其专业知识，促进档案管理工作的发展。在这个过程中，要重视理论与实践相结合，在实践新的管理方法的过程中不断提高工作效率。为了提高档案管理队伍的的整体水平，优化其专业素质结构，还应该招聘一些具有现代管理理念、掌握现代信息技术的青年人才。

4.建立健全运行机制

人力资源和社会保障局档案管理体系的建立涉及多个领域，医疗、养老、生育和失业等保险种类繁多，数量巨大。要做好这些档案的管理工作需要建立完善的管理机制、规范的管理制度、合规的教育机制、科学的约束机制和积极的激励机制。同时，对档案管理工作人员要开展定期培训，保证所有上岗人员都经过专业的学习与培训，以此保障工作的高效开展。

5.强化信息化管理

人力资源和社会保障局的档案管理工作应实施信息化管理，尽量使用电子档案，有利于提高管理效率，也解决了传统档案易磨损、不能长久保存等问题。不仅经济上节能高效，促进了档案管理的现代化、科技化和智能化，也使档案整理工作更加简洁，为档案管理人员减轻了负担，为档案管理的现代化奠定了基础，在人力资源和社会保障局档案管理工作创新方面，具有时代意义。

为提高人力资源和社会保障局档案管理的现代化水平，首先应保证档案管理的标准化，这就需要在档案管理工作中积极引入先进的信息技术，各部门各岗位严密分工，积极合作。新形势下，档案管理必须适应信息时代的需求，实现档案信息共享。网络交流成为实现档案信息化的基础，要制定统一的标准来规范网络沟通和信息共享工作，不论是档案信息的交换、传递还是基于特定需要的信息共享，都要制定档案管理标准，实现档案管理的标准化，最终形成信息化档案管理体系。不仅保证了档案现代化管理的高效性，也有助于保护档案不会丢失或者被非法获取利用。

总之，新形势下，我国人力资源和社会保障局的档案管理工作具有非常重要的地位和作用，但现实层面仍存在很多问题，如忽视劳动保障档案管理、缺乏完善的管理机制、缺乏先进的管理模式，等等。做好新时期的档案管理工作，需要转变观念、落实机构建设、提高档案管理人员的专业素质、建立健全运行机制、强化信息化管理，保证新形势下档案管理工作的高效性和系统性。

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